浅谈如何做好办公室文工作.pdf

5 浅谈如何做好办公室文秘工作 目前，国企改革已进行多年，多数企业在改革中取得了 不错的成绩，比如我所在的云南鑫盛物流有限公司，正朝着 不断发展的步伐继续前进。无论在企业发展的哪个阶段，办 公室作为单位机构设置中不可或缺的部门，承担着上传下 达、综合协调、参谋服务等重要职能，是承上启下、内接外 联的窗口，一直发挥着极其重要的作用。 从 2007 年工作至今，本人一直从事办公室文秘工作， 虽然时间不算很长，但对办公室的各项工作已较为熟悉。也 许在很多人看来，办公室工作就是简单的文件收发、接待服 务等琐碎工作。殊不知，办公室材料多，急件多，为了赶写 材料，办公室的同志经常需要加班加点，每当别人休息娱乐 的时候，办公室的同志可能还在电脑前敲文嚼字。办公室的 事情更是杂事琐事一堆，如果处理不好，就很容易出现顾此 失彼、焦头烂额的情况。在新形势下，办公室各项工作越来 越细化和规范，要求越来越高，下面就如何更好地做好办公 室文秘工作，谈一下自己的粗浅认识。 一、勤学习，具备扎实的理论基础 办公室日常工作中最重要的一项就是文字工作，想要搞 好文字工作，就必须具备扎实的理论基础。无论是正规科班 出身的专业文秘人员，还是半路出家的非专业人员，只要从 1 事办公室文秘工作，就得大量阅读、长久学习。从古代历史 到当今政治经济、从毛泽东思想邓小平理论到 “三个代表” 和 “科学发展观”，无一不是学习的重要资料。具体到工作 实际，必须熟知企业自身的发展状况、规章制度、日常工作 等。例如，在撰写年度总结时，如果对企业所开展的年度工 作不甚了解，那将如何下笔？还有调研报告，如果没有深入 了解，哪来的数据，哪来的依据？ 正所谓学无止境，学习永远是陪伴你一生的良友，只有 不断的学习，不断的付诸实践，学用结合，在实践中深化， 才能在日积月累中增加、巩固自身理论基础，才能在行文时 不拖沓啰嗦、不出差错。其实，这里所说的学习，也不仅仅 是学习书本知识，还包括在工作岗位上的各种学习培训，以 及向领导学习、向同事学习，在不断提高自身学习能力的同 时，取人之长，补己之短，全面提升自己的综合素质。 二、严要求，树立良好的自身形象 无论在任何工作岗位，严格遵守工作纪律是每个员工的 首要职责。办公室工作日常接触面广，办公室同志要低调做 人，踏实干事，坚决摒弃轻浮肤浅、骄傲自大，要谦虚谨慎， 一丝不苟地按计划、按原则办事，做到 “不该看的不看、不 该问的不问、不该说的不说”，切实加强保密意识。本人曾 经接触过一领导秘书，头脑相当 “灵活聪明”，经常以领导 之名向下级乱提指示、乱要好处，后被领导察觉，立马处理。 2 此举为人，不仅对单位利益及领导名声造成了严重损害，同 时也提醒办公室文秘工作者们，即使有机会与领导接触或为 领导办事，必须堂堂正正做人、清清白白做事。坚持做人有 诚信、做事有原则，时刻保持对组织、对自己都有个正确清 醒的认识，以身作则，自觉抵制腐朽思想的侵蚀，不做有损 公司利益的事，不说影响团结干事的话，从言行举止严格要 求自己，树立良好的自身形象。 三、善思考，加强自身综合协调能力 办公室工作杂而乱，常常是手忙脚乱，但越面对这种情 况越不能乱，我们要理清思路，尽量将事情分清轻重缓急、 统筹兼顾、合理安排，才能做到忙而不乱、有条不紊。同时， 要善于思考，增强灵活性，不断摸索工作规律，防止埋于事 务堆中，尤其是在遇到工作任务多、时间紧的情况下，一定 要冷静思考、科学处理。我们在面对一件事情时，不能光靠 领导指令或者只会生搬硬套，而是要养成遇事具有前瞻性及 事中思考、事后总结的习惯，在充分领会领导意图的同时， 从容不迫、准确、高效地完成任务，这样才能得到领导的认 可及同事的信任和支持。 例如，办公室工作中涉及到的车辆管理方面，科学、合 理调配车辆就显得尤为重要，在优先满足领导用车的前提 下，就必须考虑哪个部门事情较急，或者多件事情是否顺路 办理等情况，并且必须正确协调好之间的几重关系，确保不