电大《办公室管理》考试资料(问答题).docVIP

第一章 办公室实务概述； 一．办公室的含义。答：办公室，一个常用得很普通的名词，却有着多种含义： 1、广义的：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 2、狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如：教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。 3、特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高的又称“办公厅”。如：中共中央办公厅、上海市人民政府办公厅，中级的或基层的称办公室，江苏省昆山市人民政府办公室、三星公司办公室等。 4、专指的：某种专门的独立的工作机构。如：国务院台湾事务办公室、上海市浦东新区征兵办公室。 二．办公室事务管理特征。答：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。 三．我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。 答1、我国文秘工作：主要包括：文书撰写；文书制作；文书处理；档案管理；会议组织；调查研究；信息资料；信访工作；接待工作；协调工作；督查工作；日程安排；日常事务；办公室管理；其他临时交办的事项。2、国际文秘人员工作：主要包括：以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐；档案管理；阅读并分类信件；以电话往来维持和外界的良好公共关系；替上司定约会并做好记录；按上司的口头或书面指示完成信函；在权限内按自己的意思发出信函；接待来访宾客；替上司接洽外界人士；自动处理例行的事务；为上司安排旅行或考察；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等；准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；协助上司准备书面的财务报告、研究报告等；整理并组织好粗略的资料；替上司保管私人的、财务的或其他的记录；协助上司申报所得税及退税；督导一般职员或速记员；安排会议事务，并做会议记录或纲要；复印资料。3、我国外资企业与合资企业办公室实务内容：办公室环境的布置和整理；通讯事务、电话、信函和邮件处理；执行上司交办事项；照料上司身边的琐事；接待宾客和员工的来访；记录上指令及会谈、会议内容；打印文稿有表格；收集及整理各种信息；保管办公室设备及用品；外出办事，如银行、邮局、税务所等。 四．办公室环境布置 。答：目的：创造舒适而又工作效率高的环境；塑造组织形象；建立挡驾制度；有利于保密工作。 五．办公室易耗品主要有哪些？答：1、信封，纸张2、软盘，光盘等3、铅笔4、圆珠笔5、签字笔或钢笔6、修正液或修正带7、印盒8、各种小型机器，如订书机（包括订书针），打孔机，装订机（包括装订线），日期号码机，切纸机，计算机，拆信器，碎纸机等9、小刀10、日历等11、其他，如标签纸，直尺，三角尺，透明胶带，绳带，图钉，橡皮筋，大头什，纸夹等。 第二章 文员实务 一．文员的工作顺序。答：1、计划的步骤2、实施的步骤3、检查的步骤。 二．“优先顺序”处理工作。答：第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。 三．文员管理时间的方法。答：1、定好目标，把想做或需要做的事情写下来2、作出选择，按重要性的程序把目标排列出来3、计划你的时间：对每一项工作作出安排，定好最后期限，使用日历，计划表，检查表等手段4、把工作分配给助手去做，这样你就有更多时间处理重要的事情5、学会谢绝浪费时间，无关紧要的不速之客6、尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静，有效的时间段里去做7、提高交流效率，避免重复对话和返工8、避免和同事浪费时间，毫无意义的闲聊或争吵9、想办法加快处理邮件，信件和其他反复出现的事务10、第一次做一项工作时可以稍微慢一些，因为重新做一遍会花更多的时间11、把可以同时做的事情集中在一起，比如，把所有要跑腿的事情放在一次做12、开始工作之前要做好准备工作，这样就不会因为遗忘某事而导致辞中途停顿13、利用间隙时间计划一下将要的事情，如不挂电话等人时14、根据你的体力安排工作，精力最充沛的时候做最难做的工作15、简化工作，如用电子邮件代替打电话通知16、利用好现有的技术（机器、服务）等，使枯燥而费时的手工操作变得轻松简单。 四．文员的工作方法。答：1．请示方法与报告方法：（1）请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理（2）请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，书面请示，上司书批复，以示慎重，也可备日后查证（3）报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况（4）报告方式：口头或书面形式。2．计划方法和总结方法：计划方