秘书手册第四部分文字支持.doc

PAGE PAGE 5 秘书手册 第四部分 文字支持  目 录 前言 ………………………………………………………………… 3 秘书必备的素质…………………………………………… 4 秘书的重要职业技能……………………………………… 5 第一部分 日常事务处理………………………………… 5 电话、传真、邮件、文件管理、名片 第二部分 日程安排……………………………………… 7 总体日程安排………………………………… 7 出差日程安排………………………………… 8 会议安排……………………………………… 13 媒体采访……………………………………… 18 大型活动……………………………………… 21 突发来访接待………………………………… 24 第三部分 沟通与协调…………………………………… 25 内部沟通……………………………………… 25 外部沟通……………………………………… 25 秘书应具备的礼仪…………………………… 26 秘书礼仪素质的培养………………………… 27 第四部分 文字支持……………………………………… 27 第五部分 会议支持……………………………………… 30 第四部分 文字支持 秘书不仅要领会领导的指示， 而且要能贯彻领导的指示。 秘书文字支持应达到的要求： 针对性强——文档处理要直接、明确地去解决某个具体问题，提出意见和办法。在拟制中，要针对一件事写一件事，不能把规定以外的东西写进去。比如写一个准备开展一项活动的通知，就要围绕为什么要开展这一活动和怎样开展等来写；从收文范围来看，需明确收文对象，对需要了解而不需要直接处理事情的人可采用抄送形式；对于保密文件，一定要有明显的保密标识符。 具体真实——具体是指收文人看了文档后知道该怎样去做，真实是指事求是。 条理性强——文字工作具有明确的指导作用，可操作性强，因此对拟制文稿的条理性要求尤为突出。 时限性强——文字工作是解决随时发生的问题或将要出现的问题。要写得及时，否则会延误时机，严重时会造成公司的损失。 有固定的格式——格式为内容服务，要有相对的稳定性。对于文件的格式，可参考《联想电脑公司文件管理规定》中的格式。 秘书文字支持的种类： 传真和邮件（详细处理流程见前） 业务类文档（正式文件、报告、总结、PPT制作等） 一般信件、感谢信、邀请函等 程序：准备——撰拟——审核修改、发布 准备 明确行文要求。秘书应事先了解行文目的、收文对象、主要内容，在与总经理相互沟通中，准确领会领导意图，并据此进行写作。 确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和主张。 选择正确的文种。如向上级请示批示或批准宜用“请示”而不用“报告”，因为“报告”不要求批复而只适用于向领导反馈信息、提供参考。 调查研究收集材料。在接受总经理授意后，秘书应进行深入的调查研究，收集标志着材料。 撰拟文稿 ?合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便收文人阅读与正确理解。 ?写好开头与结尾。开头用以唤起收文者注意，引导阅读，通常采用下述形式： 简明交代拟文根据与目的 概述有关情况，使收文人了解发文背景 以简要文字提示全文主题，引起收文人注意 阐明基本观点，使收文人在开头处即获得明确认识 直接点明结论，以启发收文人思考，增强文件的鲜明性 表明批准或转发执行的态度，多用于发布规章制度的通知 表示祝贺、敬意、谢意等，多用于函与讲话稿 ?结尾通常采用下述形式： 使用文件词语，强调行文目的，如“特此报告” 概括与深化主题，帮助收文人进一步理解全文 陈述具体要求，如“上述要求，请予批准” 发出号召，提出希望与要求 说明文件生效、施行时间 书写文稿，文档中的人名、地名、时间、引文必须准确、具体。 日期应当写具体的年、月、日。结构层次序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。 用词用字应准确、规范，应正确标明标点符号。 文内使用简称时，一般应当先用全称，再注明简称。 审核修改、发布 文档拟好后，应认真、严肃地反复进行审核与修正。审核修改的步骤是，首先由秘书自己反复推敲修改，对于重要的文档还要组