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在建项目文件归档与整理规范执行 　　 　　《建设工程文件归档整理规范》是中华人民共和国建设部和国家质量技术监督局于2001年联合制定，并于2002年5月1日颁布实施；《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》则是由国家档案局于2002年制定，并于2003年4月1日实施。 　　《建设工程文件归档整理规范》“适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收”。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》“适用于大、中型及限额以上的基本建设的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收”。可见，两种规范的制定虽都是为了规范项目档案的归档、整理以及验收工作，但两者涵盖的范围却是不同的：建设部制定的规范具有通用性，对一切建设工程都适用，自然也包括重点建设项目；而国家档案局的规范主要是针对大、中型的重点建设项目档案。在实际工作??，我们在严格贯彻执行两个《规范》精神的基础上，灵活处理两个《规范》之间的关系。 　　 　　1.文件材料归档 　　建设部对归档文件材料是否为原件、原件的存放地点以及项目档案套数作出了明确的规定。国家档案局的标准，则未对此作出明确的表述。由于许多项目档案文件材料的原件只有一份，按建设部规定，原件必须由城建档案管理机构保存，这势必会导致综合档案馆收集不到部分前期文件、竣工文件的原件，对馆藏质量及日后的提供利用产生不良影响。 　　在归档文件材料的范围及内容方面，建设部的文件材料名称与工程实际中使用的表格名称较为类似，而《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》则对归档文件作原则上或通用性表述，这也是多数参建单位对建设部标准比较熟悉的主要原因。在具体的重点建设项目档案管理业务指导过程当中，我们一般要求各参建单位先按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的大方向进行文件材料的收集，再结合《建设工程文件归档整理规范》及行业标准对应当归档的文件材料进行细分和排列，从而做到既符合国家档案局规范的规定，又能结合建设项目的实际，使参建单位容易掌握文件材料的收集与归档工作。 　　 　　2.组卷 　　在《建设工程文件归档整理规范》中，对监理文件的组卷规定为“监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷”，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》则规定“监理文件按文种组卷”。显然，两种规范在监理文件材料的组卷方面差异较大。建设部标准是对监理文件先划分单位、分部工程，再按专业、阶段进行组卷，使得同一部位同一专业的监理文件相对较为集中，且与工程建设的程序是相一致的。国家档案局的则按文种进行组卷，同一文种则按文号进行排列，这虽然对同一监理机构在组卷的操作上比较方便，却使监理资料与项目建设各环节脱节，特别是在监理机构比较多的时候容易造成混乱。 　　在日常的业务指导工作中，我们一般综合两种规范并加以应用：对项目监理依据性文件，如《监理大纲》、《监理规划》对于不同专业其实施细则是不一样的，有些重大建设项目有几个甚至十几个监理机构，如果按文种来进行组卷，众多监理机构糅杂在一起，势必十分混乱，因此，对于这一部分的监理资料，我们要求参建单位按建设部的规定执行，即先划分单项单位工程，再划分专业进行组卷。对于项目监理工作性文件的形成、积累、整理，由于其主要是反映项目参建各方的有关建设项目情况记录，我们则要求参建各方按国家档案局的标准执行。因为，虽然按专业、阶段组卷的方法可以使得监理资料与工程建设和程序取得一致，但并不容易判别同一专业或同一监理机构的监理资料是否归档齐全，而按文种、文号组卷的方式则十分简单、明了，很方便资料员对监理资料的完整性进行监控。当然，这对监理公司的要求比较高，需要他们根据不同的专业、问题的性质等设立规范的、具有统一编号格式的文种，这样才能取得对监理文件材料的有序管理。 　　 　　3.竣工图编制 　　比较两种规范在对竣工图方面的规定，我们可以发现，建设部只作出了原则性的规定，而国家档案局则用了相当的篇幅对其作了详尽的说明，特别是在竣工图的修改方面更是逐项说明。例如，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》就竣工图的更改方法详细列举了“杠改”、“划改”、“圈改”、“重新绘制”等好几种方式，对修改后的图线与原图线之间的距离关系、签署责任人等各方面也作出了具体的规定。这些规定对进一步规范竣工图的编制具有十分重要的现实意义，同时对缺乏建筑专业知识的广大档案工作者来说，提供了一个具体、直观且具可操作的指导方法。 　　另外，两种规范在竣工图章的样式上差别较大。首先，两者在图章的规格上就很不一致，建设部的为80mm×50mm，国家档案局的为80mm×60mm。其次，在版式安排上两者也有明显的差别：一是编制单位方面，建设部明确为“施工单位”，而国家档案局则仅表述为