质量管理体系文件编写指导书.doc

管理体系文件编写指导书 1 目 的 为使集团公司的管理体系文件编写规范化，特制定本指导书。 2 范 围 适用集团公司管理体系文件的编制和编码标识。 3 引用标准 GB/T 1.1 标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写规则 GB/T 19000 质量管理体系 基础和术语 4 职 责 4.1 检测分析中心负责组织集团公司相关管理体系文件的编写及格式的管理。 4.2 管理体系各单位根据本指导书，编写管理体系文件并进行有效控制。 5 管理内容及要求 5.1 体系文件分类 公司管理体系文件包括手册、程序文件、作业文件、质量计划、外来文件、记录表式等。 5.2 编写原则 5.2.1 遵循PDCA管理原则，可采用流程图的形式描述各个过程。 5.2.2 以标准为依据，满足实际需要，标准条款要求应体现在管理体系文件中。 5.2.3 实事求是，具有可操作性。管理体系文件编制应结合自身产品特点、组织规模、管理特点和活动过程的需要，切合实际，便于检查，有利管理。 5.2.4 管理体系文件要保持合理编写顺序，具有逻辑性。文件内容应正确、清晰、完整，措辞准确、通顺，易于理解，不使用可能引起误解的语言，遵循语言文字规范，例如：使用标准或规范的名词、术语和概念，特殊情况下应予以必要的说明。涉及产品或过程的名词、术语和概念应使用本行业或专业约定的提法。文字表述应力求准确、平实和明快，防止含混不清或二义性。正确使用数字、符号、表格和图片资料，规范使用定量描述的方法和法定的计量单位。 5.2.5 各层次、各单位之间要统一协调，下一层次的管理体系文件要对上一层次的管理体系文件保持一定的连续性和继承性，注意与基础文件协调一致。管理体系与其它管理体系之间应相互协调。 5.3 文件格式 5.3.1 版面 统一用Word文档编辑，A4纸纵向，特殊情况下可用A4横向或A3横向；页边距上、下、左、右均为22mm，幅面允许偏差±1mm；页眉15mm，页脚17.5mm； 正文要求：正文标题宋体三号，加粗；正文内容章节名称，宋体四号加粗；正文内容宋体小四号。以上行距23磅±3磅；附录及正文中的表、注宋体小四（根据实际情况可最小调整至宋体小五），行距18磅±2磅；章、条、段前段后等均为0行。 5.3.2 封面 封面要有公司名称、文件层次、编码、上分隔线、文件名称、版号、管理部门、受控状态、发放编号、编制、审核、批准或标准化审查、下分割线、发布和实施日期。具体见表1。 表1 封面编写要求 序号 内容 位置 字体字号 说明 1 公司名称 封面第一行居中 宋体二号 山东广富集团有限公司 2 文件层次 封面第三行居中 宋体二号 文件层次分为手册、程序文件、作业文件和其他文件 3 管理体系编码 封面第一行或第二行靠右 宋体四号 按《文件控制程序》进行编码 5 上分隔线 编码下方 分隔线粗0.75磅，长度与页面宽度一致 6 文件名称 封面第三行居中 宋体小初/ 宋体一号 文件名称由管理对象和业务特性两部分组成 7 版号 在每页上表格中体现或封面第四行居中 宋体四号 可用“(第×版)”或“(试用版)”表示，其中“×”用汉字一、二、三……表述 8 管理部门 封面 宋体四号 即文件的编制部门，用简称 9 受控状态 封面右上角，约第二行 盖红章 文件分为“受控”和“非受控”两大类，由文件管理部门根据需要加盖“受控”或“非受控”印章 10 发放编号 封面右上角，约第二行 宋体四号 由单位代码和发放顺序号组成，由文件管理部门加盖“单位代码”章，在“单位代码”章后填写发放顺序号，中间用“—”划分 11 编制 封面 宋体四号 即文件的起草人 12 审核 封面 宋体四号 审核、批准权限参照《文件控制程序》附表 13 批准 封面 宋体四号 14 标准化审查 封面 宋体四号 / 15 下分隔线 发布实施日期上方 分隔线粗0.75磅，长度与页面宽度一致 16 发布实施日期 封面倒数第一行 宋体四号 由管理部门确定发布和实施日期，年月日采用“××××-××-××”格式 5.3.3 文件审批单和更改履历表 文件审批单、更改履历表置于封面之后或在封面上体现，以表明文件审批、更改状态。 5.3.4 正文 5.3.4.1 正文的层次划分为：章、条、段、列项和附录。 5.3.4.2 章是正文内容划分的基本单元，在正文层次中是基本组成部分，每一章均应有标题。 5.3.4.3 条是章的细分，同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。条的设置是多层次的，需要时可分到第五层。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。 5.3.4.4 段是章或条的细分，段不编号。 5.3.4.5 列项是段中的子层次，可以在章或条中的任意段里出现。