集团公共行政管理指引.doc

中企动力科技股份有限公司 行政工作指引 (适用于分公司) 发布日期:2004年11月30日 版本号:V1.0 目录 前 言 4 分公司行政部职责及行政系统组织架构 5 分公司行政部职责与定位 5 行政系统组织架构 6 分公司行政部编制及岗位说明 7 分公司行政部组织架构 7 分公司行政人员编制 7 行政部经理岗位说明书 8 采购专员 10 资产管理员 11 行政助理 12 分公司行政管理制度 13 员工行为规范 13 办公环境管理制度 17 安全管理规定 19 值班管理制度 22 出入管理规定 24 实物资产管理制度 26 办公用品管理制度 27 库房管理规定 29 礼品管理规定 31 内部费用核算制度 32 计算机使用管理规定 33 办公设备管理办法 35 分公司办公例会管理制度 36 印章管理制度 41 出差管理规定 44 法律事务管理规定 45 分公司呈批报告管理制度 46 分公司印刷品管理制度 48 后勤管理工作相关制度 49 邮寄管理制度 49 通讯信息管理规定 50 工作邮箱命名原则 51 钥匙管理规定 52 名片管理规定 53 订票管理规定 54 图书、报刊管理规定 55 实物资产丢失损坏处理规定 56 分公司行政工作流程 57 分公司对总部/大区的来文收文流程 57 分公司物资申购流程 58 分公司资产报修流程 59 分公司资产报废流程 60 分公司资产盘点报表汇总上报流程 61 分公司行政工作表单 62 1、过失单 62 2、会议室使用登记表 63 3、值班记录 64 4、外出单 65 5、来访登记台帐 66 6、物品出门条 67 7、办公用品金额标准 68 8、办公用品 月领用申请单 69 9、办公用品需求汇总单 70 10、办公用品管理之《入库单》 71 11、《办公用品库存台帐》（要求采购财务专用库房管理台帐） 72 12、办公用品、耗材报表（共三个表格一张图表） 73 13、货物确认单 78 14、《库房物资台帐》（建议采购财务专用库房台帐） 79 15、礼品申请单 80 16 月库房物资盘点表 81 17、物资清理申请表 82 18、内部费用核算表 83 19、资产维修单 86 20、计算机配置升级申请单 87 21、计算机登记表 87 22.设备借用登记台帐 88 23、报修台帐 90 24、印章管理规定之表格 90 25、印刷品申请单 91 26、后勤管理之表格 92 26.1 收/发件登记台帐 92 26.2 快递申请表 93 26.3 长途电话开通申请单 94 26.4 工作邮箱开通申请表 95 26.5 钥匙领用登记表 96 26.6 备用钥匙使用登记表 97 26.7 钥匙复制申请单 98 26.8 名片领用登记表 99 26.9 车票/飞机票预定表 100 前 言 为加强对各分公司的管理和指导,公司特制定行政工作指引,目的是要全面提高分公司的行政管理水平，使各项工作有章可循,提高服务水平和工作效率，全面地提升分公司业绩。 分公司行政部是分公司综合服务部门中的一个重要部门，是分公司的行政成本控制中心，是总部各项管理制度在分公司推行的推动和监察部门，旨在为分公司的营销活动、生产设计活动提供辅助性的服务和保障。 行政部员工应树立高度的服务意识，具备良好的沟通和协调技能。通过加强分公司行政管理的科学化，规范化和制度化建设，有效地发挥行政工作的服务、协调、管理、跟进和反馈的职能,有效利用系统资源,控制成本，提高分公司日常运营管理效率,提高分公司的综合管理能力。 本制度的制订、修订解释权由总部行政部负责，且本《行政工作指引》适用于所有分公司行政部。 如无特殊情况，本文件所指行政总监均包括助理行政总监。 分公司行政部职责及行政系统组织架构 分公司行政部职责与定位 分公司行政部的职能：分公司行政部是分公司的资产管理中心、成本控制中心、文档管理中心、后勤保障中心、规章制度的监督和执行中心、综合协调中心。接受行政总监的直接领导和大区行政部、总部行政部的业务指导。 主要职责： 1、负责协助行政总监对所辖分公司的行政工作进行管理； 2、负责与总部、大区之间的公文收发、传达及统一编号管理； 3、负责组织编制年、季、月度行政工作计划；本着合理节约的原则，编制行政预算，搞好行政费用核算的工作； 4、负责公司各种会议活动安排，以及相关的接待会务工作； 5、负责或协助办理分公司经营所需的各类经营证件的注册、变更、年检等工作； 6、负责公司确定的员工工位的分配方案的实施； 7、负责办公用品、用具的标准的制定； 8、负责公司办公现场管理； 9、协助行政总监做好公司政府公关，客人来访接待等工作； 10、负责公司办公设施的管理。包括公司物品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作； 11、负责做好后勤保障；包括公司