02大陆采购和付款循环FPnew95.docVIP

採購及付款循環作業流程圖　FP-100 第一節　請購作業(編號：FP-101) 一、作業程序： (一)採購係依BOM表及實際生產之進度，由請購單位填具請購單，經核准後再交給採購單位辦理，採購依其採購內容可分為原物料及事務用品等。 (二)政策性採購：係依市場行情、用料變動等採購之原料。由高階主管視未來經濟走勢、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量、種類，交採購單位採購。 (三)緊急請購由需求單位提出，依核決權限呈報核准後，於請購單上註明「特急件」，通知採購人員緊急處理。 (四)請購單位： 材料類別 請購單位 1.原材料 物控單位 2.製造用間接物料 需求單位 3.事務用品 需求單位 (五)請購單之開立： 1.原材料： 物控單位根據工作命令單，考慮材料用量、庫存量及未交清訂單等因素，決定預計請購數量後，直接由電腦列印請購單。 2.製造用間接物料及事務用品： 由使用單位填寫「預購物品申請單」一式二聯，依核決權限呈核後，一聯自存，另一聯送交採購部據以開立采購訂單辦理訂購作業。 (六)請購單應詳細註明參考廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品需採用特別運送及保存方式者，應加註注意事項。 二、控制重點： (一)請購單是否採連續編號控管。 (二)請購前是否先作庫存審核，請購是否經權責主管核准。 (三)申請物品需採用特別運送及保存方式者，有無加註注意事項。 (四)緊急採購事後應查明原因設法改善。 (五)應定期檢討請購單有無延遲請購情形，請購數量是否符合經濟採購量。 三、使用表單： (一)請購單(P／R) (二)預購物品申請單 第二節　採購作業(編號：FP-102) 一、作業程序： (一)採購單位承辦人員接獲請購單後，應簽註有關資料及預計採購廠商、數量及品名等呈單位主管核准，並將請購單轉成採購單；如採購直接原物料以外之物品，使用單位填寫預購物品申請單後送交採購部門開立采購訂單，並呈權責主管核准後辦理。 (二)遴選合格供應商 1.採購單位應蒐集市場行情，查核供應商之品質、交期及配合度，依據供應商評估控制程序，建立合格廠商名錄。 2.採購單位於採購原物料及包材時，應以合格供應商為優先詢價對象。 (三)詢比議價作業 1.除長期報價採購、合約採購、獨家製造、獨家代理原廠牌且無替代品或客戶指定使用之特殊料源等之特殊情形外，應向二家以上之合格供應商詢價，並要求供應商進行書面報價。 2.採購金額較小者，不須書面比價，但仍應分別向廠商口頭詢價，向最低報價廠商購買，惟若屬長期合作對象，基於成本效益原則，亦可以不高於前次報價為原則，逕行採購。 (四)國內採購 1.採購單位完成詢比議價決定採購對象後，依採購管制程序填製採購單，經權責主管核准後辦理。 2.採購人員應以傳真方式通知供應商，並經供應商簽回確認，或輔以電話聯絡方式，取得廠商確認後，將業經廠商確認之採購單歸檔保存；如廠商未於規定時限回答交期並回傳，則視同廠商接受該份採購單之內容。 (五)採購單位應建立完整的採購資料記錄，亦即每次辦理採購作業後，即將不同採購對象之訂購及詢價資料建檔，以作為採購部門日後採購之依據。 (六)詢價資料平日應注意收集，力求詳實完備，並保持最新時效，供應商資料亦應隨時更新，保持正確記錄。 (七)大量採購之主料、副料、包裝材料，以長期合約採購為原則，並應保持二家同時供料，以免受到供貨品質之限制，影響生產作業，但如料源取得不易或客戶指定使用之特殊料源者不適用。 (八)採購單位應配合交貨日對已訂購料品，進行跟催。並定期複核已採購而未交貨之採購案。 (九)採購單位對已採購而未交貨、或進料驗收不合格之料品，應會同相關單位擬定對策，以免影響生產作業。 (十)遇到市場上有關各項原物料之供應或價格將大幅變動時，須通知有關部門，加強事先連繫，採取應變措施。 (十一)如有需要請台灣母公司代為採購原物料時，則填寫台購物料需求表、請購單、採購單請母公司代為採購。 (十二)應對供應商基本資料建檔歸檔保管。 二、控制重點： (一)採購單是否採連續編號控管。 (二)採購單開立時是否附上請購單，作為辦理採購之依據。 (三)請購單、採購單是否經權責主管核准，才辦理採購。 (四)辦理比價、議價等是否符合公司規定，並保持二家以上供應商。 (五)大量採購之原物料是否以比、議價採購為原則，並保持二家以上供應商。 (六)重要採購合約簽訂前，合約條款是否妥適。 (七)遇到市場上有關各項原物料之供應或價格將大幅變動時，是否通知有關部門，加強事先連繫，採取應變措施。 (八)供應商資料是否隨時更新，保持正確記錄。 (九)採購單位是否以合格供應商為優先詢價單位。 (十)申請採購付款時，預購物品申請單是否隨其他請款憑證一併送審，以利核對採購與請購數量等項是否相符，及作費用單位歸屬。 三、依據資料： (一)供應商