制度和流程汇编新.doc

行政管理制度 第1章 文控管理加强公司文件、资料的管理。 适用范围 商业设施有限公司所属分公司中心、各部门公司文件、规章制度、工作流程、证照、工作计划、发展规划、工作总结、人事相关资料、技术数据、生产工艺、图纸方案、客户资料、供应商资料、各种合同等一切有保存价值和必须资料 第3条 制度制定管理 1 为加强及规范公司的制度与流程管理，做到制度与流程的统一性 2 各部门制定新的制度与流程，文字草稿及详细流程图，提交直接上级审批； 3 总经办编号后向各相关部门征求意见汇总提交总经理签批；签批通过后，依据编号及等级下发试用执行根据备案登记信息收录制度汇编 5 制度与流程制定的各项标准文字稿采用流程图采用垂直格式的跨职能流程图，并按照流程图的规范要求使用图标制度与流程采用宋体字（数字采用Times New Roman字体）； 5.3 制度由予以确定；制度名称必须含盖所拟订的制度与流程主题内容；制度类型根据编写使用的部门及内容，分为行、财务、、制5.4 新制度与流程的编号采用级编号，各级编号之间以号隔开；第一级为公司简拼（SDXD）：第二级为该制度与流程的的拼音第一个字母大写（XZ）；第三级为该制度与流程的顺序编号，起始号为001 1.1 需呈送总经理的文件资料，各中心、部门需采用统一格式（除必须手写外，一律采用打印版），并附《文件阅批单》，指定专人呈送，所有呈送总经理的文件资料均直接呈送至总经办，由总经办统一呈送总经理。如确需部门单独呈送的文件，应由部门经理及以上级领导亲自呈送，并到总经办登记备案。所有文件经总经理批阅后，由总经办反馈各相关部门； 1.2 对涉及订单等需要追究第三方责任及处罚类的文件资料由相关部门进行事实确认并出具相关意见后呈送总经办每日分两次呈递总经理办公室文件资料，分别为上午：0，下午14：00 2.1 经办负责各类制度文件及通知类的保存管理，财务中心负责销售、采购类合同的管理，本部门可留存复印件； 2.2 总经办将文件资料分类进行归档，由专人负责保管，并建立台帐；电子类文件的存档，应附台帐并注明电子档的内容； 2.3 根据文件类型及重要等级不同，可将文件分为永久保存、保存十年、保存五年、保存一年四类： （1） 永久保存文书，包括：公司发展战略、决议、规划及有关公司发展历史的文书规章制度文书：各类合同书、契约书、协议书、登记注册文书公司对外公函、请示、报告、政府许可证等往来文书不动产、基建、工程技术类文件资料财务会计表册、帐薄、传票、分析报表、决算书重要的诉讼关系文件公司重要会议记录、责权、财产权等公司人事相关资料其他需要永久保存的重要文件、帐薄及统计资料请求审批文书，人事工资方面文书公司经营管理重要的查考性文件、市场调查文件帐目、债权债务、工程技术类文书、重要的往来业务文书其他除永久保存外重要文书期满或解约合同书、契约书公司内部重要文件公司客户往来日志、事件类文件劳动工资、保险、医疗等人事类文书短期内需查考的文件其他不需要保存十年的次重要文书，指无关紧要或者临时性文书，如果是调查报告原件，由所在公司、部门负责确定保存年限 3.1 所有包含公司内部及外部客户保密性信息的废旧文件、资料，不允许二次使用，必须一次性销毁废旧文件、资料等不得随便弃置，，其中重要文件、资料和数据要填写毁清单，并报总经理审批，由两人以上监销。 印章管理 公司公章、内部文件章、合同专用章、报价专用章、财务专用章、发票专用章、法人代表印鉴、工会章。 总经办公司公章、合同内部文件章；工会章营销分公司合同、报价专用章；财务中心财务专用章、发票专用章、法人代表印鉴印章使用范围公司公章用于招投标、政府机关等对外行文或证明文件合同专用章用于合同书（协议书）的签订内部文件章用于内部文件发文财务专用章及法人代表印鉴用于现金结算和银行结算发票专用章用于开具发票业务报价专用章用于对外业务报价 4.1 部门如有印章制作需求，应向申请，经总经理批准后统一制作指定专人保管印章负责印章的安全和施印；备案表月底各部门负责人签字后交归档保存 4.3 公章经总经理批准，前往如遇印章丢失、被盗时，当事人应立即向报告，并立即联系登报，声明作废印章保管人，应。 申印公章：报经总经理批准施印；财务专用章、发票专用章、法人代表印鉴由财务负责人批准总经理授权专人施印；其他使用情况须由总经理授权印章停用与销毁因客观相关印章不宜继续使用时，应将印章交总经办统一封存。处罚。 4 对于故意或过失泄露公司重要信息，造成严重后果或重大经济损失的；违反本制度管理规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司重要信息的；利用职权强制他人违反本规定的，。 由于违反本而给工作带来损失或对设备带来损害的，由违反者承担全部责任。情节严重的，公司权追究其法律责任。在制度与流程中发现问题及时报使公司避免损失的基层操作员工