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课题五 会议活动文书 课题五 会议活动文书 任务案例 ××汽运集团将于2009年3月5日召开工作总结表彰大会。本次会议的主题和内容是总结2008年度工作，表彰2009年春运先进单位和先进分子，部署2009年工作。参加会议的人员主要有集团主要领导、总工程师、总经济师、各春运工作组组长与副组长、机关部门主要负责人、先进代表，共计约60人。 根据以上材料，请为该次会议拟定一份会议筹备方案。要求符合公司实际，切实可行，内容全面。 筹备方案的文体含义与作用 筹备方案是召开大中型会议或其他活动之前，对整个会议或活动情况进行预先安排而写的计划性文书。 筹备方案一方面可以上级机关报告，使上级了解会议或活动的基本情况，从而成为是否批准的依据；另一方面，也是筹备方案最大的价值所在，即为会议和活动的准备与顺利开展提供保障。 筹备方案的类型 1.代表会议方案 代表会议一般参加的人比较多（如人大代表会议、职工代表会议），召开时间长，会议程序严格，而且不同级别的代表会有不同的要求，其方案比较复杂。 2.表彰奖励性会议方案 表彰奖励性会议除会议本身外，因涉及奖旗、奖状、奖品之类，在财务和物资方面需要做好准备，在方案应有所体现。 3.工作会议方案 工作会议虽然不像代表会议在程序和规格上严格得那么严格，但材料的准备工作一般是其重点。 会议筹备方案的结构与写法 1.标题 采用“会议名称+筹备方案”的模式。会议名称要写明会议的正式名称，“筹备方案”也可写为“策划书”“方案”或“预案” 关汉卿国际学术研讨会筹备方案 ××公司2009年度总结表彰大会预案 2.正文 （1）会议名称：应当准确写明会议的正式名称。 （2）会议目标和指导思想 （3）会议主题、议题和议程 （4）会议的人员、规格和规模 （5）会议时间：包括总体时间、分阶段时间以及具体时刻三个层次。 （6）会议的地点 （7）主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构 （8）会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排 （9）会议文件及用品 （10）会议的接待、后勤保障措施（生活服务、安全保卫、交通疏导、医疗救护等）和技术手段（会议设备、会议方式） （11）会议的宣传方式 （12）会议经费的预算以及筹备经费的渠道和方式 （13）筹备人员工作分工 （14）其他需要说明的事项 3.落款及成文日期 大多数会议筹备方案需要写明落款与成文时间，以使方案更加完备。落款即方案的制定者，如筹备组等。也有些方案可以省略落款与成文时间。 某些会议或活动须经上级机关批准后方可实施，因此需要提前向上级行文申请，将拟就的会议筹备方案作为请示公文中的附件。 会议筹备方案的写作注意事项 1.认真领会领导的意见 2.充分发挥集体的力量 3.方案内容具体明确 课题五 会议活动文书 任务案例 ××学院第×届文化艺术节将于2009年5月6日—10日举行，艺术节期间将举行文化与健康讲座、电影欣赏、征文比赛、话剧表演、演讲比赛、体育比赛等多种文化体育活动。艺术节将举行开幕式和闭幕式。 请根据以上介绍撰写一份艺术节期间的活动日程安排表，要求活动内容、时间与地点应当明确，同时注明活动主办机构与联系人。 会议议程、日程安排的文体含义与作用 会议议程是对会议所要讨论的事项、审议的文件、解决的问题进行顺序安排，并将这些事项安排标以序号清晰地列举出来而形成的一种会议文书。 会议日程是按照时间顺序对各项议程进行安排，明确各项议程进行的具体时间界限，是会议议程框架内的全部议题活动的细化。在某些情况下，议程和日程经常混合使用。 日程同样也适合于对一项活动的内容作出安排，能够将活动的具体任务按照时间顺序进行细分。 议程和日程一般在会前发给与会者，便于其了解会议情况，从而可以帮助他们预先作好准备 会议议程、日程安排的类型 1.表格式 用表格将时间、内容、地点等信息组织起来。表格式的优点在于会议活动的各项安排一目了然，适用于需要交代各项具体安排的会议活动。表格式日程安排一般以上午、下午和晚上为单元，如有必要，也可利用中午和傍晚的时间。每个单位时间可再分成几段，以适应不同活动的需要。 2.日期式 按日期先后排列会议的各项活动，可只标明上、下午起始时间，然后将各项活动按时间顺序列出。 会议议程、日程安排的结构与写作方法 1.标题 （1）会议议程：采用“会议名称+议程”的模式 ××学院第×届职工代表大会第×次会议议程 （2）会议日程：采用“会议名称+日程/日程安排/日程表”的模式 ××学院第×届职工代表大会第×次 会议日程 2．时间、地点、稿本或题注 议程可在标题下方注明会议的时间和地点，如“××会议×月×日星期×上午9：00在公司×会议室举行”。 代表大会的议程、日程如需要预备会议通过，应在标题后方或者下方的括号中注明“草案”二字。如已获通过，则去掉“草案”二字。在标题下方注明该