立即掌握经营损益的方法.doc

立即掌握經營損益的方法 作者:陳宗賢總經理 這些年來，每當在上課或演講時告訴許多企業主管及經營者 ，我能立即的、隨時的在每天上午就知道我的企業之經營損益時 ，得到不少很訝異或不可思議的反應。其實這並不是件困難的事 ，只不過一般人比較不在意或不想辦法而已。 吾人認為經營者就經營的角度來難，若能立即掌握到損益結 果將有助於對策思考以及重點運用，因此就於16年前主持一家買 賣業時就設計了經營日報表讓我的會計人員來填寫，從此以後我 就於我所主持的企業設計此種表單來使用，這不但讓我立即得到 損益資訊，也同時獲得資金運用的訊息，也因此方便了不少的經 營決策。 其實這種「立即掌握損益」的方法並不難，因為每個企業都 會於每月結帳後編製損益表，而我的方法只是將之變成每天編製 並且加總合計而已。不過會因為業態的差異會有幾項重點須注意： 1. 銷貨成本部份 若是服務業、買賣業比較容易，因為可立即知道成本是多少，因 為這只是單純的進貨成本計算而已。生產業我是採用標準成本法 來計算，因為任何一個產品都一定可以計算出其標準成本，然後 再注意原物料之耗損即可。 2. 費用項部份 應每天依實際發生列帳，不論其用何種方式支付，必須每天累計 ，而這部份也必須計入折 提的項目。 3. 零用金管理 可以先採用零用金整筆列資產項，而於週或旬結時，方計入費用 項即可。 4. 若企業有分公司或連鎖性質或公司與工廠不在一起亦是由駐外 單位每天依其實際發生項目內容統計匯寄總公司即可。在現今科 技發達的時代可以由電腦或傳真機來執行。 若上述過四個重點能掌握到，其他的作業就是按一般的損益表作 業統計而已，這並不困難，我們只要設計進去本日小計、昨日累 計、本日累計這三個統計值那麼每天就能立即的獲得損益情報了 。 吾人甚至於在業績結構統計部份還區分為產品類別、人員別 、或是區域別、客戶別等方式來統計，使我不但能得知銷貨收入 、折扣、退貨、銷貨淨額之外，尚能因而得到我想要的銷售分析 資料，並且還用以統計收款及未收款事項。使我能於當日即獲悉 至前一日止的實際營運資訊。也正因如此能讓我同時主持八個企 業，並且充分的掌握到重點，而不須等到財務報表結算方知經營 結果。 因為財務報表結算在任何企業單位總是要到次月的月中甚至 於到月底方能結出，這種傳統的方法，我認為在經營時效方面有 落後的現象，這對即時決策會有影響。比如說，到月底方知上月 結算結果，然後再思考解決改善對策，又得一段時間，再推展出 去又要一段時間，這一來往往要花掉或則說落後二個月，對快速 經營決策對策改善而言，是比較不利的。也正因此吾人方發展出 用經營日報來統計，求得立即損益，外加銷售統計分析以及資金 和帳款管理，使得經營者能立即思考改善對策。 我曾經遇到一個案例，該公司雖是小企業人數約只有60人， 而且已經營了16年，結果竟然從未有財務報表，當我詢及如何能 知道損益狀況時，卻是以銀行存款一直增加來回答，真是令我啼 笑皆非。這種企業竟然仍存在於這個時代，從來我分析告知其危 機時，該經營者方緊張並問我什麼方法可改善。後來我設計適合 其企業使用之經營日報，並訓練其會計填寫後，不但讓該經營者 立即獲得損益，並且杜絕了其企業的損耗，增加了其毛利率及淨 利，更由此而正常的結出財務報表。 從這案例中，我們實應有諸多省思，可見台灣的企業仍有不 少處於努力打拼這實在是可惜，因為他們不應只是止於打拼，若 能有此方法來協助他們改善，那麼經營績效應該會更好才對。也 從這案例中，更加令我証實經營者若能確實實際掌握經營損益， 對企業經營而言是多麼的重要。由此吾人能肯定的說這種立即產 生損益的方法應是經營者不可或缺的一項。也由此可知經營是應 講求方法不只是努力而已。