档案管理作业规范(修改).docVIP

版 本 修 订 内 容 制/修订者 日 期 审 核 批 准 A/01 新制定 何文栋 2012.8.15 王克理 苏海芳 发放 范围 总经理 管理者代表 综合办公室 计划部 商务部 制造部 质控部 技术开发部 份数 1 1 1 1 1 1 1 1 编制： 审核： 一致性审核： 批准： 1. 目的： 为加强公司的档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，更好地为公 司的经营、发展服务，特制定本规范。 2. 范围： 适用于本公司需要进行档案管理的相关部门（不含计划财务部和供应链管理部）。 3. 职责： 3.1 综合办公室: 负责公司级档案的收集、登记、归档； 3.2 技术开发部：负责专项文件级档案的收集、登记、归档，及所有档案的入库、日常维护； 3.3 各部门：负责部门级档案的收集、登记、归档。 4. 定义： 4.1 法规性文件：上级颁发的文件、公司内部文件、公司级会议纪要、电力缆总经理办公会、公司总结会形成 的文件和会议材料、会议记录、通报等。 4.2 总结级汇报性文件:事业部年度总结报告、公司述职报告和月度经营报表、单项性工作总结、调查报包括 电力缆上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及电力缆领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各 类文书资料。 4.3 劳资人力资源资料：公司员工档案、人力资源绩效管理、人才引进和培训、工资审核记录、及公司级项目 实施资料等形成的文档资料。 4.4 声像制品资料：包括事业部及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时 或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 4.5 电力缆档案指电力缆从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对电力缆有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。电力缆档案分为档案和档案。材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交审阅后归档一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，档案室。 6.1.3 各部门档案文件收集范围： 6.1.3.1 综合办公室：法规性文件,总结级汇报性文件，劳资人力资源资料，声像制品资料等公司 级档案及内部业务资料主要由综合办公室负责收集管理。 6.1.3.2 制造部：生产设备技术资料、生产记录表、生产任务单、新设备申购的完整资料（申购报告、设备图纸、说明书等）、公司自制的设备技术资料、部门内部业务管理由制造部负责收集管理。以上资料满一年以上交技术开发部集中归档管理。 6.1.3.3 质控部：原材料采购进厂检验报告、成品出厂检验报告、外协产品控制资料、各合同对应 的产品数据表，客户厂验、抽检等资料、质量体系文件、企业标准、部门内部业务管理等 资料由质控部负责收集。除体系资料外的以上资料满一年以上交技术开发部集中归档管理。 6.1.3.4 计划部：销售订单，物料盘点记录，生产发货通知单，原材料码单，暂估报表，光纤领退 料单，辅料报表，发货通知书，货物签收单等资料由计划部负责收集管理。以上资料满一 年以上，交由技术开发部集中归档管理。 6.1.3.5 技术开发部：公司生产设备技术资料、新产品研发的立项报告、设计和开发控制程序文件、送第三方检测报告、研发资助等项目申报资料、产品鉴定及资料、部门内部管理，各部门按档案管理规定需集中归档管理的资料，由技术开发部负责管理；事业部重大项目，项目关闭后主导部门收集完整资料后，交由公司档案室归档。荣誉资质类文件、产品鉴定证书、产品专利证书、产品入网证、产品获奖证书等专项文件类由技术开发部管理。 6.1.3.6 商务部：投标文件，标书，技术协议，销售合同，技术支持文件等由商务部负责收集管 理。以上资料满一年以上交技术开发部集中归档管理。 6.1.4 档案的收集方式: 6.1.4.1平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料按类别收集起 来。 6.1.4.2 年终收集，即年终要把本部门档案文本上作了登记的全部文件材料收集起来。 6.1.4.3 注意其他对本部门工作具有查考价值的文件材料收集。 6.2 档案整理分类 6.2.1 结合公司及各部门自身特点，档案的分类、整理以方便查询，方便存取为原则，各部门可以结合以 下方法进行： 6.2.1.1 按档案属性进行分类（各部门档案类别已发至负责人处）； 6.2.1.2 按时间整理，即按文件产生年限，月份进行