管理体系运行记录和工程施工技术资料归档及其管理规定.docVIP

上海绿地建设(集团) 有限公司标准 文件编号：SGCC/COP402.1－2007A 修改状态：1 标题： 体系运行记录和工程施工技术资料归档 及其管理规定 页码：第 1 页 共 4 页 目的 明确管理体系运行记录和工程档案的收集、保管、归档、利用、销毁程序、规范档案管理。 术语 本规定引用公司《质量环境安全手册》中有关术语。 4 职责 公司总经理负责本管理规定实施的组织领导工作。 公司办公室是档案室的主管部门，具体担负对档案室的管理和领导职能。 4.3 公司办公室（档案室）具体负责本规定的制（修）订，公司的档案管理以及指导、检查、督促本规定在公司及各基层单位的实施。 4.4 公司各业务部门，公司二级单位、项目经理部负责本部门应归档的文件、资料、记录的收集、汇总、保管、装订、造册、审核以及归档工作。 5 工作程序 5.1 管理依据 中华人民共和国档案法 上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定(2002年5月版) 上海市建筑安装工程质量竣工资料 上级主管部门有关档案管理的文件 5.2 档案管理的原则和要求 公司档案管理实行统一领导分级管理的原则 5.2.2 公司档案室配备了与公司级档案管理相适应的库房和设施，做到防盗、防火、防虫蛀、防光、防尘、防霉（潮）、防鼠害，做到整洁和安全，确保具有适宜的档案管理环境，各基层单位可根据条件可能，适当配置一些必须的设施。 5.2.3 公司档案室设置专业档案员，按规定持证上岗。各基层单位设置兼职档案员或资料员，在公司档案室的业务指导下，开展文件、资料、记录的管理工作。 公司档案室的职责 修 订 唐尧生 审核 顾国桢 批准 孙帆 上海绿地建设(集团) 有限公司标准 文件编号：SGCC/COP402.1－2007A 修改状态：1 标题： 体系运行记录和工程施工技术资料归档 及其管理规定 页码：第 2 页 共 4 页 5.3.1 负责集中管理公司的企业档案 5.3.2 明确公司档案管理的职能和归档范围，指导各基层单位开展文件、资料的收集、汇总、保管、编审和归档工作。 5.3.3 对已归档的文件、资料、记录按规定要求进行系统的整理、立卷、编目、统计、保管和定期检查。 5.3.4 开展档案的开发、利用、借（查）阅的管理业务。 5.3.5 对已超保管期的档案，定期编制清单，报审批后进行销毁处理。 5.4 基层资料员的职责 5.4.1 在部门负责人的领导下,负责管理本单位的体系运行记录和工程施工技术资料等相关的记录。 5.4.2 督促、指导本单位、各项目经理部在体系运行和施工过程中按进度同步形成的施工技术资料、记录的收集、保管、汇总工作。 5.4.3 负责按相关档案管理规定，对竣工工程的文件、资料、记录进行系统整理，形成归档文件。 5.5 管理体系运行记录的收集、保管 5.5.1 管理体系运行记录是指管理体系运行过程中所形成的记录。主要包括在程序文件、管理规定的记录目录中所规定的记录。 5.5.2 生产管理部负责公司内部质量评审和管理评审活动形成的相关记录的收集和归档前的保管。 5.5.3 公司各部门、公司各二级单位、各项目经理部各自指定专人负责本部门在管理体系运行活动中所形成的记录的收集和归档前的保管。 5.6 工程施工技术资料的收集、管理 工程施工技术资料是指在整个项目施工过程中所形成的应当交工、归档的文件、资料包括工程管理性文件、过程施工、检验试验、调试、试运行等活动形成的文字材料、图纸、图表等各种形式的载体材料。 施工技术资料应与工程进度同步形成并按单位工程进行汇总。 5.6.3 项目经理部中施工技术、质量安全环境监控管理部门是现场工程施工文件、资料和记录形成的主要部门，应有专人或兼职人员具体负责本部门文件、资料、记录的收集、保管、移交工作，必要时应设项目资料员专门负责项目文件、资料、记录的统一管理工作。 修 订 唐尧生 审核 顾国桢 批准 孙帆 上海绿地建设(集团) 有限公司标准 文件编号：SGCC/COP402.1－2007A 修改状态：1 标题： 体系运行记录和工程施工技术资料归档 及其管理规定 页码：第 3 页 共 4 页 5.7 管理体系运行记录和工程施工技术资料的归档管理。 5.7.1 工程项目的竣工资料，均应按规定要求进行编码、整理、装订（或装盒）造册。经建设单位档案部门或政府档案管理单位审定合格后，工程项目竣工验收合格后即向建设单位、政府档案管理单位、公司档案室归档。 5.7.2 管理体系运行记录按职能分配由各单位（部门）文件管理员负责保