制发会议通知.doc

一、国际会议的会议通知 大型国际会议： 第一轮：预通知书，上届会议的开会时间 第二轮：征文通知书 第三轮：注册通知书 第四轮：最终程序 中小型国际会议： 第一轮：征文通知书 第二轮：注册通知书 第一轮通知包括 1.会议的时间、主题 2.会议的日期 3.会议的地点 4.会议联系的途径 （二）第二轮通知： 1.大会主席的邀请信 2.本次会议的组织机构 3.学术题目 4.征文要求 5.会议的初步日程 6.初步的旅游线路 7.会议秘书处的联系方法 8.重要日期（截稿日期等） 9.论文摘要表 10.回执 （三）注册通知 1.邀请信（大会主席邀请信，会议主办方的邀请信等） 2.组织机构、会议主题、专业议题 3.特邀大会报告人、发言人、主持人、嘉宾的身份和报告题目 4.会议的详细议程 5.会议信息 6.会议注册 7.宾馆预订 8.会伴活动 9.会前、会后旅游 10.付款方式 11.取消参会的退款政策 12.其他一般信息 13.会议组织者的联系方式 14.地图 15.注册表 16.宾馆预订表和旅游预订表 二、国内会议的会议通知 （一）国内会议通知的种类 1.按性质分类 （1）预备通知：需事先提交论文或报告材料信息；发布先报名再确定与会资格的信息， （2）正式通知：议程、时间、地点、与会资格。适用于大型会议、重要会议。 2.按发送对象 （1）邀请函 适用：不受本单位约束，小范围，有旧交 优点：礼仪色彩浓重，说明详细 缺点：不够简便，一次性使用 （2）请柬 适用：上级领导、知名人士、兄弟单位的领导 特点：谦敬礼貌、社交性强 （3）备忘录 适用：自然成员、法定成员、本单位人员、下级单位 特点：结构规范、格式统一、成批印刷、长期使用 （4）公文式通知 适用：党政机关、政府部门的行政会议 特点：分条列出、简洁醒目 （5）海报 适用：可自由参观的报告会、说明会 （6）公告 适用：通知对象不明确、通信地址不明确 会议通知的要素 1.会议时间：具体到年、月、日（星期）时、分 （1）开始和结束时间 （2）报到时间 （3）报名的截止时间 （4）接站时间 2.开会地点 会场地点：具体（地名、路名） 报到地点：宾馆名称（地名、路名） 附：交通路线图 3.与会对象 （1）职务、级别、与会性质 （2）与会者范围 （3）能否委托他人参会 （4）能否携带配偶或工作人员赴会 4.与会要求 （1）一般会议 请准时到会、请您务必出席、恳请您应邀光临、请您做好准备，真是参加会议 （2）重要会议、专业会议、技术性会议 参加会议需要履行什么手续、需要做哪些准备工作（会议材料）、是否要求该与会者做大会发言、其他要求准备的事项 国内会议通知的格式 1.请柬 （1）标题：第一行，居中 （2）通知对象：标题下一行、左顶格 单位：特称或统称 个人：尊称+姓名+职务/职称/先生（女士） （3）正文：通知下一行，左空两格；通知各要素（时间、地点、与会人员范围、议题、会议的要求、其他要求） （4）落款：正文下3-4行，右空4格。主办单位名称、发出通知的日期，上下对齐。 2.备忘录 会议通知 致：各部门经理 发自：总经理秘书 日期：2012年8月12日 主题：部门经理的圆桌会议的通知 2012年8月20日上午11：00，在燕都宾馆会议室举行全体部门经理的圆桌会议，下午12:15分将有午餐供应。 如您不能参加，请在8月19日前致电12345告知。 附上一份议事日程。此外，您还将得到一张旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的要求。 我很高兴的欢迎你们出席我们团体的这个重要会议。 附件：议事日程 地图 会议通知的附属文件 1.会议回执 （1）签收型回执 回执 请于×月×日之前将回执寄回。 我准备参加此次会议。 我不能参加此次会议。 公司名称 个人署名 （2）表格式回执 2.委托书 例文： 委托书 兹任命（人名）和（人名）作为我的代理人参加（日期、时间）在××举行的××股东会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理，不管此次会议如期还是延期召开，他们都将作为我的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。 委托人签名： 受托人签名： 身份证号： 身份证号： 委托人股东账号：