采购与付款循环审计（讲义）.pptVIP

第一节 采购与付款循环主要业务活动 在一个企业，如可能的话，应将各项职能活动指派给不同的部门或职员来完成。这样，每个部门或职员都可以独立检查其他部门和职员工作的正确性。下面以采购商品为例，分别阐述采购与付款循环所涉及的主要业务活动及其适当的控制程序和相关的认定。 第一节 采购与付款循环主要业务活动 （二）编制订购单 了解采购部门编制订购单情况 部门：采购部门 凭证：订购单 采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。询价后或竞价（大宗商品必须货比3家）后确定最佳供应商。 控制措施：订购单的填写和传递 预先予以编号并经过被授权的采购入员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。询价与确定供应商职能要分离 应独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。 认定:和完整性有关 （三）验收商品 了解验收部门编制验收单的情况 部门：验收部门 凭证：验收单（注意传递的过程） 控制措施: (1)比较所收商品与订购单上的要求是否相符， 然后再盘点商品并检查商品有无损坏 (2)验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多 联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。 (3)让仓库部门签字确认收货（收条） 认定：验收单：交易或相关负债存在和发生 检查验收单的顺序：交易完整性有关 （四）　储存已验收的商品存货 部门：仓库 凭证：入库单 控制措施：储存岗位与验收岗位分离，限制无关人员接近储存的商品存货 认定：与存货存在认定相关 (五)编制付款凭单 　 　了解记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。 部门：应付凭单部门（一般是负责采购的部门编制） 凭证：付款凭单 控制措施：（见后） 认定： 经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交易提供了依据，因此，这些控制与“存在”、“发生”、“完整性”、“权利和义务”和“计价和分摊”等认定有关。 也叫付款通知书、付款单 控制措施： 1．确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。 　２．确定供应商发票计算的正确性。 　3．编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。这些支持性凭证的种类，因交易对象的不同而不同。 　4．独立检查付款凭单计算的正确性。 　5．在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。 　6．由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款 (六)确认与记录负债 部门：会计部门 凭证：应付凭单登记簿或应付账款明细账 控制措施 1、应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。 （核查的方式） 2、记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产 （1）在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。 （2）会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性； （3）通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性 （4）独立检查会计入员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。 认定：与发生认定和完整性认定有关 　 七、付款 部门：会计部门(有些单位设置专门的付款部。） 凭证：支票等 控制措施：1．独立检查已签发支票的总额与所处理的付款 凭单的总额的一致性。 2、应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。 3．被授权签署支票的人员应确定每张支票都附 有一张已经适当批准的付款凭单，并确定支票 受款人姓名和金额与凭单内容的一致。 4．支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用 加盖印戳或打洞等方式将其注销：以免重复付款。 5．支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票 6．支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完 整性和作废支票处理的恰当性。 7．应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的 空白支票。 认定： 与发生、完整性、计价和分摊