第02讲 沟通策略（电子邮件写作）.pptVIP

沟通策略 为了获得期望的听众反应，需要在书写或说话之前对沟通进行策略性思考 ！ 策略沟通五大构成要素： 沟通者策略； 沟通对象策略； 信息策略； 渠道选择策略； 文化背景策略。 管理与商务沟通流派 行为学派——组织的沟通路径 修辞学派——说和写的主要技巧 Don’t haste to type 在开始写电子邮件前， 你需要首先 ！策略性思考 ！ 一、沟通者策略 明确沟通目标 选择沟通形式 你的可信度 二、沟通对象策略 他们是谁？ 他们了解什么？ 他们感觉如何？ 怎样激发他们？ 三、信息策略 怎样强调？ 如何组织？ 四、渠道选择策略 文字渠道 群体演讲渠道(面对面) 群体演讲渠道(通过电子设备) 个别谈话渠道 五、文化策略 涉及沟通者、沟通对象、信息及渠道选择各方面。 电子邮件沟通——作业讲评 存在的主要问题： 电子邮件格式 Email格式有欠规范——地址栏/抄送栏、主题栏、正文、签名。 主题栏信息内容不相关、不具体、不丰富 正文没有分段或段落过长，结构不清晰 过多复制通知原文 称谓不恰当 沟通策略 缺少换位思考——强调对方受益 不宜采用间接方式（影响效率） “我”不重要 $$$...$@###.### 随着因特网应用的普及应用，电子邮件已经成为管理与商务沟通的重要技能，并且对于企业内、外部沟通成败的影响日益显著。 电子邮件格式-webmail 电子邮件格式-使用email客户端程序 使用outlook express 正确拼写电子邮件地址 格式； 注意大小写要求； 建立通讯簿； 利用群发功能。 小心使用抄送功能 不要滥用抄送功能，否则收件人会以处理垃圾邮件的方式一删了之。 主题栏写作技巧 用准确的主题确切地告诉读者电子邮件的内容 。 主题要具体； 如果要求读者有所行动，尽量使用动宾结构短语； 谨慎使用“紧急”字样，除非的确如此，否则人们不会太重视。 使用信息丰富的主题栏 “管理沟通培训” “办公自动化项目” “请求重新安排管理沟通培训时间” “办公自动化项目每年节省50万” 即使别人并没有阅读邮件的全文，这些稍长一些的句子本身就有沟通效果，千万不要忽略这一简单而有用的技巧。 签名 这是你电子邮件上的“头衔”，通常只有几行字，它将出现在你所发每条信息的底部。 签名应包括：你的姓名、头衔、电子邮件地址、公司名称、电话、传真与公司/个人网址。 签名的设计与导入 使用outlook express 使用foxmail 其他邮件程序 缩略词（英文） 我的心情你可懂——表情符号 原则：尽量不要使用！ 尽管这些缩略词和表情符号可能使写作变得很方便，但是，除非你知道读者看得懂并且接受这些符号，否则不要使用它们。 你也许是网络专家并且对于各种专业术语和字符图释了如指掌，可是不要假设收件人和你一样专业。 简短 尽量使全文限制在一屏的显示范围内。 如果不能简短，就要预先说明结构。在读者第一屏所看到的内容中，概述你的信息，并通过列出各部分标题的形式说明结构。这可以使读者迅速转向他们感兴趣的部分。 采用适合“快速浏览”的排版 采用标题 在每一个要点开始时加入标题或小标题。 采用列表和排版 标题全部采用大写字母，或者采用短线标示要点。 将信息分成较短的部分 采用短线标 示、较短的句子与较短的段落，在段落之间增加空行能增加一些空白。 使用强调工具（当邮件系统仅支持字符） 改变回复邮件中的主题行 你回复的内容和原先收到的邮件内容并不一样，所以，如果能够的话，就变一下主题行。 “要求会议改期” ——〉“会议改期至4月3日”； “办公自动化项目每年节省50万” ——〉“我被说服了，同意实施办公自动化项目”。 “请假” ——〉 “批准度假申请” 小心使用附件功能 附件越大，下载时间就越长，占用收件人电脑空间就越多。 考虑邮件服务器对附件大小的限制。 慎用群发功能！ 大多数内部电子邮件系统都能使你同时给组织中的每个成员发送信息，使用这种便利条件一定要谨慎。首先想一下，然后再决定哪些人真正需要这些信息。这样你不仅能节省别人的时间，又能防止在这些琐事中泄露重要信息。 避免电子邮件超载 电子邮件使用得当，能帮助你提高工作效率，节省时间。然而它的便捷可能会让人使用过度，人们往往会花费太多的时间编辑。发送、检查和阅读信息。 电子邮件浪费大量宝贵时间 美国一项最新研究显示，企业员工平均一天要用一个多小时的时间来收阅电子邮件，而其中有34％的电子邮件所包含的信息对于员工做好自己的工作没有任何帮助。 进行这项调查的Gartner集团副总裁尼尔·麦克唐纳德说：“这个调查结果令我们感到十分震惊，它说明收阅电子邮件的三分之一的时间完全是浪费了的。” 电子邮件适用场合 电子邮件适合