档案数据库建设问题与对策.docVIP

档案数据库建设的问题与对策 　　档案数据库的重要性 　　 　　数据库是计算机组织信息的一种重要形式，利用数据库组织信息，有方便检索、数据冗余小等优点。 　　对于拥有庞大信息的档案管理部门，利用数据库技术来组织管理检索档案信息是一种必然的方式。然而在２０世纪９０年代以前，档案部门利用数据库技术仅仅是为辅助手工管理档案信息。利用计算机检索速度快，查全率和查准率比较高的特点，对纸质的档案进行快速检索，查询出纸质档案实体在库房中的位置，然后提供给用户。数据库系统仅仅起了一个辅助查找的作用。 　　２０世纪９０年代以后，伴随着互联网的迅速发展，数据库技术和Ｗｅｂ技术迅速结合在一起，形成了网络数据库。网络数据库的出现，使人们发现了它的许多优势：使用便捷，界面友好，无时空限制，可同时多人取用，不受地理位置和档案馆开放时间限制；网络数据库不需要占用档案馆存贮的空间?熏不需要专门的数据库更新和维护人员；网络数据库制作数据标准、规范、多元，采用先进的信息处理技术，使用用户常见的浏览器，采取多途径多功能检索模块，检索功能强，检索显示与输出结果灵活多样。由于网络数据库的这些特点，所以发展网络数据库已经成为图书馆、情报等信息服务业共同追求的目标，万方、维普的成功充分说明了这一点。 　　数据库技术和网络技术结合，为信息服务业带来了新的发展方向，也为档案事业的发展带来了契机。如果说以前利用数据库进行检索仅是为辅助计算机管理，那么，今天开发数据库产品将是档案部门服务社会的主要形式。如果说档案馆的库房是档案信息的宝库的话，那么网络技术和数据库技术就是开启这个宝库的金钥匙。在网络时代，通过网络进行档案资料进行目录检索或者进行全文检索将是档案馆对外服务的主要形式，那种坐等用户上门的服务方式必然会被社会抛弃。因此，档案馆必须改变观念，重视网络数据库的开发和建设，加强数据库建设是档案工作能否为社会有效服务的关键问题。 　　 　　我国档案数据库建设中存在的问题 　　 　　进入２１世纪后，档案工作的信息化建设成为档案工作的主要任务，许多档案馆开始进行数字档案馆建设，有的档案馆自己开发软件，有的档案馆购买软件，努力提高档案管理的现代化水平。但无论采用何种形式，其核心都是把档案转化为计算机数据库中的数据，方便用户检索利用，所以档案信息化的核心问题实际表现为档案数据库的建设问题。但是，许多档案馆由于认识或技术等方面一系列的问题，在档案数据库建设方面存在一系列的问题： 　　（一）数据库功能不完善 　　许多档案馆在进行数据库建设时，没有经过充分的论证和准备，大多数档案馆仅仅是买一套档案管理软件或者由自己的工作人员开发一套软件，就进行数据库的建设。这样的结果，必然导致数据库的功能不完善。如数据库引擎的选择，有的单位选择的一些桌面型的数据库产品，如Ａｃｃｅｓｓ或Ｆｏｘｐｒｏ等，基于这样的数据库引擎建立的数据库系统，在数据量较小时还可以满足查询需求，但在数据量较大时，则表现为查询速度慢，索引文件易被破坏等问题；另外，有的档案馆的数据库系统采取了集中式或Ｃ／Ｓ式的系统结构，这样的结构虽能满足馆内工作人员的查询需求，但对于Ｉｎｔｅｒｎｅｔ越来越普及的今天，却无法满足用户的异地异构查询，使数据库的功能发挥受到很大的限制；有的单位的数据库在设计时没有考虑到将来的发展，没有数据导入导出功能，更不能支持ＸＭＬ，一旦系统升级，原有的数据将无法使用；有的单位的数据库没有严格的安全保密管理措施，没有严格的权限管理、没有将开放档案和不开放档案分开，而是混合放在一个数据库中。这些有安全隐患的计算机也只能在本单位内部使用，根本无法对外提供服务。 　　（二）重视软、硬件投入，忽视数据库产品建设 　　档案馆在进行数据库建设时，普遍存在着重视软硬件网络环境的投入，忽视数据库产品建设的现象。许多档案馆的领导认为，信息化建设就是买计算机、建网络、买软件，一旦数据库的软硬件环境和系统建立起来后，就不再抓后期工作了。其实，数据库建设应该分为两个方面，一是数据库系统建设，二是数据库产品建设。前一项是基础，后一项是目的，建立一套数据库系统，仅仅完成了数据库建设的一半，后一项内容，就是将档案信息录入到档案数据库系统中，形成一个可供人们查询的资源库，才是数据库系统建立的真正目的。如果做不到后者，那么前者的一切开发和投入都是无效的。 　　（三）片面重视指标、忽视服务效能 　　档案馆在创建数据库时，普遍存在片面重视指标的现象。表现在：一是盲目建设数据库，不看社会需求，不看服务效能。如某市档案馆在建设计算机数据库时，还是建立案卷级目录，笔者曾问馆长，档案馆已经有了纸质的案卷目录，为什么不做文件级的著录标引，而做重复劳动？馆长回答是为了定级检查时能达到相应的指标。现在档案馆的升级、定级工作已经停止，但许多省市