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文件控制程序 制作人：XXX 目的与适用范围 规定本公司质量体系文件的管理方法，对公司的质量体系文件进行有效控制，确保各部门使用文件的正确、及时、有效。 适用于本公司质量体系文件（包括外来文件）。 职责 行政部：负责文件和资料的收发与存档管理。 文件使用部门： 负责所领用文件、资料的管理及本部门文件的整理、搜集。 名词术语 正本文件：原案文件，由文件原审批部门正式签署的文件，由行政部保存。 副本文件：原案文件的复印件（各部门使用的文件）。 编制及审批 编制：质量手册由管理者代表编写，总经理审核批准发布；程序文件由相关部门制订，管理者代表审核，总经理批准发布；作业指导书、检验标准、操作规范等三级文件，由相关部门制订、管理者代表批准发布。如无特别说明，文件的发行日期，即为该文件的实施日期。 审批：相关权责人员制定文件后，提交权责人员进行审核、批准并做出正式签署，作为正本文件交行政部控制。 文件发放 凡本公司内部发行的质量手册、程序文件和检验、操作、管理制度等质量体系文件，经管理者代表批准后由行政部发放，文员及时填写《文件分发记录表》。各文件接受部门责任人需在《文件分发记录表》中签名以示收文。 如公司外部相关单位要求提供质量手册、程序文件、三级文件等，公司内与其接洽的有关部门需填写《文件申请单》，经管理者代表批准后，由行政部加盖印章作为非受控分发，同时应登记于《文件分发记录表》中。 文件修订 行政部对公司质量管理体系所有文件建立《文件总览表》，列明文件的名称、编号、修订状况。 在下列情况下，需由相关部门对文件进行评审，确认文件修订的必要性： A、质量管理体系策划输出时 B、体系审核结果及管理评审输出时 C、采取纠正预防措施时 D、与客户沟通或客户反馈信息有要求时 E、资料分析的结果输出时 F、质量体系改进时 文件修改时，由提出单位填制《文件申请单》，经部门主管初审、原制定部门审核无误，呈原批准者批准后，交文件原制订部门修订。新版文件仍由行政部发放，并于《文件总览表》作好相应记录。行政部依据《文件分发记录表》将相关文件旧版收回，发出新版文件，各受文部门重新签收。 文件作废 所有文件的作废，由职权部门填写《文件销毁申请表》，经授权人员签认。 各部门回收的作废副本文件，行政部可作销毁处理； 作废正本文件保存一份最近的作废版本或其电子档,其余均可销毁； 作废保留文件应标注“作废”印记或在电子文档中注明，避免使用作废文件。 如因文件使用部门管理不善，致使作废文件不能及时收回，行政部应在签收时加备注，并报管理代表处理。文件使用部门需对因误用作废文件而造成的损失负责。 文件使用 所有使用的文件，均须为最新版； 现场使用的文件，须置于作业现场，使用部门不得私自影印正式文件于现场使用。 非现场使用文件，由各部门自行集中管理。 使用部门如发现文件缺页、破损、字迹模糊，应填写《文件申请单》，要求行政部补发，文件使用部门不得以影印方式自行处理。 任何人不得在正式文件上加标记或书写任何文字、字母、符号。 文件的借阅、复印规定：到行政部借阅、复印文件，须填写《文件申请单》，经部门主管级以上批准，并在《文件借阅、复印登记表》上记录，方可借用，借用人不得将文件私自影印。 外来文件 外来文件（包括应用于产品的标准、法规、客户提供文件资料）由主管该项业务的部门主管确认，报管理者代表批准后交行政部登录在《外来文件登记表》后受控发行， 主管该项业务的部门主管须保持与文件来源处的联络，由外来文件提供单位在文件变更时及时提供最新文件于我司，或由该业务归口部门主管在每年年底前与文件提供部门联系，查阅文件变更情况并及时变更。 外来文件的管理方式等同于本公司发行文件。 文件版本 文件版本的编号由一大写英文字母及阿拉伯数字组成，如A2，英文字母代表文件发行版本；阿拉伯数字代表修订次数，首版以AO表示，版本依次为A，B，C……，修订次数依次为1，2，3，……9。 文件版本号变更的原则：当一个文件一半以上的内容或重要内容修订时，必需换版，即文件的发行版次提升；文件一半以下的内容修订时，文件修订次数提升。当一份文件的修订到九次时，再行修订时，整份文件需更换版发行处理，如A9版式文件修订时，版本号提升为BO。 技术文件 技术文件（包括设计文件、标准、规范等），由生产部管制，技术文件的收发、变更、保存等方法同公司质量管体系其它文件。 文件编号 一：质量手册 YH-QM 公司代号 — 质量手册代号 二：程序文件 QP-□□ 程序文件代号 — 顺序号 三：三级文件 WI-□□-□□ 流程类文件 — 类别代码 — 顺序号 类别说明 ： QC——检验类 G