QP-01文件和资料控制程序 安徽绿城房地产开发有限公司.docVIP

1 目的 对公司所有与质量有关的文件和资料进行控制，确保质量管理体系运行的各个环节都使用相应文件的有效版本。 2 适用范围 适用于公司所有与质量有关的文件和资料的控制。 3 职责 3.1 综合管理部负责质量管理体系类、行政管理类文件和资料的管理，以及与质量有关的管理类外来文件、各类权证等的管理。 3.2 工程管理部负责工程技术类文件和资料的管理，包括与质量有关的外来技术标准、规范及图集图样等的管理。 3.3 策划营销部负责发展策划类、销售服务类文件和资料的日常管理。 3.4 计划财务部负责本部门相关文件和资料的日常管理。 3.5前期部负责本部门相关文件和资料的日常管理。 4 工作程序 4.1 文件的分类 公司所有与质量有关的文件和资料分为五类： a）质量管理体系类文件和资料：包括质量手册、程序文件、工作规程及记录表式； b）行政管理类文件和资料：包括各种与质量有关的内部行政管理文件，以及与质量有关的外来文件、权证等； c）工程技术类文件和资料：包括招投标文件、施工合同、地质资料、设计会审纪要、施工图纸、变更联系单、竣工资料等，还包括外来的与质量有关的标准规范及图集图样等； d）项目策划类、前期类文件和资料：包括可行性研究报告、产品策划书、设计委托书、项目开发建设计划、各类报批文件、峻工项目备案等； e）营销策划、销售类文件和资料：包括营销策划书、楼书资料、合同文本、业务手册、广告宣传品、户型图、价格文件及售价表等。 4.2 文件的编号 文件的编号具体按《文件编码规定》执行。 4.3 文件的编写和审批 4.3.1 各类文件的编写、审批及管理部门见下表： 文件和资料类别 组织编写 审 批 人 管 理 质量管理体系类 综合管理部 公司总经理 综合管理部 行政管理类 综合管理部 公司总经理 综合管理部 工程技术类 按《工程技术类文件和资料管理规程》执行 项目策划、前期类 总经理 集团公司董事长 公司总经理 策划营销部 营销策划、销售类 策划营销部 公司总经理 （或其授权人） 策划营销部 4.3.2 与质量有关的文件发放前，须填写《质量文件审批单》，经公司或集团公司相关部门会签/会议评审后，由相应审批权限的公司领导审批。其中质量管理体系文件发放前需报集团公司质量管理部初审，并经集团公司相关职能部门会签或会议评审、分管执行总经理审批后，最终由公司管理者代表审核、总经理（或其授权人）审定；其它类文件的评审和审批流程按相关程序文件规定执行。 4.3.3 红头文件须填写《拟稿纸》，由综合管理部经理在相应栏内进行是否“受控”管理的审批，并由相应权限的领导签发。 4.3.4 各类质量文件的审批人应确保文件是适宜并充分的。 4.3.5 对法律法规等外来文件，各职能部门应通过有关政府部门、行业协会、商业数据库和专业性服务等途径获取，并交综合管理部统一收文。综合管理部负责填写《外来文件处理单》，并由综合管理部经理在相应栏目内进行是否 “受控”管理的审批及确定发放范围，必要时可提请公司法律顾问对文件的有效性进行审核。 4.4 文件的发放 4.4.1 文件发放部门应根据《质量文件审批单》或《外来文件处理单》中确定的发放范围，编制《受控文件发放清单》并进行发放。 4.4.2 质量文件采用书面形式发放时，所有文件的签收人均应在《受控文件发放清单》上做好签收记录。 4.4.3 质量文件以电子邮件形式正式发文的，应由综合管理部统一进行。发送时，综合管理部电子文件发放人员应注明邮件主题，并在选项栏选中“请求每个阅读收条”。收到“已读”回复后，电子文件发放人员应在《受控文件和资料发放清单》上注明阅件人收文时间。若发现有部门或人员没有阅读时，电子文件发放人员应及时电话提醒收文人员，以确保其能及时收到。 4.4.4 质量文件发放部门负责保管《受控文件发放清单》或电子签收记录。 4.4.5 因新员工转正等原因需要增发质量管理体系文件的，应由所在部门填写《增发质量体系文件审批单》，报经综合管理部经理审批后，由综合管理部进行发放。 4.4.6 各文件管理部门应将有关文件和资料报集团公司备案。 4.5 文件的持续适宜性控制 4.5.1 各职能部门均应对本部门所有现行有效的文件建立《受控文件清单》，并在相应栏目内及时标识文件的修改状态。 4.5.2 广告宣传品、楼书等受控文件，不加盖“受控”章，但必须在《受控文件清单》上注明是否为有效版本。 4.5.3对引用的有关法律法规、技术标准等外来文件，须由相应管理部门每年至少核查一次其适用性和有效性，以确认其适宜状态。 4.5.4文件在实施过程中若发现因法律法规、公司组织结构、工作流程等发生显著变化而需修改时，则由原文件编写部门根据实际情况进行修改，并重新组织评审、审批和发放。 4.6 文件的更改