会计信息系统（第三版）常用摘要相关管理.pptxVIP

知识点3-1-3：常用摘要管理 知识点学习任务单 知识点编号 知识点序号 知识点 3-1-3 043 常用摘要管理 知识点学习任务： 1、明确两种常用摘要方式及其优缺点 2、理解“常用摘要基表”的作用和数据结构设计 3、掌握“常用摘要管理”的功能 知识点3-1-3：常用摘要管理 在凭证管理中凭证填制是关键环节，由于摘要需要输入较多汉字，简化摘要输入尤为重要。其方法主要是利用常用摘要字典来实现，将常用摘要存储在字典中，在凭证录入时摘要便可从字典中选取。 知识点3-1-3：常用摘要管理 其实现方法有两种： 第一，由账套主管或指定的人员来建立并维护公用常用摘要，其优点是可以做到摘要的系统化、标准化、规范化，可以利用摘要来进行必要的统计分析，其不足是摘要维护不能及时进行，摘要使用不方便，必须由指定人员录入后方可使用，且摘要太多，查找不便； 知识点3-1-3：常用摘要管理 第二，每个用户建立并维护自己的个人常用摘要，其优点是更加符合个人的习惯，体现个性化，维护及时，随时使用随时维护，且摘要不多，查找方便。其不足是摘要不系统、不标准、不规范、不便于必要的统计分析，在不用摘要进行统计分析的情况下，该方法比较适宜。两种方法各有优缺点，比较好的解决方法是在账套设置时，由系统管理员或账套主管根据本单位的实际需要自行选择。 知识点3-1-3：常用摘要管理 常用摘要字典名称为Zy。在Zy中可能存储各用户公用的常用摘要，也可能存储各用户专用的常用摘要，这要根据账套参数设置时“常用摘要形式”的值来确定，若其值为“公用”则存储各用户公用的常用摘要；若其值为“个人”则存储各用户专用的常用摘要。然而无论存储公用常用摘要还是专用常用摘要，Zy的数据结构都无需变化。 知识点3-1-3：常用摘要管理 设置为“公用”时，“用户编号”组合主键失去效用，但为使其为非空，系统应为其赋值（维护人编号），此时真正的主键是“账套号+摘要编号”，其中“摘要编号”在同一账套内必须惟一；设置为“个人”时，Zy的主键是“账套号+用户编号+摘要编号”，其中“摘要编号”在同一账套、同一用户内必须惟一，而在不同账套或不同用户范围内允许重复。 知识点3-1-3：常用摘要管理 常用摘要具有两种设计方案，这两种方案各有优缺点。 在绝大多数软件中，都采用公用的常用摘要方案，这样设计不便于记忆，制单时寻找摘要较慢，摘要数据维护不及时。在不用摘要进行查询、汇总、统计等数据处理的情况下，没有必要采用公用常用摘要。 知识点3-1-3：常用摘要管理 各用户自建自用自己的常用摘要，便于记忆，摘要相对较少，提高寻找速度。 但如此设计也存在问题，如果用户工作不认真，乱建常用摘要，就会使常用摘要变多、变乱。解决措施是由用户本人、账套主管定期对常用摘要进行整理。 摘要维护如下图。 知识点3-1-3：常用摘要管理 （1）账套号：系统根据用户登陆账套自动填入。 （2）用户编号：系统根据用户登陆号自动填入。 （3）摘要编号：必须输入。采用公用摘要情况下，在同一账套内必须惟一，一般采用数字编码；采用个人摘要情况下，用户按习惯编号，但自己的摘要编号必须惟一。 （4）摘要：必须输入。输入摘要的具体内容。应简洁明了，尽可能做到规范化、标准化。 知识点3-1-3：常用摘要管理 （5）摘要助记码：摘要助记码可采用摘要前八个汉字拼音字头构成助记码。 （6）相关科目：在制单时，摘要有时与应借或应贷会计科目之间具有一定联系，如“付某单位材料款”可能与银行存款科目有关，在制单选择常用摘要的同时，应借或应贷会计科目会自动产生。该数据项意义不大。 谢 谢！