秘书学概论6日常工作(上).ppt

第六章 日常工作（上） 第六章 日常工作（上） 《秘书学概论》 * * 第六章 日常工作（上） 第六章 日常工作（上） 第一节 办公室管理 第二节 通讯工作 第三节 接待工作 第四节 日程安排 * * 第六章 日常工作（上） 第一节???办公室管理 一、办公室管理的作用 1、办公室是指挥部 2、办公室是工作室 3、办公室是“窗口” 二、办公室布置与布局 1、小办公室 2、大办公室 3、接待室、会议室 * * 第六章 日常工作（上） 三、办公室管理的内容与要求 1、整洁:整齐 清洁 2、安静 3、光线、空气与温度 4、色调与美化：色调——单纯柔和 5、设备与用品 * * 第六章 日常工作（上） 第二节 通讯工作 一、电话接打 1、正确、有效、礼貌 2、接听电话的程序和要求 3、打出电话的程序和要求 二、邮件收发 1、邮件收进的程序和要求： 分类- -拆封- -登记- -分送- -阅办 2、邮件发出： 内容校核- -信封- -邮件寄发 3、现代通讯事务： 1）传真；2）电传；3）电脑网络通讯 * * 第六章 日常工作（上） 第三节 接待工作 一、接待工作的类型及方式 1、接待类型 2、接待方式 1）迎送式 ； 2）引见式；3）参与式； 4）陪同式； 5）完全式 二、接待工作的原则与要求 1、文明礼貌 2、负责 3、与人方便 4、讲求时效 5、按制度办事 6、遵守纪律 * * 第六章 日常工作（上） 三、接待工作的程序与内容 1、内宾接待的一般程序与内容 ⑴接受任务→⑵了解来宾→⑶制订计划→⑷预订食宿→⑸迎接来宾→⑹商议日程→⑺安排会谈→ ⑻陪同参观→⑼送别客人→⑽接待小结 2、外宾接待的一般程序与内容 ⑴接受任务→⑵了解来宾→⑶制订计划→⑷预订食宿→⑸欢迎来宾→⑹商议日程→⑺礼节性拜访→ ⑻宴请→⑼正式会谈→⑽签订协议书→⑾陪同参观游览→⑿互赠礼品→⒀欢送来宾→⒁接待小结 * * 第六章 日常工作（上） 第三节 日程安排 一、 日程安排的原则和要求 1、服从于组织的总目标和整体计划 2、区分轻重缓急——先远后近，先重后轻 3、随时补充、调整——不可墨守成规，应随机应变 4、提示和督促 5、酌留弹性、劳逸结合——不超过工作量的50% * * 第六章 日常工作（上） 二、订约事宜 1、事先征求上司意见— 正式邀请：请柬 非正式邀请：电话 2、再次确定，及时提醒 3、善用台历和备忘录 三、差旅事宜 1、做好准备工作— 制定差旅计划，领取经费 办理车、船、机票，预备生活用品 与对方单位联系妥帖，预定客房 办理护照、签证 2、旅途服务：生活服务、身体健康、人身安全 3、随时联络 * * 第六章 日常工作（上） 情境操作题 一、小张上岗作秘书才一个月，工作热情很高，他知道秘书待人接物也能向社会展现出公司的形象。因此凡有客来访，他必热情相迎，主动握手问候。你认为小张的做法有无不妥？如有，请指出问题出在哪里，并请你谈谈秘书人员应如何做到亲切迎客。 二、有客人来厂里要见厂长，秘书小张引导他到厂长办公室。请问，小张应如何正确引导客人？ 三、某位客人与张厂长约好上午10：00会面，张厂长却因临时有事处理不在办公室。请问，当这位客人到来后，秘书应如何接待？ * * 第六章 日常工作（上） 情境操作题 四、某厂办公室主任通知秘书小王，后天将有参观团来本单位参观学习，并让小王提前做好接待室环境准备工作。请问小王应如何做好这项工作？ 五、一位贸然来访的客人要见领导，身为秘书，应当怎样接待？ 六、小关在机场接到了来访的客人后，抢着帮客人提行李，并引导其乘车。他先将行李放入后备箱，接着打开小轿车的前门，请客人坐在司机的旁边，然后自己坐在右后座。小关的做法有何不妥，请说明原因。 * * 第六章 日常工作（上） 第六章 日常工作（上） 第六章 日常工作（上）