QP·01文件和资料控制程序 安徽绿城房地产开发有限公司.docVIP

1 目的 对公司所有与质量有关的文件和资料进行控制，确保质量管理体系运行的各个环节都使用相应文件的有效版本。 2 适用范围 适用于公司所有与质量有关的文件和资料的控制。 3 职责 3.1 综合管理部负责质量管理体系类、行政管理类文件和资料的管理，以及与质量有关的管理类外来文件、各类权证等的管理。 3.2 工程管理部负责工程（含现场）技术类文件和资料（副本或复印件）的管理，包括与质量有关的外来技术标准、规范及图集图样等的管理。 3.3 营销策划部负责品牌发展、销售服务类文件和资料的日常管理。 3.4 计划财务部负责本部门相关文件和资料的日常管理。 3.5 前期部负责有关前期报建、政府批复类等相关文件和资料的日常管理。 3.6 工程成本管理部负责各项目招标文件、施工合同及工程变更联系单等工程有关文件和资料的管理。 3.7 材料设备部负责本部门相关文件和资料的日常管理。 4 工作程序 4.1 文件的分类 公司所有与质量有关的文件和资料分为五类： a）质量管理体系类文件和资料：包括质量手册、程序文件、工作规程及记录表式； b）行政管理类文件和资料：包括各种与质量有关的内部行政管理文件，以及与质量有关的外来文件、权证等； c）工程技术类文件和资料：包括招投标文件、施工合同、地质资料、设计会审纪要、施工图纸、变更联系单、竣工资料等，还包括外来的与质量有关的标准规范及图集图样等； d）项目策划类、前期类文件和资料：包括可行性研究报告、产品策划书、设计委托书、项目总体开发计划、各类报批文件、竣工项目备案等； e）营销策划、销售类文件和资料：包括营销策划书、楼书资料、合同文本、业务手册、广告宣传品、户型图、价格文件及售价表等。 4.2 文件的编制 4.2.1各类文件的编制、评审、审核、审批流程参见相应程序文件和工作规程的规定。 4.2.2 为保证文件归类明确、便于检索，所有质量文件都应编号，具体按《文件编码规程》执行。 4.3 文件的受控与发放 4.3.1 按照控制力度的强弱，可将文件分为“受控”和“非受控”两种状态。对“受控”文件，一旦发生变更或更新，必须通知原发放范围内的所有使用者，以确保其能及时获取并使用该文件的最新有效版本；对“非受控”文件，则无须通知。 4.3.2 发放受控文件前，发放部门应在受控文件封面加盖红色“受控”章，注明文件分发号。“受控”章使用规定如下： a) 各类合同、图纸类质量文件，具备授权人签字或盖章后即为有效。 b) 日常使用的法律法规、标准规范等图书资料，不需加盖受控章。 c) 用以记录的表格和产生的记录均不盖章。 d) 对有时效限制的临时性文件、一次性文件（如售价表、售楼书、销售计划、内审计划等）不加盖“受控”章，需要时以其他方式（如公司行政公章）明确效力。 f) 当受控文件以行政通知形式发放时，受控盖章在受控文件封面而不是通知上。 4.3.3 文件发放时，发放部门应根据审批确定的发放范围做好发放登记，要求领用人在《文件发放清单》上签收；文件采用电子文本形式发放时，应保留电子签收记录。 4.3.4 需要以公司名义统一下发的文件，由综合管理部按公文管理的流程下发。 4.3.5 因需要增发质量管理体系文件的，应由所在部门填写《文件审批单》，报经综合管理部经理审核，管理者代表审批后，由综合管理部进行发放。 4.3.6 各文件管理部门应将有关重要文件和资料报公司备案。 4.4 文件的接收与使用 4.4.1 各部门接受到文件后，应执行收文登记与处理流程，填写《收文登记表》、《收文处理单》等相关表格，重要文件还应组织内部学习和传阅。 4.4.2 对外来文件的控制，参见《外来文件控制规程》。 4.4.3文件持有部门应妥善保管文件，确保文件清晰、易于阅读、识别和检索，防止缺损和丢失，防止误用作废或失效文件。 4.5 文件的核查与修订 4.5.1 公司各职能部门应形成《在用有效文件清单》，登记在用文件的名称、编号和版本号，并及时更新。 4.5.2 公司各职能部门应每年组织一次文件有效性核查，以确定在用文件有无更新或修订必要。 4.5.3文件修订时，应由原部门组织修订，并按原流程进行审核、审批和发放。 4.6文件的保存与移交 4.6.1 对归档文件和资料的保存和管理，执行公司《档案管理制度》的相关规定。 4.6.2 对各部门分别保存的文件资料，由部门专/兼职文员负责收集、整理。文书档案管理要求详见《文书档案管理办法》，工程资料整理要求详见《工程资料管理标准》，特种档案整理要求详见《特种档案管理办法》。 4.6.3 每年5月底前，由部门专/兼职文员将上年度部门形成的具有长期保存价值的文件资料预立卷，并与综合管理部协商归档及移交事宜。 4.6.4 文件移交时，交接双方应填写《文件移交清单》，清单一式两份，由双方经办人确认