新乡学院精品课文学院秘书学教研室.pptVIP

* 2．印章的颁发 （1）颁发前的检查。按照规定，正式印章刻制完毕，刻制单位一律不得留存章样，也不能擅自先行使用印章。刻制单位取印章时，应先检查印章的质量是否符合要求，有无被使用的痕迹（如印章版面上粘有红色印泥），如有应立即向当地公安部门备案。 * （2）颁发印章。颁发正式印章的手续如下： 颁发印章必须要有正式行文，通常是向使用机构发布启用公章的通知和启事。 使用印章的机构在领取印章时，应派两名人员持单位介绍信领取，不可派临时工领取。颁发机关要认真验证介绍信，防止冒领。 * 颁领双方当面验收印章。在验明、确认印章之后，要严格履行登记、交接、签发手续。手续完备后，由颁发机关将印章密封并加盖密封标志，交给领取人带回。 印章领取人在接回印章后，要及时向本单位上司汇报，待上司验明后，根据上司的指示交给印章管理人员验收。管印人接到印章后应做接印登记，内容主要包括印章名称、颁发印章单位、领取人姓名、收到日期、收到枚数、启用时间、主管上司签名、管印人签名等。 * 3．印章的启用 制发或批准刻制机关颁发的启用通知下达后，才能正式启用新印章。如由新印章取代旧印章，启用新印章后，旧印章同时作废。 4．印章的停用和销毁 印章在该机关名称变更、机构撤销、合并或因其他原因不复存在时，应停止使用。停用印章要发文通知有关单位，并在通知中说明停用的原因和时间。停用的印章要及时送交原颁发机关处理，不得在原机关留存，也可按上级规定将印章及时销毁。销毁方法有两种，一种是自行销毁，一种是送刻章部门回炉销毁。销毁时都必须报单位负责人批准，还要登记造册。 * （四）印章使用程序 印章的使用有严格的规章制度，用印必须遵循一定的程序，不能违章用印，擅自用印。  1．申请用印 要盖用单位公章，用印人必须填写“用印审批单”，经本单位的主要负责人或经主要负责人授权的专人审核，并签名批准。审核用印申请时，一要严格手续，按规定办事；二要对所盖印章的文字内容认真审阅。如需经办人自行盖章的，必须有领导明确批示，并登记清楚。 * 2.正确用印 盖印章要领是：握把标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。正式公文盖公章要端正、清晰，不得模糊歪斜，应当盖在署名中间，上不压正文，下要齐年盖月。带存根的公函或介绍信、证明信要分别盖骑缝章和文末落款章。用印时，实际盖印的文件数量和“用印申请单”上的份数应当一致，不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要，由业务部门以上司机关名义颁发的凭证，需事先加盖机关印章或套印然后填发的，须经过上司的批准。对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份立卷归档。 * 3.用印登记 每次用印都必须详细登记。办公室应备有用印登记册，主要登记用印部门或个人、用印事由、用印数量、用印批准人、用印经手人、用印监督人等。 * 任务二 介绍信管理  * （一）介绍信的管理 介绍信是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加活动时用的函件，具有介绍和证明的双重作用。介绍信与印章一样，应由专人管理。一般情况下，介绍信由印章管理人员负责管理。介绍信的保管如同印章一样，应随用随开，用毕锁好。 * （二）介绍信的使用 介绍信有两种类型：一种是用公用信笺书写的便函式介绍信；一种是按固定格式印刷的专用介绍信，用时按空填写即可。秘书部门掌握的主要是工作介绍信，一般来说是后者。 1.便函式介绍信 便函式介绍信不带存根，一般用印有单位名称的信笺书写，格式与一般书信基本相同，内容包括标题、称呼、正文、结尾、署名和日期。 * 2.专用介绍信 带有机关或单位名称的专用介绍信，一般按固定格式印刷，装订成册。介绍信共两联，一联是存根，另一联是介绍信的信文（持出）。信文交持有人携带，存根留本机关或单位存查。两联正中有间缝，同时编有号码。持出和存根上都应清楚地填写前往单位的名称、被介绍人姓名、人数以及联系的事宜等项目。 * 项目八 零用现金与商务费用报销 【知识目标】  了解零用现金的用途、范围。 了解商务费用报销的程序。 【能力目标】 能够有效管理零用现金。 能够履行恰当的商务报销手续。 能够填写“零用现金凭单”和“出差报销单”。 * 任务一 零用现金管理 * （一）零用现金的设立 办公零用现金又叫备用金，是组织在办公室中设立的，用于临时小数目开支的现金，如支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量小件办公用品等。零用现金的金额根据组织的规模和小额支出发生的次数来确定。办公零用现金通常在上司和财务负责人批准后，由秘书保管和支出，一般存放在上锁的办公室抽屉或者保险柜中。零用现金支出要在零用现金账簿上登记清楚，还要有收款人的签字。收据要保存在零用现金存放处，现金的总额加上收据的总额应当总是与最初的款项相当。账单（发票）可以附在零用现金收据后。 *