管理采購控制程序.doc

xx涂料（深圳）有限公司 文件编号 H.SZ/QP-Pur-06 版 本 A 采购控制程序 生效日期 2001/10/15 页 码 PAGE 9/7 1 目的 　　对采购过程进行控制, 并对原料及辅助材料的供方进行评定与选择，以确保长期稳定地供应质量合格、价格合理的原辅材料，及时供货，维持正常的生产运作。 2 适用范围 　　本程序适用于与产品质量有关的原料及辅助材料的采购控制及供方的评定与选择。 3 定义 3.1 A类物资属于特别重要的原材料, 例如：树脂、颜料、填充料、溶剂、助剂等，其质量会直接影响成品的重要质量特性。 3.2 B类物资属于较重要的辅助材料, 例如：包装材料、研磨介质、过滤网等，其质量仅会影响成品的次要质量特性。 3.3 供方名单有三种： 3.3.1 “集团供方名单”：是指由丹麦“老人牌”总部提供的“原料供应商名册”。 3.3.2“地区供方名单”：是指由HHH R＆D提供的“原料供应商名单”。 3.3.3“合格溶剂、包装及辅助材料供方名单”：是指经过本厂采购部/技术部/生产部 / 服务部等相关部门验证，并经副厂长（技术/生产）签字批准的供方名单。 4 职责 4.1 厂部负责提供和及时更新由总部及HHH R＆D发放的原料采购技术文件即《集团供方名单》、《地区供方名单》、《集团原料规格》和《地区原料规格》，副厂长（技术/生产）负责批准《合格溶剂、包装及辅助材料供方名单》，厂长负责对采购计划审批。 4.2 采购部负责原料采购计划的制订, 采购合同/订单的签订及控制, 并保证及时采购符合质量要求的物资。 4.3 生产部负责本地溶剂、包装桶、包装袋、过滤网、研磨介质等请购计划的制定。 4.4 服务部负责卡板、纸箱、木箱等请购计划的制定。 5 工作程序 5.1 采购资料 5.1.1 采购资料主要包括：供方名单、原材料的需求计划、辅助材料的需求计划等。 5.1.2 采购部在与供方签订采购合同/订单时, 应清楚、明确无误地引用采购物资的资料。内容包括： 名称、类型、等级或其他准确标识方法； 规范图样、过程要求、检验规程及其他有关技术资料的名称或其他明确标识和适用版本； 适用的质量体系标准的名称、编号和版本。 5.1.3 在编制或制定对采购的原材料和辅助材料验收方法时，应考虑本公司的验收条件和该供方对其产品质量的控制程度, 以及该原材料或辅助材料对本公司成品质量的影响程度。 5.1.4 采购部根据《原料验证运作规程》向技术部提供有关供方的质量文件和产品合格证。 5.1.5当采购技术文件必须发放到供方处时, 由采购部进行发放登记并负责按《技术文件和资料控制程序》的规定实施更改、换版、作废和回收的控制, 防止使用失效的文件。 5.2 供方的评选 5.2.1采购部需要开拓原材料和包装及辅助材料的供应渠道时，应向有关的原材料及包装材料的供应商或生产厂家索取其产品资料、工厂简介、技术指标及样品，HHH R＆D负责对原料进行检验和试验。生产部 / 服务部负责对包装材料进行验证。 5.2.2溶剂、包装及辅助材料经技术/生产部/服务部检验和试验合格后，报副厂长（技术/生产）批准，纳入《合格溶剂、包装及辅助材料供方名单》（流程图见附件一）。 5.3 对供方的管理和控制 5.3.1 采购部按照《供方评定细则》中的有关规定对供方实施管理和控制。 5.3.2 采购部定期组织对供方进行考核和评审，具体办法请参见《供方评定细则》。 5.3.3 采购部应建立供方档案，保存合格供方的质量记录和资料。 5.3.4 对各种采购文件和资料以及供方档案，应建立《采购文件和供应商档案管理办法》，其管理要求应符合《档案和资料管理制度》的原则。 5.3.5 对集团供方和地区供方不需要考核和评定，但有责任向集团总部和HHH R＆D反映供方的质量情况。 5.3.6 对溶剂、包装及辅助材料供方，采购部每年组织一次对合格供方的复审。采购部对严重不符合要求的供方，应及时会同有关部门进行评定和验证，提出评审报告，签字确认后报副厂长(技术/生产)审批，批准后从名单中除去。 5.4 采购计划 5.4.1生产用原材料 采购部原料计划员参照以往原料年度消耗量、到货周期及当前原料实际耗用趋势建立合理的《标准仓存》。每种原料的标准仓存在受到季节性消耗及到货周期等因素的影响时, 可进行调整, 以做到既能合理利用资金, 又不影响生产。 采购部原料计划员每周定期查看原料实际仓储量与标准仓存的差异，结合由生产部依据服务部的“需货计划”提供的周原料耗用量， 制订原料采购计划。（国内采购溶剂及B类物资不在此范围内）即“原料需求一览表”， 经厂长批准后采购部采购。该表的主要内容包括：原料编号、数量、建议交货期等。此采购计划中的数量在受到最小包装规格和集装箱容量等因素影响时， 采购部可自行变