公文常见问题汇总.doc

内部资料 注意保密 公文常见问题汇总 （一） 中国邮政集团公司四川省分公司办公室 2017年5月31日 一、公文文种方面 1.请示和报告混淆 请示是请求上级单位批准或核准事项，报告是向上级单位汇报工作、反映情况、答复询问。请示内容简短，一般不超过1页纸，简要介绍背景后，提出请示事项；要一事一请示，请示会得到上级的批复。报告内容丰富，篇幅不限，报告中不得夹带请示事项，上级单位对报告可以不予回复。报告和请示的结束语不同，请示一般用“妥否，请批复。”报告一般用“特此报告。” 2.意见包上通知的外衣 意见是《党政机关公文处理工作条例》规定的15种文种之一，本身具有独立行文的资格。如可以“关于深入开展某某工作的（实施）意见”为标题印发意见。有些单位、部门常常将意见披上通知的外衣，常用“关于印发某某意见的通知”为标题行文，属文种重复使用现象。 二、公文制作方面 3.主送单位和抄送单位名称不规范 不少单位或部门在起草文件时，一是存在主送或者抄送部门不用全称的情况，如用“企发部”代替“企业发展与科技部”，用“金融局”代替“省金融业务局”等；二是存在抄送单位顺序问题，抄送单位顺序要按照OA通讯录顺序排列；三是存在主送单位写完后加了冒号，抄送单位写完后却不加句号的情况。 一份主送市州分公司、抄送其他单位和部门的文件，规范的称呼和顺序应为： 主送：各市、州分公司 抄送：省公司：公司领导，各直属单位、各专业局，机关各部、室。 4.标题中发文单位的简略 标题包括发文单位、事由和文种三要素。一般来说，标题中的发文单位在某些情况下是可以省略的，有些则不能。对外系统行文时，标题中的行文单位为“中国邮政集团公司四川省分公司”；对集团公司行文或者对兄弟省（市、区）邮政公司行文时，标题中的发文单位可写作“四川省分公司”；在对市、州分公司行文时，标题中的发文单位常常可以省略。 5.编辑正文时添加标题、日期等 在OA中制作公文的“编辑正文”环节，有些人习惯将标题、主送单位、日期、附件等都写进正文里，属于多余。在这个环节，只需要将正文写好即可。其他要素，在成文时系统将自动生成。 6.公文中缺少联系人 在请示等上行文中，需要附注联系人和电话号码，位置在正文后空一行，并以小括号括住。在一些下行文中，因要报送材料，或者有些政策问题可能引起下级单位疑惑，需要留下联系人和电话号码，有些还需要留下地址、邮编等。 三、标点符号方面 7.阿拉伯序号后错误使用顿号 在阿拉伯序号后，习惯使用顿号，如：1、XXX。 正确的标点符号应该是点号，即：1.XXXX。 8.公文文号中的符号错误 在文号中，习惯使用方括号或者方头括号，如：川邮分[2017]34号、川邮分【2017】34号。 规范的标点符号应该是六角括号，即：川邮分〔2017〕34号。 四、精简文件方面 9.提高文件发文规格 省公司本部（含直属单位、专业局）范畴的某项管理办法、制度等，却使用省公司发文，提高了发文规格。 正确的文件类型应该是省公司办公室文件或者部门函。 五、其他方面 10.日期使用汉字 正文落款日期时，有些人习惯使用汉字，如：二〇一七年五月二十日，甚至写成二0一七年五月二十日。 规范的落款方式是使用阿拉伯日期，即：2017年5月20日。 1