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对高校建设大档案管理体制思考 　　《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)明确指出：“建校在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、已集中保管的档案资料在3万卷以上的高校应设立档案馆。”这一规定不仅明确了档案工作在高校的主体地位，同时也提出了打破高校传统档案管理模式的要求，强调了整合高校档案资源，建设“大档案管理”的理念。 　　 　　一、建设大档案是不断发展的现代大学管理制度的需要 　　 　　所谓“大档案管理”，是一个地区或一个单位将所属的各类专业档案统一归属到一个机构实行统一的综合管理。进入21世纪，为了适应知识经济发展的新形势，全国高校加快现代大学管理制度改革步伐。合并、整合、升格，建设综合性重点大学，是我国高等教育体制改革和发展的趋势；由“教学型大学”向“教学研究型综合大学”或“研究型综合大学”转型，成为许多高校的办学方向。这些改革措施的一个重要目的，是为了整合集中教学、学科和科研优势，突出办学特色，做大增强学校教学、科研实力，使之成为国家或省、市(地区)的人才培养、科研开发基地，更好地为地方社会经济发展提供有力的支持和服务。 　　面对时代发展的新形势，改革后的高校档案工作应该如何抓住高等教育迅速发展大好机遇，推进自身事业的发展呢?对此，《办法》首次提出了整合高校档案资源，建设“大档案”的管理理念。主要内容：一是扩大了归档范围，明确学生档案单独设类的要求，增加了档案部门的工作职责；二是强调高校档案机构要重视和加强与学校有关的各类档案史料的征集，突破了传统归档理论的限制；三是把纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体档案纳入归档形式，这对于档案数字化建设具有重要的现实意义；四是明确指出高校档案机构应充分挖掘档案资源，提炼大学文化和大学精神，创建爱国主义教育基地，丰富了档案建设的内涵；五是提出高校档案机构要为社会利用创造便利条件，赋予了高校档案服务社会的新职能。 　　 　　二、建设大档案是加快高校传统档案管理体制改革的突破口 　　 　　虽然传统档案管理面临着时代的挑战和变革，但是，目前大多数高校的档案管理体制并没有随着形势的发展而改变，依然保留着传统的分散式管理模式。如海南省17所高校仅有海南大学建立了独立建制的档案馆，实行了大档案管理。其他高校各门类的档案大多散放在综合档案室、宣传部、人事处、学生处、教务处、招生办、电教中心、网络中心等部门。传统档案管理模式存在的突出问题如下：一是馆藏档案门类不全，档案的开发利用受到限制，利用主体的正当利用需求无法得到满足，不能为学校和社会提供优质的信息资源服务；二是档案收集工作受到制约，严重影响了案卷质量和收集时间，导致档案残缺甚至遗失；三是不能对档案实行集中统一的标准化、规范化管理，各部门凸显出管理与规范的不协调；四是难以组建、培养和建设好一支高素质的档案专业人才队伍，影响了档案事业的可持续性发展；五是档案门类的分散管理，导致一所学校对一项工作出现多头领导现象，其结果是档案工作被边缘化；六是不利于档案信息资源建设和档案现代化基础设施建设资金的集中投入，严重阻碍了本院校档案事业的建设发展。 　　面对上述存在的问题，2008年，海南大学依据《办法》精神成立了档案馆。主要做法： 　　1.对原有分散的综合、学生、人事档案及校史馆管理实行机构、功能、队伍三整合，建立起统一规划的档案管理体系。 　　2.确定领导，明确工作职责，提出今后一段时期的工作目标。 　　3.统一制定一系列面向全校和档案馆内部的管理规章制度，使档案工作规范化管理得到基本保障。 　　， 　　建馆一年来，学校档案工作发生了很大变化，主要体现在：一是基础建设迈上新台阶，档案馆有了新馆合，馆库面积比建馆前扩大了1.5倍；二是学校设立了档案专项经费，工作条件得到保障，办公、科研等经费增加了10倍，购置设备资金增加了5倍；三是整合后的档案极大丰富了馆藏内容，馆藏综合档案门类由原来传统的十大类，增加了电子、声像和实物等类，扩充到十五大类；四是扩大了学校档案的影响，档案社会利用率大大提高，截止到2009年5月，共接待校内外档案利用者223060A(次)，是前两年人数的总和，五是构建了合理的档案管理体系，学校设置了领导机构，建立起二级学院档案工作网络，从组织上保证了学校档案工作的开展。与此同时，档案数字化建设当年也被纳入学校整体建设发展规划。尽管这项建设资金投入较大，但学校仍在2009年财务预算中拨出专项资金，开始分期分批投入建设。 　　海南大学建设大档案的成功经验给予我们启示：一是实行大档案管理，是高校整合档案信息资源、改革传统管理模式的手段；二是为学校改革与发展提供高质量服务，是实行大档案管理的目标，三是建立现代化大档案管理体制，是实现高校档案管理改革的发展方向；四是认真贯彻落实《办法》，是