浅谈中学档案信息资源开发与利用.docVIP

浅谈中学档案信息资源的开发与利用 　　中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1008-925X(2011)09-0-02 　　摘要：本文从中学档案工作实际出发，分析了中学档案信息资源开发利用基础和保障，探讨了开发利用的几种有效途径。 　　关键词：中学档案 开发利用 　　中学档案是学校历史和校园文化的积淀，它真实记录了和反映了学校教育教学、科研、管理等方面活动的全过程和成果，并为教育教学、科研等提供素材，为学校管理提供可靠的凭证，同时它还具有文化教育功能和价值，对学校发展起着重要的作用。保存档案、发展档案事业的根本目的是为了提供利用。积极开发利用中学档案信息资源，使其为学校建设发展乃至当地社会经济发展服务，是中学档案工作的根本目的和宗旨。下面就如何做好中学档案开发与利用进行探讨。 　　一、重视档案收集，丰富室藏，是中学开发利用档案信息资源的基础 　　丰富的档案室藏，是档案信息资源开发利用的基础。中学应根据自身实际，确定档案类别，多层次、多渠道地在各部门、师生中收集、征集档案资料，丰富室藏。 　　中学档案资料的收集能否完整，一是要抓好上级下发文件的及时归档。档案人员要定期清理、鉴别文件，应根据自身实际和归档范围确定归档文件。二是加强文书管理，做好各项活动形成材料收集工作，档案人员要掌握学校工作、活动动向，这样才能保证归档材料的完整性。三是重视收集声像档案。应指定专人对活动等进行录制、拍摄，留存声像资料。档案人员要积极向师生征集声像资料，做到归档完整。只有拥有了全面、丰富的室藏档案，中学档案资源的开发利用才有了可能。 　　二、领导重视，科学管理是中学开发利用档案信息资源的保障 　　中学的档案量相对较少，档案管理工作也较为不规范，容易被忽视。因此，对档案工作的重视和科学的档案管理制度的制定、落实就成为中学档案工作顺利开展的必要保障。学校档案不仅是学校历史发展的真实记载，也是学校历届领导班子执政业绩的记录，应得到认可和认真对待。中学应建立档案室，提供必要的保管条件，制定详细的档案管理制度，安排专人负责档案业务各项工作。 　　三、多渠道开发利用档案信息资源 　　收集整理档案的根本目的在于利用。中学档案的开发与利用需要不断拓宽渠道，实现教育、宣传功能，更好地发挥为学校、地区经济社会发展服务的作用。 　　1、建设阅览室 　　提供借阅或查阅是中学档案开发利用的基本方式。根据档案保管特点，学校应在档案室旁建设一个阅览室，提供服务台、阅览桌椅等设施，有条件的可供复印设备，降低外借复印档案丢失、缺损的风险。制定借阅制度，规范借阅手续和行为，保证档案安全。工作人员认真负责做好监督；借出和收回时，仔细检查案卷是否完好，保证档案完整与安全。 　　2、印发档案目录 　　档案目录是联系档案用户和档案内容的桥梁，印发档案目录可以提高档案利用效率。档案工作人员应按照档案分类，编辑档案目录，主动印发给学校领导、相关部门和师生，使其能及时了解可利用的档案资料。 　　3、编写好学校大事记、组织机构沿革等资料 　　大事记是按照时间顺序，用简明的文字记载和反映一定时期、一定范围内发生的重大事件的参考资料，是学校考证历史的重要依据。编写大事记应坚持实事求是的原则，真实客观地记录学校一个时期各方面工作内容。组织机构沿革记载着学校的体制、组织机构和人员编制变化情况，反映了学校成立情况、性质、职权、主要任务、领导人员变动、内部机构设置等内容，是一个学校办学历史的体现。编辑学校大事记和组织机构沿革，既可让大家了解学校历史，又可作为学生爱校教育的可贵素材。 　　4、开发校本教材 　　在实施新课程改革的教育形势下，学校应积极开发校本课程，编写校本教材，而室藏档案为开发校本教材提供了素材。要做好教材选题，从档案中发掘有价值的信息，使课程、教材的开发富有特色。玉溪一中在新课改中积极发掘校存档案，借助其他档案资源，编写了《走近一中》作为校本教材之一，此书让学生、家长、社会认识一中，增强了学生的荣誉感和使命感。 　　5、建立展览室 　　建立校史、作品展室，发挥宣传教育功能。创建校史展室要做好设计，资料收集要完整，以学校发展历史为脉络，将办学成就作为重点，采用平面式和版块式相结合的模式，将实物档案和复制本与精辟介绍结合呈现。通过展厅环境、版面、照明和图文并茂的设计，典藏历史，记录现在，面向未来。创建作品展室，展示历年师生绘画、书法、摄影、科技创作优秀作品，增强学习创新氛围，挖掘师生潜力。展室作品的收集要与师生各类比赛相结合，通过比赛，征集优秀作品，并形成学校特色档案。 　　6、开辟互联网利用途径 　　校园网是学校与学生、家长和社会沟通的桥梁，也渐渐成为学校科学管理工具。中学档案室应充分利用这个平台，在校园网上建立档案在线阅览室和网络展览室，将