Outlook 日历基础知识培训.doc

日历功能简述  HYPERLINK /zh-cn/outlook-help/RZ010100073.aspx?section=2 正确使用日历 有四种不同日历条目可供选择。 在 Outlook 日历中，您可以将活动安排为约会、会议、事件或任务。具体选择哪种条目类型取决于两个方面：一是还涉及到其他哪些人，二是您希望如何显示条目。通过在日历中正确选择条目，活动的进展、发生的时间和涉及的人员就会一目了然。  HYPERLINK /zh-cn/outlook-help/RZ010100073.aspx?section=3 查看日历 让我们先从最重要的事情开始。您需要先了解如何找到日历，然后才能查看其中的内容。以下是查看日历的两种快速方法： 在“导航窗格”中单击“日历”。 在“待办事项栏”顶部的“日期选择区”上单击一个日期。 看到日历后，您可以使用窗口顶部的按钮进行导航及显示或隐藏详细信息： 单击“天”、“周”或“月”可快速切换视??。 使用“前进”和“后退”按钮可以方便地在日历中移动。 此外，您还可以使用其他按钮来显示或隐藏天或详细信息，具体取决于您选择的视图。  HYPERLINK /zh-cn/outlook-help/RZ010100073.aspx?section=4 了解您的选择 日历中的一天，每种类型的条目出现一次。 既然您看到了日历，那么就可以开始安排活动了。有四种类型的条目供您选择。通过了解这些不同的类型，可以更有效地安排活动。 约会：约会是在预定的时间发生的活动，只涉及您一个人。 会议：会议也是在预定的时间发生，就像约会一样。不同之处在于，您通过电子邮件发送会议要求，借助它来邀请其他人。 事件：事件是持续一整天的活动。与约会或会议不同的是，事件不会在日历中划分时间段。设立了事件后，您仍可在当天的日程中显示其他条目。 任务：任务是只涉及您一个人的活动，它不需要预定的时间。在 Outlook 2007 中，日历的“天”和“周”视图中有一个显示任务的新区域。  HYPERLINK /zh-cn/outlook-help/RZ010100073.aspx?section=5 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果您知道自己将会很忙，但不涉及任何其他人，请使用约会。您可以输入约会，在日历中划分时间段，以安排时间研究项目、撰写报告，或者在下班途中办事情。 要建立约会或者任何类似的日历条目，一种快速方法是，将指针放在“天”视图中所需的时间上，单击，然后键入详细信息。在此图片中，我们展示了执行此任务的步骤： 将指针放在日历中所需的时间上，然后单击。 键入详细信息。 约会需要更多时间？只需拖动手柄即可延长约会的时间。  HYPERLINK /zh-cn/outlook-help/RZ010100073.aspx?section=6 如果涉及其他人，则是会议 会议在预定的时间发生，而且涉及其他人和会议地点。日历中的会议可以是由您建立的，也可以是您应他人的邀请而参加的。会议将显示在您和其他相关人员的日历中。 在日历中，您可以通过会议条目中的信息区分会议和约会。在会议中，您将看到这些内容： 会议地点 会议组织者的姓名 Outlook 中的会议是借助会议要求建立的，会议要求通过电子邮件递送给与会者。  HYPERLINK /zh-cn/outlook-help/RZ010100073.aspx?section=8 跟踪您的任务 如果您想在日历中看到某些活动，而且这些活动不需要安排特定的时间，也不需要涉及一整天，那么您可以在日历中将这些活动作为任务。当您在“天”视图或“周”视图中查看日历时，您将看到“任务”区域。 例如，如果您有许多事情要办，请将每项事情作为任务输入。当您完成一项任务时，请勾消它。完成的任务将贴附于完成该任务的那一天上，使您随手即可获得已在该天完成的任务的整洁列表。我们在图片中展示了这一点：完成的任务带有复选标记和一条横穿它的线。 您可以输入带有预定开始日期和截止日期的任务。如果您未能在截止日期完成任务，任务将会自动向前移，并出现在当天上，直至您重新安排它或勾消它为止。 提示 要快速重新安排任务，请使用“周”视图，并将任务从一天拖到另一天上  HYPERLINK /zh-cn/outlook-help/RZ010100073.aspx?section=12 打开定期条目 活动可能会反复发生，但这并不意味着您需要反复输入活动。要告诉 Outlook 某个约会、会议或事件会重复不断地发生，请使用“定期”功能。活动的频率被称为它的定期模式。 正如您在图片中的“练习”约会中看到的一样，定期约会是重复出现的，并且显示一个定期图标 。 要设置定期模式，请打开约会，然后在“约会”选项卡的“选项”组中单击