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搞好新形势下电子文件归档管理 　　随着现代科学技术的迅猛发展，以电子计算机技术、现代通信技术、现代网络技术相融合的现代办公技术得到了广泛应用，纸质文件日益减少，取而代之的是大量的电子文件。对于海量的电子文件如何进行归档与管理，是摆在档案管理工作者面前的一个新课题。 　　 　　一、电子文件的定义及其独有的特点 　　 　　电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（采用国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894――2002））它主要包括文本文件、数据文件、图形文件、“多媒体文件”、“程序文件”等等。所以电子文件有其自己独特的特点： 　　（一）它不再是直观的纸质文件，只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，使之还原为输入前状态，人们才能识读???。 　　（二）电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变或扩展或缩小其存储空间，从而进一步简化了固定实体状态的物理需求，节省了大量的空间及时间。 　　（三）电子信息和特定载体的分离性导致载体不再具有对信息的固化作用，计算机系统中信息的相对独立性，使人们对信息的增删更改十分方便。 　　（四）电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着信息压缩技术的进步，磁、光介质存储设备存储文字、图像影像、声音等信息的能力大大增加，实现了所谓的“海量存储”。 　　（五）电子文件中的数字信息不再是静止、固态、消极的信息，而是动态、可变、积极的信息。 　　（六）电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以组合称之为“多媒体文件”，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。 　　 　　二、电子文件归档方式和途径的选择 　　 　　纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差、易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘或用脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失；质量较差的磁盘，还会影响文件的可读性。为防止数据丢失，需制作多个备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。 　　网络移交的途径有两条： 　　（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了其职能活动的概貌；上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，也应由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术向档案部门传输，可借助信息管理网络，在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经过与办公自动化和信息管理部门协商后，再对归档的电子文件提出格式要求，但这种要求不能是唯一性的，还需认可几种通用性较强的软件才行。 　　（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人与人的界限，使之能更好地收集整理职能活动范围内所形成的电子文件，同时也为基于某一方面或几方面职能活动的内容建立系统创造了条件。选择该系统某一环节作为电子文件信息的汇集点也成为可能。 　　无论利用何种途径归档，必须由计算机和信息管理部门负责归档，即由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件数据的真实性、准确性。档案部门接收的电子文件应一律存入只读光盘，最好不要用磁盘进行存贮，更不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存载体。 　　 　　三、电子文件归档的弊端 　　 　　由于电子文件来源广泛，形成一个电子文件，不仅要有业务管理部门的承办人，而且还要有数据录入者、信息管理者与计算机技术人员等人员的参与。将头绪繁多的电子文件收集归档，失泄密的情况随时可能发生，因此，除了必须有一套严格的保密措施外，还必须具有一套严密的归档程序。一方面，与纸质文件相比，这是一项艰苦、细致、难度较大的工作。另外还因为大多数电子文件形成者囿于传统观念，误以为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作。另一方面，由于电子文