浅析计算机信息化管理在会计档案中的应用.docx

浅析计算机信息化管理在会计档案中的应用文/郭拉娣(大原市环境科学研究设计院)摘要:会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分。随着计算机技术的不断发展，如何做好运用计算机管理会计档案工作，已经成为会计工作发展中的一个新的研究课题二作者结台自身的工作实践以及恨据计算机信息化管理在会计档案中的特点，对本单位的计算机信息化管理会计档案存在的主要问题作了阐述，并提出了相应的对策关键词:会计档案;科学管理;计算机会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，会计档案的收集工作是将会计在各个工作环节中形成的档案材料集中收集、保管起来，并使之科学地开发利用，从而形成完整的经济信息系统，为发展社会主义市场经济服务。传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，是记实和反映经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严厉性、不得随意篡改。单位实行财政会计软件以后，有了很多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点，包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。因此，会计档案的科学管理对已步入信息时代，在当今社会具有重要的现实意义。会计档案是重要的经济档案，随着会计电算化技术的广泛应用，会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化，原来手工记账中的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代，由传统意思上的档案变为了信息化档案。一、会计计算机信息档案的特点 (一)会计计算机信息化档案的载体多样性 会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下: 1.来源的广泛比 会计档案来源于具有独立会计核算的单位二因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。 2.内容的专业性 会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。 3.形成过程的严密性 会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。 传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。实行会计电算化后形成的会计档案，既保留了传统意义上书面纸质的会计档案，又包括存储在计算机硬盘、光盘等存储介质中的会计数据和相应电算化环境下的财务软件系统等。 (二)表现形式的特殊性传统的会计档案直观性强，主要以书面纸质形式保存，不借助任何技术手段而直接查看会计信息，但记录信息量低，占用空间大，数据查找不便且不容易保管。计算机信息化会计档案必须在特定的计算机硬件和软件环境下才能使用，对计算机系统的依赖性很强，记录信息量大，占用空间小，数据查询简单方便且容易保管。(三)信息处理的便易性 计算机信息化会计档案因其会计信息的数字化，大大提高了会计档案的利用效率，便于会计档案信息的资源共享，但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险。 (四)保管条件较高计算机信息化会计档案存储介质十分精密，电子数据容易因温度、湿度和其池意外情况而丢失，对使用存放环境要求较高。二、计算机会计信息化档案管理中的问题及对策 (一)安全性计算机会计信息化条件下，会计档案的调阅将不再完全依赖于手工的查账，会计信息资料可以直接由软件查询，或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料，从而在会计信息档案的管理中保证档案的安全是首要问题。确保信息化档案安全首先要完善管理制度，根据相关法律法规和信息化档案的特点，制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度，特别是要建立权限分级制度，实行岗位专人专职制度，对不同岗位赋予不同权限，在计算机会计电子档案管理中负有不同职责，采取不相容职责相分离措施，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。 (二)维护性 在会计信息化档案管理中除了上述的安全性问题外，还有一个问题也是极其复杂和困难的，那就是会计信息化档案的维护工作，它要求其操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识，还应具备一定的财务管理方面的专业技能与计算机硬件知识。培养高素质的维护人员是作好会计信息化档案维护难题的前提，一方面，要对在职