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办公自动化与电子文件 办公自动化与电子文件概述 主讲人：王梓熠 第一节 办公自动化概述 一、办公自动化的概念 是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人－－机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源，提高生产效率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的效果，以达到既定目标。 二、办公自动化系统构成要素 人员 组织机构 办公制度 技术工具 办公信息 办公环境 三、办公自动化系统的基本功能 数据处理 文字处理 声音处理 图形图像处理 文件处理 电子邮递 电子会议 电子报表 电子日程管理 电子行文管理 第二节电子文件的概念与种类 一、电子文件的概念 是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件 数字信息 文件（文件三要素：内容、背景和结构的统一体） 二、电子文件的种类 按电子文件的信息存在形式分类 文本文件（Text）：XML/RTF/TXT 数据文件（Data): 图形文件（Graphic) 图像文件（Image) 影像文件(Video):MPEG/AVI 声音文件（Audio)：WAV/MP3 命令文件（计算机程序，Pogram） 多媒体文件（Multimedia) 超文本文件（Hypertext) 按文件的功能分类 主文件：指表达作者意图、行使职能的文件。 支持性文件：指生成和运行主文件的软件。 辅助性、工具性文件；指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件 主文件和支持性、辅助性、工具性文件是相互作用，相辅相成的。 按文件的生成方式分类 原始文件 转换文件：Tiff(黑白）Jpeg(灰度、彩色） 数字化：用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 纸质档案数字化：采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 （中华人民共和国行业标准：DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范) 三、电子文件的生命周期 文件生命周期理论 （20世纪50年代英国伦敦大学教授艾利斯提出文件运动的‘三阶段） 现行文件 半现行文件 非现行文件 办公室 文件中心 档案馆 电子文件生命周期 设计阶段 形成阶段 维护阶段 第三节 电子文件的特点 信息的非人工识读性 系统依赖性 信息与特定载体之间的可分离性 信息的易变性 信息存储的高密度性 多种媒体的集成性 信息的可操作性 第四节 电子文件凭证作用的保证 电子文件原始性的认定 影响电子文件原始性的因素 易于修改 制作过程的虚拟化 计算机软硬件的更新换代 不再具有固定的存储载体 不再具有特定的字迹 鉴署技术不普及 电子文件原始性应以文件中所包含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。 加强技术措施确保电子文件的原始性 加密技术 签署技术（电子签名法2005年4月1日施行） 消息认证 身份验证 防火墙 防写措施 加强管理确保电子文件的原始性 电子文件全过程管理 加强对电子文件制作和管理人员的管理 电子文件对制作过程要职责分明 建立电子文件全过程管理的制度 建立电子文件管理的记录系统（实时记录） 电子文件长期可存取技术 仿真 迁移 载体转换保护技术（缩微、纸质） 电子文件格式转换 《电子文件格式转换及归档系统》 第九章 电子文件管理 第一节 电子文件的管理原则 全程管理原则 前端控制原则 前端（文件的形成），中端（处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动），末端（永久保存或销毁） 前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略 前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念 真实性保障原则（身份识别、权限控制，操作日志，防错漏、防调换标记，防止非法使用） 完整性保障原则（相关文件数量齐全，本身完整） 可读性保障原则 实行统一管理的原则 第二节 电子文件的办理程序 电子公文的发文办理程序 生成 审核 修改 内、外部会签 核稿 签发 编号 分发 登记 电子公文的收文办理程序 收文登记 拟办 批办 承办 跟踪 传阅 注办 公文运转子系统流程图 第三节 电子文件的鉴定 电子文件鉴定工作的内容 电子文件的鉴别工作（对象） 电子文件的内容鉴定与技术鉴定（双重鉴定） 电子文件的处置 对电子文件鉴定过程的记录 电子文件的内容鉴定 电子文件内容鉴定的基本方法 职能鉴定法和内容鉴定法 电子文件内容鉴定的步骤 制定电子文件保管期限表 将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护 鉴定归档前的文件 鉴定期满文件 电子文件的技术鉴定、处置及鉴定过程监控 电子文件的技术鉴定 真实性鉴定 完整性鉴定