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基于集成数据库系统的预算管理软件 　　【摘要】 文章分析预算管理软件系统需求，并据此提出了系统设计的框架。预算管理软件开发的难点不在软件设计本身，而在于数据采集方式的确定，目前的方案都存在问题。笔者提出了一个解决方案，就是集成的数据库系统。 　　【关键词】 全面预算； 预算管理软件； 会计核算软件 　　 　　现代企业的管理缺少不了信息系统。企业常用的信息系统除了会计核算软件之外，还有各种形式的ERP系统，如MRP，MIS（医院是HIS）等。这些软件系统的数据库是相互独立的，这种独立对于一般的企业应用不会产生问题。然而，当企业推行全面预算，产生了对预算管理软件的需求时，独立的数据库系统的问题就暴露出来了。唯一的解决方案是创建集成的数据库系统。 　　 　　一、预算管理软件的系统需求分析和设计 　　 　　企业的预算管理就是用数据描述企业的发展计划。为了使企业的每一个员工都能够和企业的发展目标保持一致，企业应该推行全面预算。一方面，每一名员工都有自己的预算目标；另一方面，企业的预算指标应该涵盖企业业绩的各个方面，不是单纯的资金预算或单纯的成本预算。而且，为了激励员工努力完成预算目标，预算还应该与奖惩挂钩。因此，从企业的控制激励职能而言，预算是企业的绩效考核系统的具体实施，预算目标也是企业绩效考核指标的分解。 　　预算管理软件方便企业预算管理工作的实施，其基本的功能包括预算编制、预算反馈、预算分析三部分。具体而言，预算管理软件的系统设计如图1。 　　 　　二、预算管理软件开发关键问题 　　 　　从上面的系统设计可以看出，预算管理软件的设计从流程角度而言并没有什么难点，但是什么原因造成了目前预算管理软件在应用上不尽如人意的状况呢？根源在于数据采集设计上。数据采集方式有两种：一是预算管理软件有自己独立的数据库系统，采用这种方式数据采集采用手工录入的方式。二是预算管理软件采用其他企业管理软件的数据，如会计核算软件，ERP等，采用这种方式数据采集采用自动采集的方式。这两种方式都存在着一些需要解决的问题。 　　（一）采用???工录入方式的问题有下面三点 　　1.人员岗位问题 　　不同于会计核算，会计行业形成了特定的行业，有相应的职业规范和行业准则，而企业的预算由于和企业的具体特征有关，没有相应的准则和规范，更谈不上形成专门的职业。也有的企业设置了预算员这一岗位，但是都由会计人员兼任，岗位职责、权利、义务不明确。预算员不知做什么，怎么做，多数认为是分外工作，也没有动力去做。最后导致数据采集成了应付差事，不了了之。 　　2.采集时机问题 　　预算管理是时效性极强的一项工作。时效一过，预算管理也就无法实现事前计划、事中控制的目的，事后的评价就成了单纯的秋后算账了。然而同样是由于预算岗位设置的问题，没有专门的人员有效进行时效控制，预算的数据采集达不到事先需要达到的目的。 　　3.数据冗余、冲突问题 　　预算管理软件独自采集的数据和其他软件采集的数据相比，无非有两种可能：一是两者相一致，这就产生了数据冗余的问题。二是两者不一致，数据之间存在着冲突。这样不仅造成采用预算激励就缺乏公信力，而且数据的鉴证或内部审计也存在着困难。这一问题对于自动数据采集同样存在。 　　 　　（二）采用自动采集数据，数据的来源最多的就是会计核算软件。会计核算软件的数据用于预算管理的用途，存在下面几个方面的问题 　　1.数据统一口径不同的问题 　　由于服务的目的不同，经常会出现在预算管理软件和会计核算软件中采用相同的名称代表不同的数据内涵。预算管理服务目的是企业内部管理，强调数据的可控性，因此利润通常是EBIT，成本往往区分为变动成本和固定成本；会计核算服务于外部投资者，强调数据的客观性，因此利润往往是税后净利润，成本不区分变动和固定成本。这样从会计核算中采集的实际数据就无法和编制的预算目标相比较，必须经过调整之后才能使用，而这一工作缺乏统一的程序和方法，需要一定的专业判断。导致自动采集无法自动完成。 　　2.数据结构不同的问题 　　预算管理是责任会计，特定的数据是和对应的责任人相关联的，因此核心的数据是三维的，即：日期事项、金额、责任人。会计核算目标是生成财务报表，是以企业为主体的实体会计，相比而言，核心的数据是二维的，即：日期事项、金额。两者数据结构不同导致从会计核算软件中采集的数据需要追溯责任人，然而没有原始记录，这是不可能完成的任务。重新整理查找原始记录，工作量等同于手工采集数据，甚至更大。这一点导致从会计核算软件中自动采集数据也不能成为预算管理软件采集数据的方法。 　　3.数据层级不同的问题 　　会计核算软件针对对外报告，因此数据层级是整个企业。而预算管理涉及目标贯彻执行，数据层级是企业中的各个部门。对于某些数据，前