城市推广会议执行规范.pptVIP

城市推广会议 执 行 规 范 城市推广会议定义 城市推广会议是指：某个产品在某个城市举行的一场品牌推广会议，或是在多个城市中举行的多场全国巡回品牌推广会议。 典型举例：拜阿AHA聚焦中国 IAS中国行 阶梯工程等 执 行 规 范 目 录 Ⅰ 会议沟通与确认 Ⅱ 会议准备 Ⅲ 会议执行 Ⅳ 会议结束及报告 Ⅴ 应急预案 Ⅰ 会议沟通与确认 ⅰ.与市场部沟通 ⅱ.销售代表沟通 ⅲ.酒店沟通 ⅳ.物流供应商沟通 ⅴ.AV供应商沟通 ⅰ.与市场部沟通 1、相关会议设计稿件沟通（最迟2周前） 2、会议物品、设备清单沟通（最迟2周前） 3、会议执行流程（最迟1周前） 4、会议日程、地区、讲者、主席沟通（最迟1周前） 5、会议所需其他展示支持文件（video、串场PPT） 6、酒店合同（最迟1周前） ⅱ.销售代表沟通 1、落实场地（最迟1周前） 2、落实当地主席 3、落实品牌展示物数量，如数量与场地布置要求不符 立即向市场部反馈 4、确定会前会沟通时间（至少提前一天） ⅲ.酒店沟通 1、确认进场时间 2、确认货物接收并妥善保存 3、确定会议要求的会场布置 4、确定酒店需提供的物品（如：投影幕等） 5、确认市场部要求的其他事项 ⅳ.物流供应商沟通 1、发货管理 ①发货检查先直接电话到仓库管理员，再与调度员沟通 ②每月整理货物一次 ③如货物出现同时多套回京，增加库房物料整理工作一次 2、收货管理 ①正常运输:会议开始前24小时第一次跟踪货物,确认到达情况 ②非正常运输：提前12小时，第二次确认货物到达情况 ③会议前4小时货物未到立即开始采取紧急预案处理 3、特别事项：提前一周注意目的地天气情况，特别是在冬季大雪和夏季大雨时节；另外要提前备份好制作物料的电子文件，以防当地制作物料使用 ⅴ.AV供应商沟通 1、继续完善长期供应商网络(加强固定供应商服务) 2、AV设备尽可能指定经常使用的品牌（举例：投影仪） ①指定与电脑匹配的品牌投影仪：sony、3M、松下（禁用品 牌：日立与国产品牌） ②当地提前落实投影仪、投影幕备选供应商 3、投影仪供应商到场最短要提前4小时到达，其他供应商根据 会议情况而定，但最短不能低于1.5小时，例如：拍摄等 4、其他供应商储备 Ⅱ 会议准备 ⅰ.第一时间会场保证： ①会议灯光调试； ②音频声音调试； ③投影图像调试； ④话筒音响调试。 ⅱ.会场内布置 按照会议标准布置会场，专家名牌及现场主席 台、易拉宝征求当地客户代表意见摆放 Ⅱ 会议准备 ⅲ.会场外布置 会议开始前1.5小时，引导指示牌最后检查 ⅳ.会议资料 执行人员负责携带的相关资料，按照客户市场部的要求，及时交给当地销售代表 Ⅲ 会议执行 1、必须有专人操控电脑 2、需安排专人控制现场灯光及专家名牌更换 （1人执行会议此项交由当地客户代表负责） 3、会议照相、会议摄像等与客户确认（如客户要求 再做安排） Ⅳ 会议结束及报告 1、会议结束后按照市场部规定收集相关会议资料 2、按周提交会议数据报告、会议问题汇总、评估表 数据及会议现场照片2张 3、全部会议结束后，提交会议总结报告及总决算 因为最后总决算需要向客户提交每站会议的交通 票据，所以执行人员需要在每站会议结束后复印 本站的票据，并交由专门的人员统一保管，便于 最后做决算时使用 Ⅴ 应急预案 ⅰ.布场时间短（2小时左右或更短） 注：一般会议布场时间最短需要3个半时；而造成布场时间短的主要原因是由于前一场有其他会议占用时间 1、与当地销售代表、酒店负责人及供应商开会明确各自分工 2、专人负责电脑和答题器安装测试 3、专人负责指挥拉网搭建、讲台桌椅摆放、投影幕摆放等会 场布置 4、与上一场会议负责人沟通，确定上一场会议撤场时间及撤 场人员安排 5、待前场会议结束，迅速进场布置会场 ⅱ.货运---不能按时到达或货运出错 1、如会议开始4个小时前确认货物无法到达，向市场部及时通 报并立即采用应急预案;会场内外首先落实布置：落实名 牌、会场引导(酒店打印)