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第七章 办公物品管理 第一节 传统办公物品管理 第二节 办公自动化设备管理 学习目标与要求 了解：办公用品管理的含义和作用 ; 掌握：传统办公物品管理的基本方法； 了解：办公自动化的优势； 掌握：现代办公自动化设备管理的有关知识。 办公物品管理 第一节 传统办公物品管理 一、传统办公物品管理 （一）传统办公物品的种类 1、办公耐用品 2、办公易耗品 （二）库存控制 1、库存定义 最大量库存 （三）办公物品订购的依据 二、办公物品订购的方法 直接到商店购买 ； 电话、网络或传真等方式订购。 四、传统办公物品的发放和管理 （一）办公室物品发放程序和要求 1、填写需求申请单。 2、办公物品管理人员凭需求申请单，发放相应的物品。 3、将需求申请单与备案清单保存好。 4、发放物品时应该遵循先进先出的原则 。 （二）管理与控制 经常进行节约教育； 定期检查，控制办公用品的发放数量； 要监视办公用品的使用情况。 第二节 办公自动化设备管理 一、办公自动化的优势 1、办公自动化能够提高秘书工作效率和质量 （1）处理情报信息方面的变化 （2）处理各种统计数据方面的变化 （3）办理会务工作方面的变化 3、办公自动化促进秘书工作职能的扩展 （1）领导工作中的需要 （2）秘书工作的可能性 二、办公自动化常用设备 （一）计算机 1、做好文件的收集和备份 2、防治电脑病毒 3、电脑工作环境 4、使用可靠的电源 5、正确安置电脑 6、电脑工作时的保养和维护 7、电脑配件的日常保养 硬盘的日常维护和使用时的注意事项 （1）硬盘正在进行读、写操作时不可突然断电； （2）防止震动； （3）要磕碰，防止静电。 键盘的日常维护 （1）保持清洁 ； （2）不要将液体洒到键盘上 ； （3）按键要注意力度 ； （4）不要带电插拔 。 鼠标的日常维护 （1）避免摔碰鼠标和强力拉拽导线； （2）点击鼠标时不要用力过度。 （二）打印机 针式、喷墨和激光打印机 打印机的安装与使用 （一）安装打印机 （二）打印机的操作 打印机常见故障排除 1、打印头喷嘴堵塞的处理； 2、打印机卡纸处理。 （三）传真机 传真通信 1、传真机的特点 (1)传递图文真迹方便 (2)传真机易学易用 2、传真机的发送和接收 发送： (1)装好稿件； (2)选择扫描线密度； (3)选择原稿列比度； (4)给收方打电话。 接收： 接到发送方打来的电话，接收方按下“START”键，开始接收。 4、安装稿件时的注意事项 对稿件的要求 (1)稿件不应破损、起皱、卷起和严重折弯。对这类稿件应用复印件发送。 (2)墨水或糨糊未干的稿件，应干后再发送。 (3)太薄或太厚的稿件，应处理后再发送。可复印后用复印纸发送。 (4)稿件上的夹子、钉书针等会造成机器故障，安装稿件前应将它们取下。 5、传真机的保养及维修 (1)电网电压波动较大的地区，应加装交流稳压器，以免机内电源受损。 (2)开机不多的单位，半年必须开机4小时以上。 (3)定期观察。 (4)不要频繁地开机。 (5)雷雨天气如不使用传真机。 (6)不要随意更换电源线。 (7)不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用。 (8)避免使用劣质的传真纸。 (11)不要把传真机当作复印机来使用。 (12)卡纸的处理 (13)接收传真正常，复印、发传真时有竖直黑条。 (14)发生故障后如无把握，应请专业人员检修或送专业维修部处理。 （四）复印机 1、复印机的操作程序 （1）开机预热 （2）准备工作 （3）选择复印倍率 （4）装入复印纸 （5）预置复印数量 （6）浓度调节 常见问题与处理 （1）卡纸故障 （2）复印件全黑与底色发灰 不能不懂装懂，好心办坏事； 不能野蛮操作； 在使用前要认真阅读说明书。 1、如果你现在是某一企业办公室文秘，你应该依据什么来订购办公用品？ 2、思考一下如何对办公室物品进行合理管理，以减少营运成本。 3、充分认识办公自动化的优势。 4、联系一家企业，了解他们的办公常用设备及其保养和使用情况。 * * 对各种办公物品的购买、领用（或使用）、 保管的全过程作出明确的规定 。 作用 提高效率；减少开支；增加效益；防止信息泄密。 桌子、椅子，吸尘器、档案柜、、衣帽架和茶具等。 信封、信纸、便笺、笔记本、备忘录本以及各类纸张；各种书写工具；各种日常用品；各类小型办公器械。 以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量 最小量库存 以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量 重新订购线=日用量×运送时间＋最小量库存 （四）库存控制的优点 精确库存数量并防止被盗； 确保所需物品的充分供应； 将库存物品所占的空间减到最小； 避免物品