QAP 04 02文件控制程序.docVIP

修改历史记录一 变更 日期 版本 变更 申请号 变更说明 1.0 目的 本程序的目的是保证在质量体系运作中，文件正确受控。 2.0 范围 适用于本公司质量体系文件控制，包括外来文件及图纸。 责任 3.1 文件控制人员应分发和控制与质量体系相关的文件。 3.2 每个部门文件管理员负责本部门每一个文件站的文件管理. 3.3 所有员工有责任保持受控文件的整洁. 3.4 涉及商业机密的文件各部门应负责保密。 4.0 程序 4.1 术语：无 4.2 流程图 部 门 流程 表 单 需修改部门 需修改部门 需修改部门 需修改部门 需修改部门 相关部门 总经理 文控人员 修改申请表 （QD-04-001） 历史修改记录表一 (QD-04-002) 历史修改记录表二 (QD-04-003) 修改申请表 （QD-04-001） 修改申请表 （QD-04-001） 修改申请表 （QD-04-001） 4.3 文件批准和发布 4.3.1 本公司的所有质量文件架构分为四层 质量手册和所有的程序文件都应由各部门的编写人通过填写修改申请表(QD-04-001),由各个部门经理审核并且由总经理批准后，发布。 4.3.3 所有部门文件都应由相关人员审核，并由相关部门经理批准发布。 4.3.4 一旦批准, 文件应该被送交文件控制人员发行。 4.3.5 质量手册及程序文件的最新版本以软盘保存作为备份, 由文控人员按文件控制程序管理。 4.4 文件修改和变更程序 4.4.1 为防止对文件任何未经授权的修改,质量手册和程序文件的修改必须由相关部门的编写人通过填写修改申请表(QD-04-001) , 正式提出申请,再按程序编制、审核、批准后实施更改,并填写历史记录表一（QD-04-002）。如变更程序文件引用的表单,则只需相关部门经理批准, 将不会影响程序文件的升版。其他所有文件和表单的修改只需由相关部门的编写人通过填写修改历史记录二(QD-04-003), 然后按照程序编制、审核、批准后实施更改。 4.4.2 文件修订时必须用“#”标示修改的条款。 4.4.3 批准后,修订的文件和变更申请表都应送交文件控制人员以便作相应的更新。如: 版次升版, 更新原件 公司的文件版本从01开始。文件升版后，版本递增一个版 次，以02,03…的形式升版。如有客户要求，则相关质量文件的版本用客户要求的形式。整份文件的版本号应反映文件中的最高版次。 4.5 文件分发、收回、增补和作废文件控制系统。 4.5.1 所有颁发的受控文件应盖有“受控文件章”,未经许可复制受控文件是不允许的。如确有必要需复制受控文件，须由文控人员加盖“不受控章”。 图章样本 (红色) (蓝色) 4.5.2 文件的发放由文控人员按分发工作站代码进行分发,详见工作站代码清单 4.5.3 文件控制人员应该进行发放登记，并在第一次发放时请工作站负责人签收, 工作站负责人应妥善保管好工作站文件。 4.5.4 每次分发图面时，工作站负责人应在分发/签收表（QD-04-007）上签收。 4.5.5 文件控制人员应及时更新各工作站文件。 4.5.6 发放最新文件时, 文件控制人员应该收回旧版文件。 4.5.7 旧版文件盖上“作废”章并由文控保留，以备查考。 图章样本 (红色) 4.5.8 I/II级质量文件需永久保存，其余文件的保存期限参见记录保存 期限清单。 所有颁发的受控文件如需要增加颁发份数,应填写文件增补申请单(QD-04-004),批准后交文控补发文件。 4.6 文件编制方法 QMS-00-01 QAP-XX-XX WI-XX-XXX QD-XX-XXX QF-XX-XXX