Unit 16 传真与 及电子邮件 商务信函的写作 PPT 外贸函电.ppt

Unit 16 Fax and E-mail传真与电子邮件;16.1 Introduction（简介） ;16.2 Fax（传真）;1．Heading（标题） 传真的格式并不固定，许多公司都有自己专门的传真格式（参见图16-1）。 传真的顶端一般会有显眼的字样，例如“TELEFAX”、“TELEFAX MESSAGE”或者“FAX MESSAGE”。公司的传真一般都含有本公司名称和标志，并在传真的显眼位置以大字体突出。;传真的标题一般包含以下信息： TO：接收方信息，可以是注明地址的公司名，也可以指定具体接收人。 ATTN：指定接收人。如果在TO栏中只给出了公司名，那么可以在此注明特定接收人；如果TO栏中已明确了指定接收人，则不必加入此项。 FAX NO.：接收方的传真号码。 FROM：发送方信息，可以是公司名，也可以是具体的发送人。 DATE：传真的发送日期，也可以改用TIME来标出具体的发送时间和日期。 FAX NO.：发送方传真号码。 PAGE：传真的页码信息，包含总页数和当前页数。;Trendsetters Inc. 160a Oak Avenue, New York, USA Tel:Fax:FAX COVER SHEET TO: Shanxi Textile Imp. Exp.Corp ATTN: Mr. Wu Wanlong, Manager FAX NO.: 0086-29-334876 FROM: Trendsetters Inc. DATE: Sep.23, 2003 FAX NO.:PAGE: 4 INCLUDING COVER SHEET;2. Text（正文） 和商业信函相比，传真正文内容显得非正式一些。 传真正文前也要用称呼语，比如“Dear Mr.…”等，结束时也有“Best Regards”等，也使用商业信函中经常出现的程式化语句，如“Many thanks for your … of …”等。 在传真结尾，通常有发送方负责人的签名。通过普通传真机发送传真时，签名必须采用完整形式，而不用缩写形式。通过调制解调器发送的传真则不包含签名。 ;3. Samples（传真样函）传真样例一：;Dear Mr. Causio, This is an urgent request for a consignment to replace the damaged delivery that we received, and of which you have already been informed. Please airfreight the following items: Cat. No:Quantity:RN30Ag20L265070100The damaged consignment will be returned to you on receipt of the replacement. Yours sincerely, L. Crane L. Crane Chief Buyer;传真样例二： ;Unit Price USD50, inclusive of insurance and shipping Delivery Date November 28, 2000 No. of different patterns 15 (your “Cool Bear” selection) No. of colours 10 (beige, peach, yellow, cream, white, rose, burgundy, russet, stone and azure) Terms of payment30 days presentation (irrevocable L/C) Discount 3% We look forward to doing more business with you in the future. Best regards. John Fagurson John Fagurson Chief Buyer;16.3 E-mail（电子邮件）;Bcc：（Blind carbon copy）匿名副本收件人地址栏。这些收件人同样会收到邮件副本，但是他们无法知道还有谁收