如何办好一次规范的大会.docVIP

办好一个规范化的大会应该做的 主要工作和注意的问题 一、明确工作任务 会务工作必须围绕会议的主题来进行，以保证会议高效、有序、顺利进行为目的，尽可能为领导提供方便，真正体现领导的意图。即要求我们办会议之前都要深刻领会领导的意图，请示领导想要把会议办成什么样的效果，这样才能有的放矢，工作起来就才会更具主动性和目的性。 二、拟定出工作预案 这是保证会议顺利进行的最基本工作。在召开会议之前，承办单位（科、室）要提出关于会议安排意见的请示，即关于会议安排的具体工作方案。请示包括以下内容的确定：会议名称、主题、会期、地点，参加人员的范围，会议的请假制度，会议的具体程序，会务工作的组织领导，会场的布置要求，主席台的排位，会议有关文件材料的起草和印发，颁奖的形式的确定，会议的宣传报道，与会有关人员的食宿安排，会场的安全保卫、医疗保障、交通疏导的安排，会议期间的电力、通讯的保障，会议过程中可能出现突发情况的应对，等等。根据会议的要求、领导的指示按程序制定出该次会议的工作预案。预案制定要尽可能周密详备，预案越细工作起来就会越省心，就越不日益出现漏洞。 三、做好分组落实工作， 这是保证会议顺利进行的必要措施。会议特别是大型会议一经确定召开，主办单位应该成立会务工作机构，根据分工情况认真落实好办理会议每一项事宜。分工一定要明确到位，要责任到人，避免出现推诿扯皮情况的发生。一般分为以下几个组： 秘书组：也可称会务组，主要负责会议活动的组织安排工作，包括起草会议通知，收集与会人员名单，提出会议日程、议程、程序安排方案，会场布置，与会人员座位安排，制作会议的证件，会议文件材料的印发工作，等等。 文件材料组：也可称综合组，主要负责会议的有关文件材料、领导讲话、主持词等文稿的起草、送审、印发、清退、归档工作。 　　简报组：主要负责会议分组讨论的记录、会议简报或情况反映的编印工作。 　　组织组：主要负责有选举和人事安排任务的会议的选举组织工作。 　　颁奖组：主要负责会议的表彰颁奖等事宜的具体安排。 　　宣传组：主要负责会议的宣传报道工作。 　　生活组：又叫后勤组，主要负责会议活动所需物品的准备，邀请来宾的接待，与会人员的住宿、餐饮、交通工具的安排等后勤服务工作和医疗保健工作。 　　警卫组：主要负责会议的安全保卫和保密工作。 四、做好会议的协调工作 这是办好会议的重要保障。“无协调不成事”，协调要在前。会议有关组织筹备工作是一项系统工程，决不可能靠一个部门就可以单独完成，需要在事前做好协调衔接工作，需要各单位密切配合。协调工作的量是相当大的，往往看起来很小的一件事，协调不好就可能影响到整次会议的顺利进行。因此，每次办会时主办单位都需要和相关部门进行多次、反复地协调。 每次会议筹备工作期间，办会单位主要领导要不定期召开各会务小组负责人和有关单位协调会，研究部署会议各项具体工作的安排。在工作中，各组有什么问题，应随时向主要领导请示处理意见。 当然会议的不同、出席的领导不同，对会务工作会有不同的要求，因此，在会议期间还得根据有关原则、领导的要求和会议的特点，必要时要向上级领导、单位以及主管领导进行请示，以做好相应工作的安排和布置。 五、会议期间应注意的具体工作 （1）会前的有关准备工作。 ——制作会议相关的证件。 ——制作会标、会徽、背景板面和悬挂户外宣传标语。 　　——排出会场（含主席台）座位图、照相的座位图、颁奖的先后顺序。 　　——做好会场室内外的布置工作。 　　——收集和检查与会人员报名情况，出席会议的情况，编印会议须知，会务指南。 　　——提出会议分组讨论的名单和各组召集人建议名单，安排小组讨论地点。 　　——检查会议、活动文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况。 ——会同保卫部门和有关单位到会议地点熟悉情况，准确掌握会场内外基本情况。　 ——检查表彰颁奖的奖品、证书制作情况，颁奖礼仪服务人员的组织情况，安排好领奖人员领奖上台顺序，并根据参会领奖人数和参会领导人数做好发奖安排，人数不一致时工作人员要及时进行调整。 　　——购买会议、活动所需文具用品。 　　——准备需在会议期间播放的《国歌》、《国际歌》以及有关音乐。 ——落实会议住地、交通工具，安排好与会人员的食宿和医疗保健工作，落实并保证会议用电。 ——安排好会议期间的文艺节目和文艺演出等活动。 （2）会议报到。按照会议通知的要求确定会议报到时间，安排工作人员负责办理好与会人员的报到工作。 （3）会议期间的服务工作。每次大会举行前，应提前检查会场的各项准备情况。包括：主席台位置安排和文件材料的摆放情况；主持词和需在大会宣读的表彰决定等文件是否已提供给有关的领导；核对在大会开始时主持人介绍的领导和主要嘉宾的名单；检查会场音响和主席台话筒放置情况；监听会议需播放的各种音乐；落实颁奖物品的准备情况