现代职业秘书实务第三版.ppt

第四节 企业社交性公文的写作 一、概述 商务性公文多是以信函形式出现的。企业对外公文主要是用于与公司客户之间沟通。为了取得客户的信赖，在起草公文时就要严格按照对外公文的格式来写，因为公文水平的高低反映出一个企业管理水平的高低，也是上司个人形象的反映。 二、常用的社交性公文例文 请柬 邀请信 贺信 感谢信 唁电 第十四章 档案管理工作 第一节 立卷归档 第二节 档案分类 第三节 档案修整与装订 第四节 档案检索工具 第五节 档案鉴定及保管期限的确定 第六节 档案的保管与借阅 第七节 电子档案的管理 第一节 立卷归档 一、立卷归档 归档范围 归档时间 归档份数 归档手续 二、归档程序 主要是做好文件的排列编号与编目。根据卷内文件的数量、来源、成文时间等情况，按成文时间、主题、作者、名称、重要程度等进行文件排列。排好顺序后，按照排列顺序逐件编号，然后填写卷内文件目录和备考表。 第二节 档案分类 一、常用的档案分类方法 年度分类法 组织机构分类法 问题分类法 二、档案分类方法的综合运用 由于单一的分类法难以满足实际工作的需要，所以，在实际工作中通常将上述三种分类方法结合使用，形成复式分类法。 三、档案分类的要求 正确判定档案文件所属年度。文件上有属于不同年度的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。比如，会议记录以开会日期为根据。 第三节 档案修整与装订 一、整理归档的文件 归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件。 二、修整归档的文件 修裱破损文件。使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱，恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处有磨损的文件；托裱是在文件的一面或两面托上一张纸用以加固文件。 三、会议通知 在会议通知上，要注明开会的地点、时间和会务联系人的电话号码，以便参会者在出现飞机、火车误点等特殊情况下及时联系。会议通知应提前两个星期发出，以便参会者有时间把会议回执寄回。 四、会场布置 如果会场是租借他人的（如租借高级宾馆内的会议室等），那在开会之前秘书一定要亲自去检查一下会场，看看会场服务人员的态度如何、会场的布置和设备情况怎样，对一些关键的细节要作详细的记录。 五、会场布局 圆桌形 “口”字形或“E”字形 “C”字形或“V”字形 教室形 六、会议资料 准备会议资料时，不能有多少会议代表就打印多少份，一定要多打印一些，因为有时可能出现会议代表丢了资料找你要第二份的情况，也有可能会议又临时增加了几位列席代表。 七、会议用具 一般的会议都要准备以下用具：投影仪、投影屏、话筒、粉笔、签到表、板擦、文件袋、指示棒、废纸篓、桌、椅、烟灰缸、笔记本、铅笔等。对于上述会议用具，要根据会议的进程事先进行检查，不要出现临时抱佛脚的现象。 八、检查设备 会议设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音设备、摄像设备等。会议设备一般比较贵重，所以最好派专人负责操作与维护。不论会议设备是由谁提供的，在会前秘书都要对所有设备进行检查，有时还有必要对灯光和投影仪等进行预演。 九、注意事项 秘书作为会议的筹备者，要尽量减少各种事故的发生，至少在主观上不能有掉以轻心和将就凑合的意识。 第二节 会中服务工作 一、会前检查 开会的代表一般是提前一刻钟签到进入会场。在会议代表进入会场之前，