总经理办公室规范.doc

总经理办公室 总经理办公室具有贯彻酒店精神，组织落实总经理下达的各项工作指示，协助总经理协调好各部门工作的职能。 一、职能概述 负责起草行政工作规划、计划、报告、总结等公文函件并审核待签发的文稿； 负责安排总经理办公会议，编写会议纪要和决议，并检查各业务部门贯彻执行情况； 协调、平衡各部门之间的关系，做好上传下达工作； 负责组织有关人员做好公文收发、打字、复印以及文书档案的管理； 负责处理来信、来访和投诉； 负责接待酒店内部客人； 负责酒店与上级有关单位的联络工作，为酒店建立和保持良好的公共关系。 二、工作准则 以领导满意、各部门满意作为工作最高准则； 对上对下追求高效率、无误差； 做好总经理代表，时时以酒店形象大使的身份要求自己。 三、办公室主任岗位职责 直接上级：总经理 直接下级：机制考核员、培训专员、劳资员、司机 岗位职责： 1 负责综合管理部工作，向总经理负责。 2 负责抓好本部门的自身建设，加强管理，提高工作效率。 3 根据酒店营销情况和接待服务工作实际，按照总经理的要求，负责起草综合性业务、行政工作规划、计划、报告、总结、请示、通知等公文函件，审核待签发的文稿。 4 负责安排酒店行政会议和总经理召开的各种会议，编写会议纪要和决议，并检查各业务部门贯彻执行情况。 5收集信息，开展调查研究，做好企业信息管理方面的有关工作，为总经理决策提供咨询，当好参谋。 6 汇总各部门的规章规定，制订全店的规章规定和规定，会同有关部门检查各项工作的完成情况，做好综合统计工作。 7 负责组织安排有关人员做好公文收发、打字、复印、文印、通讯以及文书档案的管理和印章的使用。 8计划和实施员工招聘、培训及工作评估工作。 9 做好重要客人的接待和应酬安排。 10 负责做好来信来访的有关工作和处理客人向总经理室的投诉。 11负责协调好酒店与当地党政机关部门的关系，做好酒店牌照的办理和审验工作。 12严格遵守保密规定，做好保密工作。 13按时完成领导交办的其他工作。 四、办公室文员岗位职责 直接上级：总办主任 直接下级：无 岗位职责： 1 协助总办主任起草本酒店综合性的经营管理报告、总结、计划、决议等公文函件。 2 协助主任组织安排总经理办公会议和行政例会，做好会议记录，并检查各项决议、决定的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息。 3 按照《公文处理规定》，负责酒店公文处理工作。对上级来文及时提出拟办意见，领导批示后要跟踪催办、落实。对酒店公文要严格审核，做到文字通顺，符合公文规格，不断提高机关公文规范化水平。 4 负责有关业务资料和信息的收集、积累、分析、研究，开展专题调研，为领导当好参谋。 5 协助总经理和办公室主任做好日常接待来信来访等有关事宜，督促贯彻总经理的决定。 6 严格遵守保密规定，做好保密工作。 7 打印、复印酒店的有关文件。 8 完成领导交办的其他工作。 五、文员岗位流程及标准 1、接待总经理访客 工作项目名称：接待总经理访客 工作程序 标准 应备 注意事项 安排 1、接到总经理通知办公室有来访客人，应提前检查会见地点，做好接待安排； 2、当上级领导莅临酒店要求见总经理时，应立即汇报总经理，并通知前厅部需立即使用迎宾厅或其它小型会议室，并告知使用人数； 3、如需使用客用会议室，应与前厅部落实是否可以提供使用； 4、通知相关部门做好接待准备，请示总经理是否需要安排其它人员参与接待，如需要立即通知； 5、应将接待情况记录在《接待拜访总经理客人记录》上。 接待拜访总经理客人记录 接待 1、有总经理访客到达，需首先询问是否有预约； 2、如对方已有预约，立即电话通知总经理； 3、对对方没有提前约定的，应问清要求会见的原因: 4、对不需要由总经理出面解决的事情，应婉转地加以回绝，并协调相关的部门接洽； 5、对需要由总经理决定是否会见的，应向总经理请示； 6、对总经理因事暂时不能按时会见时，应向7、7、对方说明原因，并在总经理时间允许时立即通知对方； 8、如总经理正在召开重要会议，应通过递便笺的形式写明要求会见的人及对方大致的谈话内容，向总经理请示。 1、对来访者应做到一视同仁，热情接待； 2、对于来访客人在等待约见或会见过程中，应提供茶水服务，不得对客人置之不理。 服务 1、在拜访过程中，随时做好信息传递和服务工作； 2、对使用客用会议室的，提醒服务部门做好服务工作； 3、尽量避免总经理在拜访过程中受到其它事情的干扰，对于一些非紧急电话或事情，在《总经理办公室接听电话登录表》上做好记录； 4、如确需要总经理立即接听的电话或作出决定的事情，应通过递便笺的形式请示； 5、接近就餐时间时，应递便笺请示总经理是否需要安排就餐事宜。 1、总经理办公室接听电话登录表 2、便笺 收尾 1、当拜访结束后，应做好送客工作，需要其它人员到场送客的，提