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宁波文具行业协会档案管理规定 （征求意见稿） 二O O五年十月二十八日 宁波文具行业协会档案管理规定目录 第一章 总则 第二章 档案管理机构及其职责 第三章 档案的管理 第四章 档案备份制度 第五章 处理条例 第六章 责任 第七章 附则 第一章 总则 第一条 为加强宁波文具行业协会（以下简称：协会）档案管理工作，有效地保护和利用档案资源，维护协会的合法权益，特制订本规定。 第二条 本规定所称的档案是指过去和现在协会从事各项业 务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对协会有保 存价值的各种文件、文字、图表、账册、凭证、报表、技术 资料、电脑盘片、声像、胶片、荣誉实物、证件等不同形式 的历史记录。 第三条 协会秘书处有保护档案的义务。 第四条 协会档案工作实行统一领导，分级保管和查阅的原则。 第二章 档案管理机构及其职责 第五条 协会秘书处指定专人负责档案管理工作。 第六条 档案工作由协会会长统一领导，协会秘书处负责接 收，收集、整理、立卷、保管档案工作。 第七条 协会秘书处应逐步完善档案制度，确保档案安全和 方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。 第三章 档案的管理 第八条 档案整理办法： （一）方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。 （二）步骤： 1、收集 当年立前一年的卷，并预立当年的卷。 2、整理 根据分类和成立时间整理。 3、分类 根据类别分类方法分类 4、立卷 区分不同价值确定保管期限：主要分永久、长期、短期三种。 第九条 档案的过程管理工作：凡属于协会各种文件、文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶片、荣誉实物、证件等保管的档案资料，在事件结束后需归档的必须及时移交挡案室保管，任何人不得据为己有。 第十条 档案的监督工作由协会秘书长担任。负责监督档案 总目录、预立卷材料的目录，并进行定期或不定期的检查， 监督档案的管理工作。 第十一条 档案的销毁工作须报协会会长批准，销毁时应有 两人以上负责监销，并在清单上签字。 第十二条 协会档案的分类及编号，要求要按有关档案分类 及编号进行操作。 第十三条 协会在开展对外业务中签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。 第十四条 档案的借阅工作，必须按要求应填写好档案查阅 单，一般不得随意外带有关协会重要的文件材料，确因工作 需要外带，需办理档案外借手续，经秘书长核准后，方可带 出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得 私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放， 以免遗失。 第四章 档案备份制度 第十五条 协会所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。 第十六条 协会秘书处应尽量采用电脑管理和工作，便于业 务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按 《计算机管理办法》管理。 第五章 处理条例 第十七条 有下列行为之一，据情节轻重，给予100—500元 扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1. 毁损、丢失或擅自销毁协会档案； 2. 擅自向外界提供、抄摘协会档案； 3. 涂改、伪造档案； 4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者； 5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。 第六章 责任 第十八条 本制度适用协会全体工作人员。 第十九条 本制度监督责任人为协会秘书长，第一责任人为 指定的资料管理员。 第七章 附则第条　本制度由负责修订和解释。