日本档案管理“外围”模式.docVIP

日本档案管理的“外围”模式 　　“外围”是指围绕着中心事物的周边的部分，是事物边缘的东西。本文所指的“外围”管理，是指直观所见部分，并未深入到管理的内部深层，不涉及档案部门的内部行政管理，即完全以一个旁观者的身份，根据看到的某一个现象，来看待分析其纠结。虽然“外围”现象只是外界眼中的所见部分，但其实并非表面现象，它是管理层面的一个具体反映，从中体现了管理者的管理理念，透视出管理决策上独特的构想与过人的智慧。因为它直接与外部接触，所以它是一个窗口，是与公众关联性的一个体现，最能反映出档案管理的社会效应，是档案管理最终价值的体现，也是衡量管理层次水平的最直观且最具代表性的标准之一。档案的管理不仅仅是档案的保管收藏，更重要的是档案的利用、展示与渲染，做好这一点其实更难、更具意义、更要花费大力气。 　　 　　一、大众参与(评议员)模式 　　 　　档案界应该把聆听大众的呼声、听取外界各方的意见作为办馆的指导方针。评议员制度则搭建了一个民众与档案馆之间的沟通平台。日本的很多档案馆和政府团体都有类似的大众评议员或议员制度。通过他们，收集各方意见并及时转达给相关部门。受群众接纳欢迎的档案馆，才是成功的，是办馆的宗旨。一个好的决策层，最重要的是重视社会各阶层人士的看法、意见、要求，及时反馈意见，完善管理制度，合理改进工作方法，增设相应的活动内容等。 　　以京都市历史档案馆为例，为了使档案馆的运营能够圆滑地进行，建立了评议员制度，在评议员规则的基础上进行人事任命。评议员的工作：就档案馆日常运营的事业内容的有关事项进行调查，并把意见及时向档案馆反馈陈述。并对档案馆的事业进行视察，出席一年一次的京都市历史档案馆评议员会议，把意见汇总向档案馆陈述。评议员人数：2名，男女各―人。任期：2年。资格：京都市内在住，年满18岁的本国和外国公民。为保证评议员有足够的时间精力来完成本职工作，以下人员不满足应募要求：国家、公共团体的议员及常勤公务员；本市两处以上审议会委员和市民委员。应募办法：填写京都市历史档案馆评议员申请???，个人相关信息、申请动机等，并要求写一篇800字左右的小论文――《关于京都市历史档案馆现有方针》，对其运营方法提出自己的意见和建议。根据申请书和小论文进行择优录取。 　　我国的档案管理可以根据本国的国情，借鉴国外的模式，采取开放办馆的形式，走出去，请进来，搭建一个沟通渠道。各档案馆、档案协会也可以在民间选拔委员代表，参与档案管理工作，提出改进意见。 　　 　　二、资源信息共享模式 　　 　　日本京都市有三家档案馆，京都府立综合档案馆、京都市历史档案馆和京都市考古档案馆，还有许多公共事业设施、公益团体、政府机关，如：京都府厅、京都市劝业馆、图书馆、美术馆、综合博物馆、京都各类会馆、京都市各大学、教育委员会、宗教团体及周边县市的相应机构等。所到之处，都可以看到这样一个窗口，即公共事业宣传角，这里摆放着各个机构近期举办活动的宣传、活动介绍、参加申请书和免费门票等等。只要到过一处，就可以全方位清楚地了解到这些公共设施所举办的各类展览、讲座等等信息。这是从空间上而言。再从网络宣传上而言，各家的网页，基本上都有各种公益事业或相关行业的网络连接，发布一些行业宣传、近期活动安排等。 　　从档案实体上而言，各个档案馆的馆藏虽独具特色，但并不完整，对某一指定类别的档案资料来说，不能“包罗万象”。所以，如果一家有活动，需要另一家支援的话，比如展览会等，另外各家就会全力相助。京都市历史档案馆进行的某一专题的展览，就会从京都市考古档案馆调集相关的档案资源，使展出的档案内容丰富、全面，更具影响力。展出任务完成后，这些借出的档案将“完璧归赵”。从以上的方方面面可以看出，借助公共媒体及公共设施，日本在实行信息资源共享方面已经形成了一定的规模。 　　 　　三、公开演示模式 　　 　　档案的宣传与普及是档案管理工作的一个重要组成部分。日本的档案馆都设有展览厅和讲习所，而且规模可观。档案馆定期举办馆藏各类历史及珍贵档案的展览会，发放宣传刊物，请专家进行古文书档案的阅读解析讲座，每年免费举办数次历史、传统文化的演讲会等等，档案馆还承担以档案的利用和以调查研究为目的的各种咨询活动。通过这些手段，把档案展示给公众，让民众加深理解档案馆的性质、作用。普及档案知识，增强全民档案意识。 　　在国内，人们去档案馆往往是不得已才去的，真所谓“无事不登三宝殿”。而日本，人们去档案馆已经不仅仅是为了因为要查找一个文件或办事中缺少某一个档案资料才去的，人们把去档案馆作为一种学习的机会，作为一种兴趣爱好。所以，对档案的认识已经从“被动”变成了“主动”，这对档案事业的发展无疑是一种促进，值得在我国推广这种模式。 　　 　　四、博物馆模式 　　 　　日本的高校一般