试析电子文件及电子档案的归档管理(范本).docVIP

试析电子文件及电?子档案的归档管理? 试析电子文件及?电子档案的归档管?理 内容简介：? 在信息?化时代，电子文件?作为一种新型信息?载体，它冲击着传?统的档案观念和理?论学说，对传统的?档案管理模式也产?生了深刻的影响。?如何归档管理电子?文件与电子档案，?如何适应电子文件?、电子档案发展的?需要，已成为企业?各部门所面临 ? 论文格式论文范?文毕业论文 ? 在信息化时代，?电子文件作为一种?新型信息载体，它?冲击着传统的档案?观念和理论学说，?对传统的档案管理?模式也产生了深刻?的影响。如何归档?管理电子文件与电?子档案，如何适应?电子文件、电子档?案发展的需要，已?成为企业各部门所?面临的一项紧迫而?艰巨的任务。 ?电子文件；电子档?案；归档管理 ?如今随着信息化建?设步伐的飞速发展?，电子文件已成为?信息记录的主要形?式，作为一种新型?信息载体，它冲击?着传统的档案观念?和理论学说，对传?统的档案管理模式?也产生了深刻的影?响。电子文件同传?统纸质载体的档案?一样，成为重要的?信息资源和宝贵财?富。因此，电子文?件与电子档案如何?归档管理，如何适?应电子文件、电子?档案发展的需要，?已成为企业各部门?所面临的一项紧迫?而艰巨的任务。 ? 应用现代化管理?手段，特别是办公?自动化的应用给文?件与档案管理带来?了巨大的变化。电?子文件、电子文件?归档以及归档后形?成电子档案的管理?，都极大地丰富了?档案工作的 ? 一、应用?办公自动化的文书?档案管理存在着以?下优点 ?（一）办公效率的?提高。正因为计算?机强大的信息处理?能力，才使得办公?自动化运用简单。?早期受到技术水平?及办公设备的限制?，文件均是手工制?作的纸张文件，在?使用过程中容易受?损且保存时间较短?，而且费时费力，?有时还出现很多错?字、不完整、字迹?不工整、用笔不规?范等现象，影响了?最终的文件使用效?率。此外，很多手?工制作的文件不易?保存修改，降低了?文件内容信息的实?用性，不利于其自?身使用价值的发挥?。在运用了计算机?软件处理后，节省?资源、易于传输、?方便搜索、携带便?易、容易加密、不?占空间的优点显现?出来。文件资料收?集、储存、分类、?统计、查阅等环节?变得有序而方便，?在计算机管理信息?系统中，文书处理?人员、业务人员和?档案管理人员共享?一个办公信息管理?系统，电子文件一?旦形成，可以马上?储存，随时归档。? （二）?存储能量增大。传?统的纸质档案需庞?大的库房和装具来?进行存放和保管，?而电子文件载体所?容纳的信息量是纸?质档案所无法比拟?的。在保管上，它?可以大大节省档案?装具和库房空间，?降低保管成本。 ? （三）?检索快捷，提高档?案利用率。利用者?要借阅纸质档案，?必须到档案室或档?案馆办理借阅手续?，借阅后如需复制?档案，还需办理审?批手续。在办公自?动化系统中，储存?电子文件的信息数?据库是档案部门与?办公业务部门共享?的，用户可通过办?公室的电脑在档案?部门的网络上直接?查找并选择档案信?息，还可方便地复?制存储。 ? 二、应用办?公自动化的文书档?案管理存在着以下?缺点 电子文件?必须经过相应的设?备读取才能让人们?识别；可以在不同?的载体上进行转换?并可同时存在；很?容易被修改而不留?下痕迹；可以不受?时空限制实现信息?共享；能使用文字?、影像等多种信息?方式；由于电子文?件载体的不稳定性?难以保证其长期地?保存；电子文件保?密性受限制；对档?案综合管理人员要?求高等等。 ? 三、针对?实践中存在的问题?提出以下措施 ? （一）建立电?子文件网络归档专?用系统。利用计算?机网络系统，建立?电子文件归档专用?系统，将所有上网?与未上网的、具有?保存价值的电子文?件通过专用系统传?递给档案部门。档?案部门要与办公自?动化与信息管理部?门通力合作，承担?业务指导与监督职?能，选择具有通用?性文本、图像与视?频电子文件格式，?实行统一管理。体?现电子文件的真实?性、完整性、有效?性与安全性。 ? （二）档案?部门必须将计算机?与信息管理等业务?部门移交的具有保?存价值的电子文件?进行脱机保存，脱?机保存的载体要按?照优先顺序依次排?列为只读光盘、一?次写光盘、磁带、?可擦写光盘、硬磁?盘等。不允许使用?软磁盘、优盘等移?动存储设备作为电?子文件长期保存的?载体。 ? （三）对于采取?技术手段对内容进?行“加密”处理的?电子文件，应当在?解密后进行脱机保?存。在储存电子文?件的载体或者装具?上应当注明反应其?内容的检索标识。?在存储涉及国家秘?密的电子文件载体?或者装具上，还应?当具体注明相应的?密级与保密期限，?并严格按照国家保?密法律法