高校物资采购内部控制设计.docVIP

高校物资采购内部控制设计 　　摘 要：高校物资采购内部控制的目的是为了规范高校采购与付款行为，防止采购与付款过程中的差错和舞弊。它由请购、审批、采购实施、合同签订、合同履行、验收、付款各环节组成。健全有效的内部控制，能保证组织会计信息的真实完整、财务收支的合法有效、财产物资的安全完整、组织运营活动的效率及效果、组织运营决策和国家法律法规的贯彻执行。除此之外，强化高校采购人员的职业道德素质和专业素质，健全机制加强监督，才能切实增强高校物资采购内部控制执行中的有效性。 　　关键词：高校 采购 内部控制 采购队伍建设 　　中图分类号：G647 文献标识码：A 　　文章编号：1004-4914（2011）07-112-02 　　 　　一、内部控制的含义 　　内部控制制度是现代企事业单位对经济活动进行管理的重要手段，是企事业单位有效管理体系中不可缺少的组成部分。《内部审计具体准则第5号――内部控制审计》将内部控制定义为：“内部控制是指组织内部为实现经营目标，保护资产安全完整，保证遵循国家法律法规，提高组织运营的效率及效果，而采取的各种政策和程序。”健全有效的内部控制，不仅能保证组织会计信息的真实完整、财务收支的合法有效和财产物资的安全完整，还能保证组织运营活动的效率性、效果性以及组织运营决策和国家法律法规的贯彻执行。但由于人为错误、串通舞弊、超越制度、环境变化及成本效益等因素影响，内部控制只能为组织目标实现提供合理的保证，而非绝对的保证。 　　二、高校物资采购的内部控制设计 　　采购与付款控制的目的是规范采购与付款行为，防止采购与付款过程中的差错和舞弊。根据财政部公布的单位采购与付款控制规范要求，单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 　　（一）请购与审批阶段的内部控制 　　1.采购申请控制。物资或劳务的使用部门或个人根据实际需求，填写采购申请，明确要采购物品或劳务等的名称、技术指标、规格、数量、单位、参考价、要求到货时间等内容。大型仪器设备???购计划中所要求的配套设施要符合设备需要。经请购单位或个人盖章签字后，依据购置物品或劳务等的类型，送归口管理部门审批。 　　2.采购审批控制。归口管理部门按职责分工和授权范围对提交的采购申请进行审批。对不符合规定的采购申请，要求请购部门或人员调整或补充采购内容或拒绝批准其采购申请；对于紧急采购情况，要求其在规定日期内补办相关手续；对于重要的或技术性较强的物资采购，要组织专家进行论证，实行集体决策和审批。 　　单位要加强采购业务的预算管理。对于预算内采购业务，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算或预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要对请购申请进行审批。 　　（二）采购实施阶段的内部控制 　　采购申请批准后，由采购管理部门根据采购金额、拟购物资的技术是否复杂、性质是否特殊、用户需要是否紧急、供应商及货源充足与否等情况，来决定具体的采购方式，向采购实施部门下达采购任务单,采购即进入实施阶段。 　　1.采购信息公告控制。采购实施部门接到采购管理部门的采购任务单后，及时将采购信息在本部门网站及政府采购网站公告，在规定时间内符合条件的供应商报名并领取采购文件。采购管理部门要认真审查报名供应商的各种资质原件，确保报名供应商的资质符合规定条件。 　　2.采购具体实施控制。在采购任务具体实施前一天，由采购管理部门在专家库中随机抽取本次采购评审的专家，专家的抽取要遵循以下原则：专业性强、责任心强、无回避限制。采购实施前，专家的名单要严格保密。在采购过程中，专家要保持高度独立性，根据公平公正的原则评标，对参加采购的供应商的资质、技术及商务等作出客观公正的评价，不受来自用户或其他人员的干扰。 　　在采购开始前，供应商要递交采购响应文件并交纳保证金。经办人员要检查采购响应文件是否密封完好；保证金的交纳以汇票形式或汇款，尽量减少现金形式的保证金，保证金的收取要有专人经办；采购活动要按采购文件规定的时间地点准时开始，迟到的供应商不能参与本次采购。 　　学校监察部门要派人参与采购的全程监督。开标前验看标书密封是否完好，有无破损；采购活动是否按采购任务单确定的方式进行；采购过程中要对有碍公平公正的言行加以制止；对有关采购的投诉要及时公正地处理；对整个采购环节出现的内控的弊端，要及时提出修订意见。 　　主持人要公正地主持整个采购过程，不要发表对专家意见产生误导的言论。经办人要如实记录采购主要过程和结果。所有采购参与人员要在采购结果确认单上签名确认。 　　3.采购结果公示控制。采购活动结束后，采购实施部门经办人员要及时公示本次采购结果，以接受社会