技术服务部收发货制度及流程.docx

技术服务部接发货制度及流程一、总则1. 目的是对售后接发货工作做到统一管理；2. 明确并对现有的工作流程做进一步优化，加强管理，提高工作效率；3. 此管理规定适用于技术服务部接发货组，接发货组人员现有肖建、王文武、颜东茂、刘宇、范方丽5人。二、管理规定细则1.售后接货流程1.1 技术服务部指定接发货对外联系人员（肖建、王文武），接到提货信息后，填写《内部信息通知单》，提供给部门发货组指定发货员（颜东茂、刘宇），发货员签字接受接货任务。（《内部信息通知单》内容包括：接货单位、地址、电话、接货件数、接货金额等尽可能详细的信息）；1.2原则上，本部门不接收未提前通知或未经相关人员许可的到付货物。（相关规定详见附件1）； 1.3 接货员（颜东茂、刘宇））根据《内部信息通知单》中的信息及时提货，提货时一定要索取运单、发票、提货单等提货单据。货物到厂后，接货员做好《提货记录》，拆箱后通知部门指定人员（肖建、王文武）核对物料，物料核对完成无误后，部门指定人员应在《提货记录》上签字确认，并由接货员将提货所花费的费用在一个工作日内录入CRM系统；1.4部门指定人员（肖建、王文武）打印《退库单》或《销退单》，将物料退回库房。注意：需要退库的货物如果是单元半成品或板件半成品，货物直接退库房《待修仓》，并将其中的一联单据交予产品中试部；如果是原材料或整机半成品，应先经过品质管理部检验，根据品质管理部的检验结果再退到相应的仓库；对于不合格的物料，如需报废，参考《报废流程》文件做报废处理。2. 售后发货流程 2.1 部门指定人员（肖建、王文武）将《销售出库单》或《费用领料单》和《发货确认单》、发货唛头同时交予发货组（颜东茂、刘宇），发货组人员应签字接收； 2.2 发货组根据《销售出库单》或《费用领料单》到仓库领料，并按照不同物料的包装要求进行包装，包装箱内应附带一份《发货确认单》，包装箱外贴唛头； 2.3 《销售出库单》或《费用领料单》、《发货确认单》及发货唛头应写明收货单位、地址、联系人、电话及到货日期等发货信息，发货组按照对外接发货联系人员对于货物运输方式的要求发货； 2.4 对于承运方上门取货的情况，部门接发货人员在交付货物或运费时，务必索要收据和发票，若承运方无法当时提供发票，可先支付部分定金，待发票开出后向承运方付清余款。收据和发票应复印后于每日汇总交至范方丽处存档备查； 2.5 发货运输方式的确认由专人负责界定，具体流程为：需要发货的区域经理或技术人员联系部门指定的接发货对外联系人员（肖建、王文武），对外联系人接到发货通知的同时，沟通确定现场所需货物的紧急程度、发货终点的距离、发货费用等运输方式选择的重要因素，决定所使用的承运方，经范方丽审核确认后进行发货，并整理记录，存档备查。3.接发货数据统计3.1 部门发放给接发货人员（颜东茂、刘宇）每人6000元作为接发货周转资金；3.2 接发货人员应及时填写接发货报销票据及统计表格，并于每日下午4:30前将当日收发货记录上报至范方丽处存档备查；（详见附件2）本制度由三. 附则1．本制度仅供部门内部参照使用。 2．本制度自2013年9月1日起生效。附件1：关于到付货物的通知各销售总监、大区经理、技术服务经理，为规范公司接发货工作，控制非正常费用，现针对到付货物提出如下要求：如外地寄货需要到付，请务必及时联系接发货联络员（肖建、王文武），通过对货物运输、包装等费用进行评估，确认合理后方可进行后续的邮递、支付流程；原则上不接收未通知、许可的到付货物。如发生此类事宜，公司对于已到货物不予接收，客户由此产生的财产损失，我公司不负责任；原则上不接收无正规发票、费用超标的到付货物；客户自行发货，建议客户采用正规物流，以免影响接货及公司内部报销周期；客户自行发货时，一定将最终用户名称、联系电话写在包装箱内，以便公司入库、走账，否则将无法追溯到源头客户。；接收无正规发票的到付货物。请各总监、经理及时通知辖区内的所有公司客户，未按照上述规定发出的货物，技术服务部有权不予接收，所造成的相关损失，由相应责任人承担。此通知自2013年10月1日执行，谢谢您的合作与支持。北京合康亿盛变频科技股份有限公司技术服务部2013年9月26日附件2：2013年XX月份物流费用统计表序号日期性质人员名称型号数量物流公司最终用户费用报销金额报销日期1　　　　　　　　300300　2　　　　　　　　15　　3　　　　　　　　70　　4　　　　　　　　400　　当日小计　　　　　　785300　当日剩余周转资金5515