产品交付与验收管理制度.docxVIP

目的为保证公司产品及时和安全交付，确保产品交付的可追溯性，规避公司风险，特制定本制度。范围本程序适用于所有向客户交付的产品，包括项目交付、产品交付和借机交付。原则销售合同中需约定产品交付和验收标准；项目交付需获取客户的《产品签收单》《项目验收报告》及相关记录；客户借机交付需获取客户签署的《产品签收单》；任何形式的产品交付，都需要客户收货当日验收，并在三日内将验收文件以传真或扫描件的方式回传公司，如三日内公司未收到产品验收单，则视其为验收合格；客户应收款发生逾期，商务专员需在一周内收集与客户相关订单的货运凭证；对于货物发出两个月尚未全部回款的客户，商务专员必须收集与此订单相关的货运凭证。职责业务部门负责在销售合同中，明确约定收货确认时间和验收标准，并收集产品签收及项目验收文件交由运营部。物流部负责打印货物清单，并随货物一同装箱运输，保留发货凭证和记录运单号。运营部负责审核销售合同与借机协议中有关项目交付和验收、产品签收、借机签收的相关条款；对合同中约定了账期的销售发货，需在三日内收集《产品验收单》；对产品签收、验收文件、借机签收单进行归集；对客户收货超过三日未回传签收文件的需提示并做好邮件、书面等提示备案工作。审计部负责《验收报告》 《产品验收单》等资料存档。工作程序项目交付确认验收5.1.1.1 业务人员与客户在合同中约定产品签收和项目验收方式，明确双方验收人员、角色、职责，验收标准等。5.1.1.2 验收标准应参考商务合同、技术合同和双方确认过的需求规格说明书，交付与验收计划应 包括但不限于以下内容： 1) 交付成果审查计划； 2)验收测试计划,说明要测试的内容； 3)培训计划； 4) 根据项目合同的验收标准,制定详细的可执行的验收标准:确定验收的内容、验收的方式、方法；确定验收的时间、步骤、对应的人员。5.1.1.3 交付与验收计划制定完成后，必须经双方授权领导审批，审批没有通过的，双方针对存在的问题进行协商，并重新修改交付与验收计划；审批通过的，进行相关合同签署。项目验收5.1.2.1 商务专员按照合同约定时间，及时督促销售员进行项目验收。5.1.2.2 按照合同时间和技术规格书的要求，销售员协助客户对产品或系统功能进行测试，并按合同约定对产品进行签收，对项目进行验收。5.1.2.2 项目验收结束后，确认项目验收结论；项目通过验收的，客户在《项目验收单》上签字确认；项目未通过验收或超期未能验收的，销售员需要提交未通过验收情况说明，并由商务与客户确认。资料整理归档 项目验收合格后所有资料交由商务专员审核整理，无误后移交至审计部，审计部需按月将合同及验收文件整理存档。产品交付交付5.2.1.1 销售员在合同中约定产品交付验收条款，明确验收时间，即：客户收到货后当日需进行验收，并在三日内将《产品验收单》以传真或扫描件的方式回传公司，如三日内公司未收到，则视为其验收合格；5.2.1.2 商务专员负责审核合同中有关产品交付和验收条款；5.2.1.3 合同审核通过后，根据合同约定，销售员在系统中填写销售订单；5.2.1.3 物流部根据审批后的销售订单进行备货，同时打印发货清单，并放置明显位置，随同货物一同装箱发货运，同时保留运单凭证并记录运单号。5.2.1.5 为保证货物安全并及时到达指定地点，运营部需做以下工作：当生产、运输任一环节出现问题使公司未能按客户要求按期发货时，商务专员要及时通知客告之原因并协调；库管员负责交付过程中出现的突发性事件的应急处理措施和方法，并通知商务专员准备理赔事宜。验收5.2.2.1 客户收到货后，需在当日确认货物是否符合合同要求并完好无损，检查合格后在《产品验收单》上签字，并在三日内传真或扫描邮件传回至商务专员；若发现货物数量有误或发生损坏时，应在当日联系销售员或商务专员办理追踪或理赔事宜。5.2.2.2 对于货物发出两个月内尚未全部回款的客户，或当客户出现第一笔逾期付款时，商务专员及时通知销售员，并开始收集货运凭证等证明文件。资料存档对于发生超期应收款客户，商务专员在一周内，收集与此客户订单相关的货运凭证，并按时移交审计部存档。 借机交付借机协议销售员与客户签订书面《产品借用协议》，包含所借产品的市场公开报价、机型与数量、归还日期等信息，并加盖客户单位公章，并有接收人的亲笔签名。见《产品借用协议》（附件一），由商务专员进行归档。详细流程参见《借机管理制度》 。客户借机出库客户借机，必须签署《产品借用协议》，经过商务审核后，销售人员方可填写《借机单》，并由相关经理和商务审批签字后，提交库房安排出库，库管员保留运单凭证并记录运单号。确认收货客户收到机器后，需由接收人在产品收货单上确认签字，同时加盖公司签章，当日由销售人员带回或扫描传真回公司，