信息传递与存储.ppt

秘书信息工作 模块三 信息传递与存储 知识目标 了解信息传递的方向，掌握信息传递的工作流程 了解信息存储的要求和装具设备，掌握信息存储的工作流程 能力目标 能够选择适合的信息传递形式，采用正确的信息传递方法进行信息的传递 能够采用正确的信息存储方式进行信息的存储 项目一 信息的传递 公司开展一项业务，初步确定了三家合作意向单位。领导打电话要求小张协助市场部收集这几家企业的相关信息材料以便有深入了解，从而最终选定合作单位。小张接到任务后马上开展调查，没过多久他就收集到了三家企业的众多信息。由于涉及到的数据较多，他将这些数据进行了比较和深入分析，制成了各种图表后及时递交给了领导，领导看后十分满意，对小张大加表扬。表格数据清晰，对比明显，一目了然，公司依此很快就选定了合作单位。 【分析】秘书要将收集到的信息及时、准确地传递给领导进行决策，这既是企业信息工作要求和秘书岗位工作职责，又是发挥信息价值、体现秘书价值的重要途径。在信息传递时，要注意选择合适的传递形式和方法。在此案例中，小张就将大量的数据信息以图表的方式来传递，有利于信息的清晰表达，达到了明了、比较效果突出的作用。 为了及时、准确、有效地传递信息，秘书一定要掌握信息传递的方向、形式和方法。 人们收集信息的目的在于应用，信息只有经过传递流动，才能实现它的价值、发挥它的作用，才能成为决策者决策的依据、控制的基础和指挥的前提。 一、信息传递内涵 信息传递就是以信息提供者为起点，通过传播媒介或载体，把信息传递给信息的接收者。传递信息，必须三个要素：信源、信道、信宿。 信源：信息的来源，分为原生源和再生源。前者生成的信息以原始信息的形式直接进入传递，后者是指收集、加工后以二次信息的形式进入传递。 信道：信息传递的通道，包括信息传递的媒介和运行方式。 信宿：信息传递的终点，即信息的接收者。信宿可以是个体、群体或组织。 二、信息传递的方向 （一）内向传递 内向传递是指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。通常用于传递企业当前工作的重要安排和部署信息、工作进展情况信息，了解员工对本企业工作的看法，了解公众对企业产品质量、销售情况和售后服务等方面的意见和社会各个方面发展情况的信息，并将这些信息、意见或看法进行传递。 内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等传递形式。 （二）外向传递 外向传递是指在日常工作中有效利用各种媒介，如通过印刷媒介类的报刊、书籍、宣传材料和电子媒介类的广播、电视、网络等向公众传递信息，宣传企业的经营政策、业务进展、产品销售情况，树立企业形象，增进社会公众对企业产品及服务的了解和认可。 外向传递的形式有信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式。 三、信息传递工作流程 刘虹所在的单位是一家电动车生产企业。近日，不断有人以各种方式声称公司产品质量低下，为了降低成本，原材料以次充好欺骗客户，并扬言一定要让公司名誉扫地。虽然公司及时进行了处理，但事件越演越烈。刘虹展开调查，发现社会公众因误传对公司产品质量信任度下降，网上也已出现了对本公司发展极为不利的言论。企业内部员工也是议论纷纷。刘虹意识到可能是竞争对手故意使坏，想置公司于死地。他马上将该想法报告给领导，领导非常重视，责成相关部门做好调查处理工作，刘虹进行全程跟进。 面对此事件，小张必须要对领导做好事件后续调查处理的信息传递工作。同时，该企业也必须采取一些有效的信息传递形式和方法，做好对内部员工的信息通报工作和对社会公众的解释澄清工作。 任务一 选择并确定传递信息的形式 写出你认为能够采取的信息传递形式： 信息传递主要有以下形式： 一、信件 信件是正式的书面交流信息工具，可以用于内向传递（如晋级或提高工资的信件）和外向传递（如给客户、供应商的信件），通常在一些数量有限和需要特殊信息的人之间传递。 信件传递的优点在于它是书面的，具有凭证作用，且便于阅读和参考，并能发送至相应地址。但邮寄花费时间，不便于交换看法。 二、备忘录 备忘录是通信的简化书面表格，通知有关工作事项。通常用于内向传递，即企业内部之间进行信息交流，尤其是在相互了解的人之间使用。一般来说，企业都有自己的标准备忘录格式，可以预先打印或准备好。 备忘录的优点在于它采用书面形式，文字不必像信件那样正式，便于查阅和参考，使用方便。但信息量较少，沟通较慢，不便于交换看法。 备忘录格式如表