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物资采购挂帐、结算资料 第一部分 合同签订及管理 第二部分 采购挂财务审核重点 第三部分 发票管理 第一部分 合同签订及管理 合同是财务部与供应商进行挂帐、货款结算的重要依据，因此合同所签订的付款期限、付款方式等是财务部审核的重点内容。 一、合同签订人员的授权 根据公司职能部门职责：采购部负责生产物资采购的报价、招议标、谈价，定价、签订采购合同等工作。根据《关于授予2009年度委托代理人、合同专员资格的通知》（长股司审[2009]207号）的文件规定，凡在授权名单范围内的人员，均有权签订合同。 附件：委托代理人名单及代理权限。 二、合同审核的主要内容 ㈠付款方式 付款方式包括现款、不同期限的银行承兑汇票，基本方式：六个月银行承兑汇票。 ㈡付款期限 付款期限包括挂帐三个月滚动付款、挂帐二个月滚动付款、挂帐一个月滚动付款、即挂即付，基本方式：挂帐个月。采购人员未经公司分管财务副总经理签字同意，不得签订优于基本付款方式和基本付款期限的合同。三、合同管理 合同是公司与各供应商产品供应、货款结算的重要依据，根据目前公司采购资金支付现状，为了有利于供应商对收取的承兑汇票的转让和贴现，公司每月均需在工行、建行、中行等银行开具承兑汇票，根据银监会和各银行开具承兑汇票的管理要求，必须收取当年采购合同。 因此，供应商收取承兑汇票需提供的资料包括：当年签订的采购合同、专用收据（加盖收款单位财务专用章）。第二部分 采购挂帐财务审核重点 一、业务流程简介 1、公司生产物资采购结算方式 ⑴系统结算，分落地结算和非落地结算，主要结算范围包括：公司各工厂生产物资（CA3、CA4、CA5）、售后维修件（CC）、工具备件（CA3、CA4、CA5）及汽研院组织CAY）采购的样件及试验领用物资⑵手工结算，主要结算范围包括：供应商不属于股份公司合格供方，所供物料在ERP系统中无相应的物料代码，且属一次性采购的物资，如进口KD件、四工厂劳保用品等物资。 2、各类结算方式主要流程 附件：采购执行处流程 二、采购挂帐审核重点 ㈠系统结算部份（ERP上线部分）审核 1、落地数状态下单据审核重点 审核发票、销货清单与开票通知单上信息的一致性。 注意事项：发票、销货清单金额是否一致，签章是否齐全。 2、非落地数状态下单据审核重点 首先将三联单（收货联）与开票通知单进行匹配，审核无误后再核对发票、销货清单以及开票通知单上信息的一致性。注意事项： ⑴三联单必须有供应商交货专用章及接收单位收货专用章； ⑵所附三联单数量与开票通知单结算数据应一一对应； ⑶发票、销货清单金额是否一致，签章是否齐全。 3、类别采购（八大类）单据审核 先将三联单与开票通知单进行匹配，审核无误后再核对发票、销货清单以及开票通知单上信息的一致性。注意事项： ⑴三联单必须有供应商交货专用章及接收单位收货专用章； ⑵所附三联单数据与开票通知单结算数据需一一对应； ⑶发票、销货清单金额是否一致，签章是否齐全； ㈡手工单据的审核1、适用范围 供应商不属于股份公司合格供方，所供物料在ERP系统中无相应的物料代码，且属一次性采购的物资，如进口KD件、四工厂劳保用品等物资。 对于工厂所需02、03状态的物资建议按类别采购方式进行（即八大类）。 2、物资验收单结转流程 ⑴物资验收单简介 物资验收单共计四联，其中白色联为仓库存查联（即收货单位留存），红色联为会计记帐联（即交采购部稽核会计），绿色联为供应商挂帐联（与采购借款单相匹配），黄色联为采购存查联 ⑵审核 审核物资验收单、发票与采购借款单信息的正确性。 ⑶稽核 物资接收单位，每月定期将物资验收单红色联（会计记帐联）交采购部稽核会计，稽核会计根据收到的物资验收单做物资入库处理，同时根据物资使用部门出具的领单或销售发票等相关资料与入库单据进行匹配后，做物资出入库处理，最终形成材料进、销、存汇总表，月末交财务部进行相关账务处理。 对于汽研院新品开发过程中采购的物资，在量产无标准成本前，可按实际采购价格（不含税金额）作为标准成本。数据的跟踪管理 为了保证公司与供应商结算数据的及时、准确，维护双方利益，原则上当月开票通知单当月挂账，对超过2个月未挂账的开票通知单，应要求供应商对推迟挂帐作出书面说明，财务部将根据实际情况进行处理。 采购部应对公司所发放的计划形成一套追踪体系，从而实现物资的闭环管理。 建议对供应商挂帐情况按以下报表进行登记。 供应商挂账登记表（参考） 序号 供应商名称 供应商代码 开票通知单号 挂账时间 发票号码 备注 　 　 　 　 　 　 　 如对供应商挂账数据仍有疑问的，可与财务部联系，经财务部查询供应商相关数据后，将是否挂账信息及时反馈给采购部。 第三部分 发票管理 一、采购人员收到增值税专用发票后，应审核发票开具是