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第一太平戴维斯行政部手册(住宅,别墅)..doc
行政部运作手册
住宅 ( 别墅 )
二零零八年五月
第一太平戴维斯物业顾问(成都)有限公司
目 录
会议制度 2
办公用品管理规定 3
合同管理规定 5
服务标识管理规定 9
名片、图书、工作证管理规定 12
文书管理规定 15
档案、资料管理制度 21
档案管理操作规程 22
档案、资料借阅制度 27
常用办公设备的使用管理规定 28
员工宿舍管理规定 31
宿舍十不准 34
车辆管理规定 35
会议制度
会议是传达、贯彻上级精神、总结经验、表彰先进、批评谬误和统一思想、部署工作的活动。会议要求精练,议题要集中、明确,时间要简短,会议要有准备,讲究效能。
一、例会:包括部门工作会议、部门领导办公会议、员工会议及年度工作会议四种形式。
1.部门工作会议:以部门为单位召开的员工会议。每星期一次(逢星期一上午),由部门经理主持召开。主要检查上周工作,进行工作讲评,研究部署本周工作。
2.部门领导办公会议:由部门经理以上人员参加的公司工作会议。每月一次,由总经理主持召开。主要检查、总结一个月的工作情况,研究、统一下一阶段的工作目标和方向,明确、布置下一个月的工作任务和工作重点。
3.员工会议:由公司本部员工参加的会议。每季度一次,由总经理主持召开。主要进行季度工作小结,分析季度工作形势,表扬好人好事,指出存在问题,部署下一部总体规划、任务和工作措施,以及传达上级的有关精神等。
4.年度工作会议:分半年和全年工作会议,以公司全体员工参加的工作会议。由总经理和有关部门作出会议的安排,提出要求,一般先在部门活动,再由总经理召集部门领导活动,最后召开员工大会。会议主要进行年度工作总结、分析形势、表彰先进,找出经验教训,作出新年度的规划安排和开展年度工作的措施、要求。
二、临时性会议:临时性会议是根据工作需要而不定期召开有关人员参加的会议。根据情况各部门、各级都有权力以各种形式召开会议。临时性会议要议题明确、内容简要、效果明显。
三、会议均包括会前准备、会中组织与会后落实工作。行政部具体负责会的记录和会议精神的落实检查工作。
办公用品管理规定
为加强办公用品的管理合理化,特制定本规定。
一、本规定所称办公用品为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
消耗品:铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹、水蜡、打印油、圆珠笔、钉书针……等。
管理消耗品:签字笔、白板笔、笔式擦、萤光笔、涂改液、打印台、电池……等。
管理品:剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥……等。
二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品,如圆珠笔、橡皮擦……。“部门领用”系本单位共同使用的用品,如:打孔机、大型钉书机、打码机……等。
三、消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
四、管理消耗品文具应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,但纯消耗品不在此限。
五、管理性文具列入移交,如有故障或损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
六、办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”(附表1)交综合部统一采购,次月一日发放。但管理性文具的请领不受上述时间限制。
七、每人及每单位设立“办公用品领用记录卡”(附表面化)一张,由综合部统一保管,于办公用品领用时分别登记,并控制办公用品领用状况。
八、办公用品严禁带回家私用。
九、综合部可向文具批发商采购,其必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存,特殊文具无法采购时,可以经综合部同意授权各单位自行采购。
十、新进人员到职时,由用人单位提出办公用品申请单向综合部请领办公用品,并列入领用卡,人员离职时,应将剩余办公用品缴交综合部。
十一、印刷品(如信纸、信封、表格……)除使用部门有特殊需要外,其印刷、保管均由综合部统一购买。
合同管理规定
一、目的:规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序,确保公司利益、信誉得到保障。
二、本规定适用于物业服务分公司所有合同的管理工作。
三、合同管理的范围:包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。
(一)对外提供服务的合同,包括以下几类:
1.开发/建设单位或业主委员会委托进行物业服务的合同;
2.对外租赁合同;
3.公司承诺提供的常规服务和管理;
4.顾客(业主、住户或其他委托方)委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同;
5.公司车库、车棚、车位使用或泊车合同;
6.其他对外提供服务的合同。
(二)对外委托服务的合
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