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浅析电子档案与纸质档案的区别 莆田市荔城区档案馆 卓旭霞 长期以来，在档案的收集、鉴定、保管、统计、利用工作中的一 些经验和形式已被固定下来，成为档案工作的准则，目前的档案管理 多是依赖经验进行。随着办公自动化、信息高速公路朝着网络化、智 能化方向的发展，计算机技术在档案工作中应用范围的扩展，使电子 文件的产生、形成、归档及其传送、保存等管理方法均与传统的纸质 档案有所不同，档案工作的技术、方法发生的变化给档案管理部门传 统的管理方法带来冲击。未来的档案工作将建立在混合媒体的基础上， 实行电子档案与纸质档案结合管理。下面从电子文件的特点出发，对 纸质档案和电子档案管理中存在的差异性作一比较，并对现代技术下 的档案管理方法作一探讨。 一、电子档案的定义和特性 电子档案是由电子文件转换而来的。关于电子文件，目前我国的 定义是：能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介 质上，并可在网络上传递的数字代码序列。 电子文件的归宿是电子档案，但不是所有的电子文件都能成为电 子档案，取舍的原则是看该文件经鉴定后有无保存价值。所以，电子 档案是具有保存价值的已归档的电子文件。 电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式， 是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征，电子档案和纸质都 是形成者真实活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。但是电 子档案在记录方式上有许多不同于其它载体档案的特性： 1、依赖性和不可识别性。电子档案要依赖于计算机软、硬件和 数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质 档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介 质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才 能转换成人可识读记录。 2、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储 量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有海量存储之称， 这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。 3、载体的多样性。传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的 是纸张规格的大小（16k、18k ），但电子档案载体有磁盘、有磁带、 光盘等，呈现多样性。 4、信息共享性。传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能 有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地， 在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局 域网和上了 intetnet 网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信 息了。 5、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的 物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子 档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形 成文件。 通过分析电子档案的特性后，我们可以得出，电子档案的利用虽 然快捷方便，并且可以登上信息高速公路，实现异地远程调阅，给 人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它 也带来了一些新问题，如：（1 ）数据的易消失性；（2 ）信息的不安 全性；（3）信息的易改动性；（4 ）信息的易出错性；由于这些特性， 给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档 案在收集、鉴定、编目、检索等文面与传统的纸质档案有本质的不同。 二、电子档案与纸质档案管理方法不同 纸质档案的收集是文书处理部门清理已处理完毕的文件材料，将 其中具有查考利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、 时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交档案部门。在计 算机作为办公设备的情况下，电子文件从文书转化为档案过程中，无 需分类，组卷，因为在计算机上可以从任何角度进行分类、组合、检 索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历 史联系，因此无需专门分类、组卷，案卷这一基本单位也不存在了。 电子档案的接收工作比纸质档案来说更为复杂，接收方式上可采用向 档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址， 从网络归档、移交，在接收的过程中，需要必要的设备条件、技术条 件和业务准备。档案部门需要配置专门的电子文件格式转换设备，对 接收档案进行统一转换，以解决对不同格式电子文件的识读问题。 纸质档案的整理一般是对已立卷归档的案卷进行排列、编号以及 分类等系统化的整理，并将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。 纸质档案经整理后