各分公司筹备期间专项审计报告汇总-办公室.docVIP

太平人寿保险有限公司 11家新设机构筹建工作专项审计报告汇总 太平寿 审计字[2003]4号 2003年9月26日 共7页 共34页 审计报告起草: 黄频、张新丽 顾骁勇、黄为 审计报告审阅: 于滨 审计报告批准: 李涛 2003年上半年我司11家新设分支机构在总公司领导的直接指导下，圆满结束了新设机构筹建工作，并顺利通过当地保监办正式开业验收。为了达到筹建期各项工作的规范、效率和质量要求，审计部根据总经理室的要求，对各分公司营业职场的租赁，营业职场的装潢，办公家具、办公物品的招标、采购，广告宣传，单证印刷等以及各项内控制度的建设工作进行专项审计，现将在这次审计过程中发现的问题向总公司有关部门汇报。 审计基本情况 审计目的： 审查职场租赁、装潢，广告制作及发布，办公家具、大宗物品、电脑设备采购，印刷品项目采购，加强财务费用支出管理，维护公司利益 审阅职场租赁、装修；办公家具、大宗物品、电脑设备招标、采购；广告制作与发布、印刷品等事务的审批权限，防止新设分支机构未经授权自行操作 审查筹建期间各项费用的发生，确保费用发生的合理性、合规性 审阅内控制度的建设和执行情况，确保内控制度符合保监会、总公司的要求 审计时间： 2003年8月5日至2003年9月10日 办公室（行政部门）专项审计报告汇总 审计过程中发现分公司存在的情况 1. 资产管理 11家新设分公司主要办公家具、电脑设备采购由总公司机构发展部、电脑部统一购买，再统一分配给分公司，新设分公司主要负责对办公家具、电脑设备资产的验收、领用、管理等方面。除此之外，分公司根据新增二级机构资产预算说明，自行购买了一些电子类、非电子类设备。 存在主要问题如下： 行政部门管理实物资产人员短期内岗位更换频繁，管理人员对资产管理无经验，并且管理工作不够负责、细致，工作交接时未理清相关事项，造成一些合同、记录、资产入库、领用单证等资料无从找起； 总公司统一下拨或自购的设备、物品运抵公司后，未办理正式资产验收单一式两份，及时送与财务部门，造成财务无法及时更新明细台账，和实物台帐不一致； 分公司电脑部或行政部向总公司申请统一配置资产设备时，该申请未得到分公司财务部门的审核和批准，不利于财务部门对资本性支出和费用预算的控制和管理； 分公司各部门领用办公家具、办公设备、电子计算机设备时，未填写资产领用单，未办理任何领用手续，不符合固定资产使用责任落实到使用者个人的要求，而且会出现使用部门私自进行资产调换的情况； 多人执行同一职责岗位，容易出现职责不清，交接疏忽的情况。比如管理实物人员和登记实物明细账人员不是同一人，造成实物实际存放地点、数量和台帐记录不一致，盘点困难。 2. 大宗物品采购 按照总公司有关制度规定，分公司应成立集中采购小组，负责分公司各项大宗物品、办公用品的统一采购。有个别分公司集中采购小组人员均是各部门普通员工，无财务部、行政部负责人和总经理室成员参与； 由于公司筹建期间人员较少，各部门对办公物品、办公设备需求较紧，导致一些采购直接由需求部门来实行。并非按照总公司有关制度规定，分公司应成立集中采购小组，负责分公司各项大宗物品、办公用品的统一采购； 由于分公司采购的设备用品数量有限，采购人员通常是口头询价比较后进行采购，没有实行正式的招投标、竞争性谈判过程并形成相关的书面文件，也无书面的签报文件报分公司集中采购小组和分公司总经理室同意通过； 总公司对各新设分公司关于大宗物品采购的权限，包括可以购置的物品类型、数量、价格规定不明确，造成不同分公司在申请资产购置时有不同的处理方法，有些分公司上报总公司批准，有些分公司只经过分公司总经理的同意； 分公司超预算购买的大宗物品，只经过总公司领导口头同意，未得到总公司书面批准，自行购置； 有些分公司未按照总公司资产预算配置，购买办公职场所需的办公设备，而是采用租赁方式。总公司对是否允许分公司租赁资产，以及租赁资产的权限未作出规定。 3. 广告制作与发布 在筹建期间，由于岗位人员未明确，个别分公司的招聘广告分别由需要招聘人员的部门负责人去联系落实，不是公司统一口径联系，不利于价格谈判； 由于广告工程量相对较小，部分分公司在实施招标过程中未形成正式的招标文件，缺少投标、评标的依据。没有规定所用材料的产地、规格、品牌、档次，评标难度大。个别户外广告的合同条款中缺少维护、保养方面的内容； 个别分公司在与媒体确定广告的发布时，未订立合同或其他书面依据； 与广告公司的价格谈判缺少谈判记录； 各分公司对于广告设计制作方案，一般按照总公司规定，以内部工作签报形式报请公司领导审批、核准，但在具体实施过程中，可能由于当时时间的紧迫，对部分广告设计方案中设计的样本，尤其在媒体广告方面，未能及时报