OA运行管理办法(试行).doc

******办公自动化系统 运行管理办法（试运行） 第一章 　总 则 为保障******办公自动化系统（以下简称OA）安全、有效、规范运行，根据******企业网建设及OA系统实施要求，结合******实际，特制定本办法。 OA系统运行是指在******范围内，使用用友致远办公通软件处理日常办公业务，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制。 ******OA系统运行应坚持优化业务办公流程程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司公文管理及其它业务管理的有关规定。 OA系统自动对协同工作进行跟踪，并对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入单位（部门）年度考核范围。 本办法适应于******各部室。 第二章 系统运行人员及职责管理 OA系统的运行实行公司信息化建设领导小组领导下的分级负责制。行政办公室负责OA系统的培训、日常维护及技术支持工作，负责OA系统的应用推广、运行管理和检查工作。公司所属单位和机关各部室负责OA系统的操作使用。 公司设立总系统管理员一名，负责OA系统基础数据设置及数据备份；系统管理员应由工作责任心强，具备一定计算机知识的人员担任。 公司行政办公室设立总文档管理员一名，负责对总公司各单位（部门）文档管理员授权及公共讨论区的管理；公司各部室指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。 OA系统使用范围包括公司管理人员及需要使用该系统的其它人员。 第三章 系统运行操作业务管理 OA系统功能包括：协同工作、表单管理、公文管理、电子邮件、文档管理、日程/会议/计划、公共信息、关联人员、关联项目、关联系统等。 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定： 1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。 2、公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。 3、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。 第四章 业务管理规则 发文（单位管理部门发文、会议纪要）。??? 1、公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门经理（或副经理）审核后，提交行政办公室核稿，由行政办公室根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给办公室文件管理员，管理员对文件存档，并分发到各相关部门和人员。??? 2、会议纪要，由办公室人员起草，提交办公室主任审核，主管领导签发，办公室文档管理员归档并发布。 文档管理??? 1、一般文档管理 各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本部室“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。 2、公文文档管理 公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请，由档案管理人员授权后查阅。 ?日常办公??? 1、请假等管理??? 单位人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。??? 2、协同办公管理??? 单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。 3、报表管理 领导需要查看的业务报表，业务人员除了在目标文档中存放并授权领导查阅外，还需要以协同方式传递通知相关领导。??? 4、会议管理??? 召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交办公室发布。??? 5、公告管理??? 由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。 第五章 安全保密管理 OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和集团公司商业秘密保护的有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。 OA系统中公文传输为非